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Procore

Comment facturer les matériaux stockés sur une facture de sous-traitant?

 Version échelonnée : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour les factures des sous-traitants
Le 23 mars 2022, l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée a été activée dans tous les projets Procore utilisant les outils de gestion des factures de Procore. Pour vous donner le temps de prévisualiser les modifications de conception, Procore offre aux utilisateurs la possibilité de basculer entre l'expérience modernisée et héritée jusqu'en septembre 2023. Après septembre 2023, la possibilité de quitter la nouvelle expérience sera supprimée et l'ancienne expérience ne sera plus disponible dans Procore. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : Nouveaux affichages Admin et Collaborateur pour la facturation des sous-traitants.
Remarque

Si vous utilisez l'ancienne expérience pour les factures des sous-traitants, voir Comment facturer les matériaux stockés dans Procore ? au lieu de la FAQ ci-dessous.

Réponse

La facturation des matériaux entreposés est un moyen de facturer à un acheteur une partie de la valeur d'un contrat avant d'achever les travaux. Permettre à vos sous-traitants de vous facturer les matériaux stockés donne à vos sous-traitants la possibilité d'acheter les matériaux dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent recevoir et stocker ces matériaux sur place, afin qu'il soit disponible lorsqu'il est temps de commencer l'installation des travaux du projet. Au fur et à mesure que les travaux progressent dans chaque période de facturation, un contact de facturation peut réduire la valeur dans la colonne « Matériaux stockés ». Lorsque la valeur dans la colonne atteint zéro (0,00 $) sur une facture ultérieure, les matériaux du poste sont installés et le travail sur l'item est terminé.

Pour facturer les matériaux stockés dans une facture de sous-traitant , l' administrateur des factures doit remplir ces conditions préalables au niveau du contrat :

Questions courantes

Vous trouverez ci-dessous quelques réponses à d'autres questions courantes sur la facturation des matériaux stockés :

Comment facturer séparément les matériaux stockés sur une facture?

Avant de créer une facture de sous-traitant dans Procore, un administrateur de factures a la possibilité de cocher la case « Activer la facturation séparée pour les matériaux stockés » sur le contrat. Cette case à cocher se trouve dans l'onglet « Paramètres avancés » du contrat. Il fournit à l'administrateur des factures un moyen de contrôler le comportement de la colonne « Nouveaux matériaux » d'une facture à l'autre. Vos contacts de facturation n'ont PAS la possibilité de modifier ce paramètre dans Procore. 

Quelles sont les options de configuration pour la facturation séparée des matériaux stockés?

Si vous êtes un administrateur de factures et que vous avez un contact de facturation qui facturera votre équipe de projet séparément pour les matériaux stockés, vous aurez la possibilité d'activer la facturation séparée pour les matériaux stockés. Pour activer le paramètre, cochez cette case. Pour désactiver le paramètre, décochez la case. Par défaut, ce paramètre est activé.

enable-billing-checkbox.png

Lorsqu'il est activé, Procore définit automatiquement la valeur de l'entrée dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » à zéro (0,00) sur chaque nouvelle facture afin que le contact de facturation puisse mettre à jour l'entrée à la valeur appropriée. Lorsqu'une entrée est effectuée, Procore met automatiquement à jour la colonne « Matériaux actuellement stockés » avec la même valeur. 

Comment saisir des matériaux stockés dans une facture? 

Pour savoir comment saisir des matériaux stockés dans une facture, consultez cet exemple. 

Exemple : Facturation des matériaux stockés sur une facture de sous-traitant

Première facture . Un contact de facturation crée une facture de sous-traitant pour un engagement au cours d'une période de facturation. Dans un poste de facture, la valeur dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » est toujours définie sur 0,00 $ par défaut. Étant donné que le collaborateur en aval a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation entre 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Cela représente le montant en devise des matériaux reçus. Après avoir saisi le montant, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous) sur le poste :

  • Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore convertit l'entrée en valeur de pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
  • Matériaux actuellement stockés . Procore met à jour cette colonne avec le montant dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » (2 000,00 $).
  • Date totale d'achèvement et d'enregistrement ($) . Procore ajoute l'entrée à cette valeur (2 000,00 $). Remarque : Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs dans les colonnes « Travaux terminés cette période », « Nouveaux matériaux stockés » et « Matériaux actuellement stockés ». 
  • Solde à terminer . Cette colonne n'est visible que par les administrateurs de factures. Procore prend le montant de la « valeur prévue » (qui est le montant contracté) et soustrait le montant des « nouveaux matériaux stockés ». Remarque : Dans les factures suivantes, cette colonne affiche la baisse cumulée par rapport au montant contractuel pour le poste. 

