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Procore

Envoyer des courriels hebdomadaires de prévision de projet, de ressource et d'échéancier

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Objectif

Envoyer des courriels d'échéancier aux parties prenantes du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions « Admin » dans l'outil Échéancier du projet.
      Remarque : pour afficher ou modifier les informations de la page Tableau des permissions pour l'outil Échéancier, la permission « Admin » dans l'outil Répertoire du projet est également requise.
  • Exigences :
  • Informations complémentaires :
    • Les courriels ne seront PAS envoyés automatiquement s'il n'y a pas d'items ou de tâches à faire pour la période donnée ou si les tâches sont terminées à 100 %. Cependant, les courriels seront toujours envoyés si l'on clique sur Envoyer l'échéancier du projet maintenant .

Étapes

  1. Accédez à l'outil Échéancier du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Cliquez sur Paramètres de messagerie.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire du projet :
      1. Cochez la case Activer chaque semaine pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier du projet.
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les courriels seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans le courriel.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel hebdomadaire du projet.
        Remarque : Si un courriel d’échéancier de projet hebdomadaire est envoyé via les paramètres de messagerie et qu’un utilisateur dispose de la case courriel de l’échéancier hebdomadaire du projet cochée à côté de son nom, l’utilisateur recevra un courriel de l’échéancier pour le nombre de semaines affichées dans les paramètres de courriel.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier de projet hebdomadaire, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer l'échéancier du projet maintenant.
    • Pour envoyer l'échéancier hebdomadaire des ressources :
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier du projet. 
      2. À côté de Paramètres, définissez le moment où les courriels seront envoyés et le nombre de semaines qui s'afficheront dans le courriel.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel des ressources hebdomadaires.
        Remarque : Si un courriel de ressource est envoyé via les paramètres de courriel et qu'une ressource d'utilisateur est affectée à une activité d'échéancier qui se situe dans cette période, le courriel de ressource sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer immédiatement un échéancier hebdomadaire des ressources, procédez comme suit.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer l'échéancier des ressources maintenant.
    • Pour envoyer un courriel de prévision hebdomadaire
      1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs spécifiés en affichant toutes les tâches à venir sur l'échéancier de la prévision. 
      2. À côté de Paramètres, définissez quand les courriels seront envoyés.
      3. Une fois ces informations définies, accédez à la page Tableau des permissions.
      4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne Courriel de prévision hebdomadaire.
        Remarque : Si un courriel de prévision est envoyé via les paramètres de courriel et qu'une ressource, une compagnie ou un individu d'un utilisateur est affecté à une activité d'échéancier de prévision dans la prévision la plus récente, le courriel de prévision sera envoyé à cet utilisateur individuel.
      5. Si vous souhaitez envoyer un courriel de prévision immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
        1. Revenez à la page Paramètres de courriel.
        2. Cliquez sur Envoyer la prévision d'échéancier maintenant.
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.