Envoyer des courriels hebdomadaires de prévision de projet, de ressource et d'échéancier

Objectif

Envoyer des courriels d'échéancier aux parties prenantes du projet.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions « Admin » dans l'outil Échéancier du projet.
    Remarque : pour afficher ou modifier les informations de la page Tableau des permissions pour l'outil Échéancier, la permission « Admin » dans l'outil Répertoire du projet est également requise.
• Exigences :
  • Pour envoyer un courriel hebdomadaire, les paramètres de notification de l’échéancier doivent être activés dans l’outil Répertoire du projet, voir Configurer les courriels de notification de l’échéancier.
• Informations complémentaires :
  • Les courriels ne seront PAS envoyés automatiquement s’il n’y a pas d’éléments ou de tâches à faire pour la période donnée ou si les tâches sont terminées à 100%. Cependant, les e-mails seront toujours envoyés si vous cliquez sur Envoyer maintenant .

Étapes

1. Accédez à l'outil Échéancier du projet.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Distribution par courriel.
4. Choisissez parmi ces options :
   • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire du projet :
     1. Cliquez sur le bouton  en position ACTIVÉ pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur l’échéancier du projet. 
     2. Définissez quand les e-mails seront envoyés et combien de semaines s’afficheront dans l’e-mail.
     3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Permissions utilisateur .
     4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels dans la colonne Autorisations de courriel . 
        Remarque: Si un courriel d’échéancier de projet hebdomadaire est envoyé via Distribution par courriel et qu’un utilisateur a activé le courriel d’échéancier de projet hebdomadaire, l’utilisateur recevra un courriel de l’échéancier pour le nombre de semaines indiqué dans les paramètres de courriel.
     5. Cliquez sur Enregistrer.
     6. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier de projet hebdomadaire, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Distribution par courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.
   • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire des ressources :
     1. Cliquez sur le bouton  en position ACTIVÉ pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur l’échéancier du projet. 
     2. Définissez quand les e-mails seront envoyés et combien de semaines s’afficheront dans l’e-mail.
     3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Permissions utilisateur .
     4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels dans la colonne Autorisations de courriel . 
        Remarque: Si un courriel de ressource est envoyé via la distribution par courriel et qu’une ressource d’utilisateur est affectée à une activité d’échéancier qui se situe dans cette période, le courriel de ressource sera envoyé à cet utilisateur individuel.
     5. Cliquez sur Enregistrer.
     6. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier hebdomadaire des ressources, procédez comme suit.
        1. Revenez à la page  Distributionpar courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.
   • Pour envoyer un courriel de prévision hebdomadaire
     1. Cliquez sur le bouton  en position ACTIVÉ pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur l’échéancier de prévision. 
     2. Définissez la date d’envoi des e-mails.
     3. Une fois ces informations définies, accédez à la colonne Distribution des e-mails.
     4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels dans la colonne Autorisations de courriel . 
        Remarque: Si un courriel de prévision est envoyé via la distribution par courriel et qu’une ressource, une compagnie ou un individu d’un utilisateur est affecté à une activité d’échéancier de prévision dans la prévision la plus récente, le courriel de prévision sera envoyé à cet utilisateur individuel.
     5. Cliquez sur Enregistrer.
     6. Si vous souhaitez envoyer un courriel de prévision immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Distribution par courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer maintenant.

Voir également

• Afficher un échéancier de projet
• Désactiver les courriels hebdomadaires d'échéancier du projet et des ressources