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Procore

Créer une déficience

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Objectif

Créer une nouvelle déficience pour un travail nécessitant une résolution.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur l'outil Liste de déficiences du projet.
      Remarque : Bien que les utilisateurs de niveau « Standard » puissent créer des déficiences, ils ne peuvent pas attribuer une déficience à moins d'avoir reçu une permission spéciale pour agir en tant que gestionnaire de déficience.
      • Les utilisateurs de niveau « Admin » ont un contrôle complet sur les déficiences et peuvent modifier et mettre à jour toute réponse de la personne assignée.
      • Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent afficher toutes les réponses, mais ne peuvent mettre à jour leur réponse que s'ils sont répertoriés comme personne assignée sur la déficience.
        Remarque : Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent uniquement répertorier un gestionnaire de déficience comme personne assignée sur une déficience.
      • Les utilisateurs de niveau « Lecture seule » ne peuvent pas se voir assigner une déficience.
  • Information supplémentaire :
    • Les déficiences peuvent être attribuées à plusieurs personnes.
    • Vous ne pourrez assigner une déficience qu'à un utilisateur qui existe dans le répertoire du projet. Si une personne assignée est absente de la liste, elle doit d'abord être ajoutée au répertoire du projet avant que l'utilisateur puisse devenir une option sélectionnable dans le sélecteur de liste déroulante.
    • Lorsqu’une notification initiale a été envoyée, les personnes assignées sélectionnés recevront des notifications quotidiennes des items en retard par courriel; les notifications par courriel se termineront après 45 jours. 
    • Les types de déficience ne peuvent pas être créés lors de la création d'une déficience. Les types doivent être créés par un utilisateur « Admin » dans les paramètres de configuration de l'outil avant qu'un type puisse être sélectionné lors de la création d'une nouvelle déficience. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Liste de déficiences de votre projet.
  2. Cliquez sur + Créer une liste de déficiences.
    create-punch-list.png
  3. Cliquez dans les champs suivants pour entre les informations pertinentes :
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • Titre* : Fournissez un titre descriptif pour la déficience. Le titre de la déficience est affiché comme titre dans l'affichage de liste.
    • #* : Attribue un numéro à la liste de déficiences. Ce numéro peut être le double d'un numéro déjà attribué à une autre déficience de votre projet.
    • Gestionnaire de déficience* : Sélectionnez un gestionnaire de déficience qui supervisera l'item tout au long de son cycle de vie.
      Remarque : Si aucun gestionnaire de déficience n'est sélectionné, Procore listera automatiquement le créateur de l'item en tant que gestionnaire de déficience.
    • Personne assignée : Sélectionnez une personne assignée qui sera responsable de la résolution de ces items.
    • Approbateur final* : Sélectionnez un approbateur final qui aura le pouvoir de fermer l'item.
      Remarque : Si aucun approbateur final n'est sélectionné, Procore listera automatiquement le créateur de l'item comme approbateur final.
    • Responsable : Ce champ affiche la partie responsable associée au statut de l'item. Ce champ ne peut pas être modifié; il sera automatiquement mis à jour lorsque le statut de l'item est modifié.
    • Lieu : Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu touché par l'item. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un nouveau lieu. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau. Vous pouvez ajouter une déficience à un plan pour indiquer le lieu exact de la déficience. Voir Ajouter des déficiences aux plans et Utiliser la barre d'outils d'annotation de plans.
    • Type : Les types de déficience aident à classer les items en zones ou divisions associées. Sélectionnez le type approprié pour l'item.
      Remarque : Les utilisateurs avec la permission « Admin » sur l'outil
      Liste de déficiences peuvent créer des types de déficiences. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences.
    • Date d'échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la déficience est due.
      Remarque : Le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil Liste de déficiences. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficience. La date d'échéance respecte également les jours qui sont définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
    • Priorité : Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer l'urgence de l'item : faible, moyenne, élevée.
    • Assigné à : Sélectionnez le sous-traitant ou le contact associé de votre répertoire à qui l'item sera assigné. Si un item doit être assigné à plusieurs personnes, sélectionnez plusieurs personnes assignées ou un groupe de distribution dans le sélecteur de liste déroulante.
      Remarque : Une fois qu'une notification initiale a été envoyée, les personnes assignées sélectionnés recevront des notifications quotidiennes des items en retard par courriel; les notifications par courriel prendront fin après 45 jours. 
    • Distribution : Vous pouvez sélectionner un groupe d'utilisateurs qui seront informés du nouvel item par courriel une fois les items envoyés. Pour créer une liste de distribution par défaut, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences.
    • Métier : Sélectionnez le métier applicable dans le menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau de la compagnie. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.
    • Référence : Entrez un numéro de référence ou des mots-clés dans cette case. Il s'agit d'un champ de texte ouvert. Une fois l'item créé, les utilisateurs peuvent rechercher les déficiences correspondantes en entrant le numéro de référence ou le mot-clé dans la case « Rechercher une déficience » du registre de la liste de déficiences. 
    • Impact financier : Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer si l'item affectera le coût du projet (c.-à-d. ajoutera des coûts au projet) : Oui, Oui (inconnu), Non, À déterminer et s.o.
    • Impact sur l'échéancier : Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer si l'item affectera l'échéancier du projet (c.-à-d. retardera l'échéancier prévu du projet) : Oui, Oui (inconnu), Non, À déterminer et s.o.
    • Plans liés : Si vous avez ajouté une déficience à un plan à l'aide de l'outil d'annotation de plans, le nombre de plans liés apparaît ici. Voir Ajouter des déficiences à un plan. Si vous disposez des permissions suffisantes pour afficher l'outil Plans du projet, vous pouvez cliquer sur l'hyperlien pour afficher le plan. Voir Afficher les plans.
    • Code de coût : associez un code de coût à l'item. Le code de coût se remplira automatiquement quand vous commencerez à saisir un item répertorié dans vos codes de coût.
    • Privé : Cochez cette case pour rendre l'item privé. Les items marqués comme « Privés » ne sont visibles que par le créateur, la personne assignée, les membres de la liste de distribution et tous les membres ayant des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Liste de déficiences. Pour définir toutes les nouvelles déficiences par défaut, consultez Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences.
    • Description : Entrez une description détaillée de l'item, y compris des informations sur le problème et sa résolution possible. 
    • Pièces jointes : Joignez tous les fichiers ou photos associés à l'item en cliquant sur le lien Joindre des fichiers.
  4. Une fois que vous avez ajouté toutes les informations pertinentes, choisissez parmi les options suivantes :
    • Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre item.
    • Cliquez sur Enregistrer et créer un nouveau pour enregistrer votre item et créer un nouvelle déficience.
  5. Une fois que vous avez créé les déficiences souhaitées, accédez à la page d'accueil de la liste de déficiences et envoyez des notifications aux personnes assignées et aux membres du groupe de distribution des items en cliquant sur Tout envoyer dans la bannière de la page de liste.
    send-punch-list-items.png

Prochaines étapes

  1. Envoyez les déficiences par courriel