Comment facturer les matériaux stockés sur une facture?
Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
Réponse
La facturation des matériaux entreposés est un moyen de facturer à un acheteur une partie de la valeur d'un contrat avant d'achever les travaux. Permettre à vos sous-traitants de vous facturer les matériaux stockés donne à vos sous-traitants la possibilité d'acheter les matériaux dont ils ont besoin, afin qu'ils puissent recevoir et stocker ces matériaux sur place, afin qu'il soit disponible lorsqu'il est temps de commencer l'installation des travaux du projet. Au fur et à mesure que les travaux progressent dans chaque période de facturation, un contact de facturation peut réduire la valeur dans la colonne « Matériaux stockés ». Lorsque la valeur dans la colonne atteint zéro (0,00 $) sur une facture ultérieure, les matériaux du poste sont installés et le travail sur l'item est terminé.
Pour facturer les matériaux stockés dans une facture de sous-traitant , l' administrateur des factures doit remplir ces conditions préalables au niveau du contrat :
- Assurez-vous que la méthode comptable du contrat d'engagement est définie sur « Basé sur le montant ». Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
- Activez un (1) des paramètres des matériaux stockés dans l'onglet « Paramètres avancés » de chaque contrat d'engagement. Voir Comment facturer séparément les matériaux stockés sur une facture?
Questions courantes
Vous trouverez ci-dessous quelques réponses à d'autres questions courantes sur la facturation des matériaux stockés :
- Comment facturer séparément les matériaux stockés sur une facture?
- Quelles sont les options de configuration pour la facturation séparée des matériaux stockés?
- Comment saisir les matériaux stockés sur une facture?
Comment facturer séparément les matériaux stockés sur une facture?
Avant de créer une facture de sous-traitant dans Procore, un administrateur de factures a la possibilité de cocher la case « Activer la facturation séparée pour les matériaux stockés » sur le contrat. Cette case à cocher se trouve dans l'onglet « Paramètres avancés » du contrat. Il fournit à l'administrateur des factures un moyen de contrôler le comportement de la colonne « Nouveaux matériaux » d'une facture à l'autre. Vos contacts de facturation n'ont PAS la possibilité de modifier ce paramètre dans Procore.
Quelles sont les options de configuration pour la facturation séparée des matériaux stockés?
Si vous êtes un administrateur des factures et qu'un de vos contacts de facturation facturera séparément les matériaux stockés à votre équipe de projet , vous aurez la possibilité d'activer la facturation séparée des matériaux stockés. Pour activer le paramètre, cochez cette coche . Pour désactiver le paramètre, supprimez la coche. Par défaut, ce paramètre est activé.
Lorsqu'il est activé, Procore définit automatiquement la valeur de l'entrée dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » à zéro (0,00) sur chaque nouvelle facture afin que le contact de facturation puisse mettre à jour l'entrée avec la valeur appropriée. Lorsqu'une entrée est effectuée, Procore met automatiquement à jour la colonne « Matériaux actuellement stockés » avec la même valeur.
Comment saisir les matériaux stockés sur une facture?
Pour savoir comment saisir les matériaux stockés dans une facture, examinez cet exemple.
Exemple : Facturation des matériaux stockés sur une facture de sous-traitant
Première facture. Un contact de facturation crée une facture de sous-traitant pour un engagement au cours d'une période de facturation. Dans un poste de facture, la valeur de la colonne « Nouveaux matériaux stockés » est toujours définie à 0,00 $ par défaut. Étant donné que le collaborateur en aval a reçu des matériaux sur place pendant cette période de facturation, le contact de facturation entre 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Ceci représente le montant en devise des matériaux reçus. Après avoir saisi le montant, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous) sur le poste:
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore convertit l'entrée en une valeur de pourcentage (16 %) pour afficher la progression totale.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette colonne avec le montant dans la colonne « Nouveaux matériaux stockés » (2 000,00 $).
- Date totale d'achèvement et de stockage ($). Procore ajoute l'entrée à cette valeur (2 000,00 $). Remarque : Cette colonne affiche le total cumulé des valeurs dans les colonnes « Travaux terminés au cours de cette période », « Nouveaux matériaux stockés » et « Matériaux actuellement stockés ».
- Solde pour terminer. Cette colonne n'est visible que par le ou les administrateur des factures. Procore prend le montant de la « valeur prévue » (qui est le montant contractuel) et soustrait le montant des « nouveaux matériaux stockés ». Remarque : Dans les factures suivantes, cette colonne affiche la baisse cumulée du montant contracté pour le poste.
