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Procore

Envoyer des courriels hebdomadaires de prévision de projet, de ressource et d'échéancier

Objectif

Envoyer des courriels d'échéancier aux parties prenantes du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions utilisateur requises :
    • Permissions « Admin » dans l'outil Échéancier du projet.
      Remarque : pour afficher ou modifier les informations de la page Tableau des permissions pour l'outil Échéancier, la permission « Admin » dans l'outil Répertoire du projet est également requise.
  • Exigences :

Étapes

  1. Accédez à l'outil Échéancier du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres  .
  3. Cliquez sur Paramètres de messagerie.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire du projet :
      1. Cochez la case Activer chaque semaine pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier du projet.
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les courriels seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans le courriel.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel hebdomadaire du projet.
        Remarque : Si un courriel d'échéancier de projet hebdomadaire est envoyé via les paramètres de courriel et qu'une ressource, une compagnie ou un individu d'un utilisateur est affecté à une activité d'échéancier qui se situe dans cette période, le courriel sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier de projet hebdomadaire, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer l'échéancier du projet maintenant.
    • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire des ressources :
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier du projet. 
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les courriels seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans le courriel.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel des ressources hebdomadaires.
        Remarque : Si un courriel de ressource est envoyé via les paramètres de courriel et qu'une ressource d'utilisateur est affectée à une activité d'échéancier qui se situe dans cette période, le courriel de ressource sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier hebdomadaire des ressources, procédez comme suit.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer l'échéancier des ressources maintenant.
    • Pour envoyer un courriel de prévision hebdomadaire
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier de la prévision. 
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les courriels seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans le courriel.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel de prévision hebdomadaire.
        Remarque : Si un courriel de prévision est envoyé via les paramètres de courriel et qu'une ressource, une compagnie ou un individu d'un utilisateur est affecté à une activité d'échéancier de prévision dans la prévision la plus récente, le courriel de prévision sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer un courriel de prévision immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer la prévision d'échéancier maintenant.
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Voir également