first-sub-invoice-sov-new-materials-stored.png


Deuxième facture . Pour la prochaine période de facturation, le contact de facturation doit soumettre sa prochaine facture. Dans toutes les nouvelles factures, la valeur dans la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie sur 0,00 $ par défaut (voir 1 ci-dessous). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux stockés précédents sur la facture actuelle (voir 1 à 2 ci-dessous). Avant de saisir des données supplémentaires, notez que les valeurs en surbrillance (voir 3 ci-dessous) correspondent aux valeurs de la première facture (ci-dessus). 

second-invoice-previous-materials-stored.png

Ensuite, il est temps d'effectuer une entrée de données supplémentaire sur le poste :

Pour cette entrée, le collaborateur en aval a reçu 2 500,00 $ supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont maintenant stockés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Le contact de facturation entre 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous). 

  • Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore met à jour cette valeur de 16 % à 36 %. 
  • Matériaux actuellement stockés . Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
  • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
  • Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur des « nouveaux matériaux stockés » et du montant des « matériaux précédents stockés » du montant de la « valeur prévue ». Cela montre la baisse cumulée du montant contracté. 
    Remarque : La valeur des travaux terminés à partir de la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3 ci-dessous).

    second-invoice-new-materials-stored.png

Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux stockés sur la première facture ont été installés sur le chantier au cours de la période de facturation en cours. Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prend 1 000,00 $ de la colonne Matériaux stockés précédemment (voir 1 ci-dessous) et déplace ces 1 000,00 $ vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 2 ci-dessous). 

Remarque

Après avoir modifié l'entrée dans la colonne Articles stockés précédemment, le focus de votre système peut passer à la colonne Retenue des travaux pour cette période ($) . Cela se produit si l'administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour respecter l'objectif de facturation des matériaux stockés, la saisie des données de retenue de garantie n'est pas incluse dans cet exemple. Cependant, une documentation sur la retenue de garantie est disponible : 

second-invoice-previously-stored-to-work-completed.png

Après avoir déplacé le montant des matériaux stockés précédemment vers la colonne Travail terminé cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :

  • Total terminé et stocké à ce jour (%) . Procore maintient la valeur à 36%. 
  • Matériaux actuellement stockés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
  • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
  • Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur des « nouveaux matériaux stockés » et du montant des « matériaux précédents stockés » du montant de la « valeur prévue ». Cela montre la baisse cumulée du montant contracté. 
    Remarque : La valeur Travaux terminés à partir de la demande précédente (%) reste inchangée.

Troisième facture . Pour la prochaine période de facturation, le collaborateur en aval a reçu des matériaux supplémentaires, des matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée une nouvelle facture.

Sur la nouvelle facture :

  • Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente et l'ajoute au montant dans la colonne Matériaux stockés précédents (voir 1 ci-dessous). 

    third-invoice-previous-materials.png
     
  • Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux précédents stockés et le déplace vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 1 ci-dessous) Cela laisse 500,00 $ dans la colonne Matériaux stockés précédents (voir 2 ci-dessous). 

    third-invoice-previous-materials-to-work-completed.png
     
  • Le contact de facturation entre également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Cela représente les matériaux reçus pendant cette période et qui sont maintenant entreposés sur place. Comme indiqué ci-dessous, Procore ajoute la valeur Matériaux actuellement stockés à la valeur Matériaux stockés précédents (voir 2 ci-dessous) pour calculer la valeur Matériaux actuellement stockés (voir 3 ci-dessous). 

    third-invoice-new-materials-plus-previous-equals-stored.png
     
  • Procore met également automatiquement à jour les valeurs suivantes sur le poste :
    • Total terminé et stocké à ce jour (%) .  Procore calcule la valeur à 52 %.
    • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
    • Solde à terminer . Procore soustrait la somme de la valeur des « nouveaux matériaux stockés » et du montant des « matériaux précédents stockés » du montant de la « valeur prévue ». Cela montre la baisse cumulée du montant contracté. 

Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu'à ce que la valeur Solde à terminer sur un poste atteigne 0,00 $.