Deuxième facture. Pour la prochaine période de facturation, le contact de facturation doit soumettre sa prochaine facture. Dans toutes les nouvelles factures, la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés est toujours définie à 0,00 $ par défaut (voir 1 ci-dessous). Cependant, Procore déplace automatiquement la valeur de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente vers la colonne Matériaux précédents stockés sur la facture actuelle (voir 1 à 2 ci-dessous). Avant d'effectuer une entrée de données supplémentaire, notez que les valeurs surlignées (voir 3 ci-dessous) correspondent aux valeurs de la première facture (ci-dessus).
Ensuite, il est temps d'effectuer quelques entrée de données supplémentaires sur le poste:
Pour cette entrée, le collaborateur en aval a reçu 2 500,00 $ supplémentaires en nouveaux matériaux qui sont maintenant stockés sur le chantier (ou dans une installation de stockage). Le contact de facturation saisit 2 500,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Après la saisie, Procore met automatiquement à jour ces valeurs (voir 2 ci-dessous).
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore met à jour cette valeur de 16% à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore met à jour cette valeur de 2 000,00 $ à 4 500,00 $.
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur du travail terminé à partir de la demande précédente (%) reste inchangée (voir 3 ci-dessous).
Ensuite, la moitié des nouveaux matériaux stockés sur la première facture ont été installés sur le chantier pendant la période de facturation en cours . Pour résoudre ce problème, le contact de facturation prélève 1 000,00 $ dans la colonne des matériaux précédents stockés (voir 1 ci-dessous) et déplace ces 1 000,00 $ dans la colonne Travaux terminés cette période (voir 2 ci-dessous).
Remarque
Après avoir modifié l'entrée dans la colonne Matériaux précédents stockés, il se peut que votre système se concentre sur la colonne Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Cela se produit si l' administrateur des factures active le paramètre de retenue de garantie sur l'engagement. Pour respecter l'objectif de facturation des matériaux stockés, la saisie des entrée de données de retenue de garantie n'est pas incluse dans cet exemple. Cependant, de la documentation sur la retenue de garantie est disponible :
- Pour savoir comment activer la retenue de garantie sur un engagement, voir Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Pour savoir comment définir et libérer une retenue de garantie sur une facture, voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous- Sous-traitant.
Après avoir déplacé le montant des matériaux précédents stockés dans la colonne Travaux terminés cette période , Procore prend en compte les entrées pour calculer ces valeurs :
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore maintient la valeur à 36 %.
- Matériaux actuellement entreposés. Procore maintient la valeur à 3 500,00 $.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore maintient la valeur à 4 500,00 $.
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Remarque : La valeur du travail terminé à partir de la demande précédente (%) reste inchangée.
Troisième facture. Pour la prochaine période de facturation, le collaborateur en aval a reçu des matériaux supplémentaires ont été reçus, les matériaux précédemment stockés ont été installés. Le contact de facturation crée une nouvelle facture.
Sur la nouvelle facture :
- Procore déplace le montant de la colonne Nouveaux matériaux stockés sur la facture précédente et l'ajoute au montant de la colonne Matériaux précédents stockés (voir 1 ci-dessous).
- Le contact de facturation prend 3 000,00 $ de la colonne Matériaux précédents stockés et le déplace vers la colonne Travaux terminés cette période (voir 1 ci-dessous). Cela laisse 500,00 $ dans la colonne Matériaux précédents stockés (voir 2 ci-dessous).
- Le contact de facturation saisit également 2 000,00 $ dans la colonne Nouveaux matériaux stockés (voir 1 ci-dessous). Ceci représente les matériaux reçus pendant cette période et qui sont maintenant stockés sur place. Comme indiqué ci-dessous, Procore ajoute la valeur des matériaux actuellement stockés à la valeur des matériaux précédents stockés (voir 2 ci-dessous) pour calculer la valeur des matériaux actuellement stockés (voir 3 ci-dessous).
- Procore met également automatiquement à jour les valeurs suivantes sur le poste:
- Total terminé et stocké à ce jour (%). Procore calcule la valeur à 52 %.
- Total terminé et stocké à ce jour ($). Procore calcule la valeur à 6 500,00 $
- Solde pour terminer. Procore soustrait la somme de la valeur « Nouveaux matériaux stockés » et du montant du « Matériau précédent stocké » du montant de la « Valeur prévue ». Ceci montre la baisse cumulée du montant contracté.
Vous pouvez continuer à créer des factures et à saisir de nouvelles entrées de poste jusqu'à ce que la valeur du solde à terminer sur un poste atteigne 0,00 $.