Passer au contenu principal
Procore

Comment remplir une facture de Yardi dans Gestion financière du portefeuille?

 Remarque
Les renseignements contenus dans la présente FAQ sont propres au produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre Procore point of contact.

Contexte

Le remplissage des factures vous permet d'antidater les factures qui n'ont pas été créées dans Procore ou qui sont antérieures à votre utilisation de Gestion financière du portefeuille pour votre projet. Cette fonction est utile si vous venez de commencer à utiliser Gestion financière du portefeuille et que vous devez rapprocher des factures qui n'ont pas encore été ajoutées à Procore. Le remplissage des factures permet de garantir que les totaux de votre système de comptabilité correspondent aux totaux dans Procore.

Considérations importantes :

  • Les factures remplies doivent être appliquées à une VDC codée et seuls les codes de cette VDC peuvent être utilisés. Cela signifie que si quelqu'un payait dans Yardi une facture utilisant des codes qui ne figurent pas dans la VDC, vous ne seriez pas en mesure de remplir cette facture dans cette même VDC.
  • Les factures allouées ne peuvent pas être remplies.
  • Les factures ne peuvent pas être remplies une deuxième fois.
 Conseil
Si vous n'utilisez PAS d'intégration, mais que vous devez remplir des factures dans Gestion financière du portefeuille, voir Comment remplir une facture dans Gestion financière du portefeuille?

Réponse

  1. À partir de l'écran de rapprochement, vous pouvez repérer dans la colonne Yardi PTD un paiement qui ne correspond pas au montant inscrit du côté Procore.
  2. Cliquez sur Lier la facture.
    Remarque : La première fenêtre contextuelle qui s'affiche contient les informations de la facture Yardi, y compris les codes de catégorie utilisés, ainsi que le total.

    link-invoice.png
  3. Sur l'écran suivant, la partie supérieure conserve une référence à la version Yardi tandis que vous pouvez créer la version Procore dans la partie inférieure.
    Remarque : Bien que le processus soit automatisé autant que possible, vous devez remplir manuellement les factures, car la VDC dans Procore peut être beaucoup plus détaillé que les factures résumées dans Yardi.
  4. Le montant exact qui a été payé pour chaque code de catégorie est affiché (sur la capture d'écran ci-dessous) et seul ce montant peut être rempli dans la VDC, aux postes correspondants. Les codes sont présentés sur cet écran, alors que ce n'est pas de cas sur l'écran de soumission de facture habituel.
    amounts-paid.png
  5. Une fois que la facture entièrement remplie avec les bons codes de catégorie, celle-ci peut être soumise.
  6. La facture remplie reçoit automatiquement le statut « Synchronisé et approuvé ». De plus, le pourcentage d'achèvement est mis à jour, de sorte que les fournisseurs verront, dans l'espace de contrats, qu'ils ne peuvent pas vous facturer la même portion de travail.

    backfilled-invoice.png

    Remarque : L'écran de rapprochement de la facture remplie affiche les montants Procore et Yardi dans leurs colonnes respectives et aucun montant n'apparaît dans la colonne « Différence » puisque ceux-ci correspondent désormais.

    reconcilation-screen-invoice.png