Guide de l’utilisateur des matériaux (avec données financières)
Table des matières
- Bienvenue
- Configuration du projet
- Commande
- Réception
- Facturation
- Demande et émission
- Ajustements et transferts
- Gérer les défauts de l’UOSD
- Rapports
Aperçu
Flux de travail
-
Commander et recevoir avec Engagements
-
Commander et recevoir avec Engagements
-
Gérer les défauts
Commander et recevoir avec Engagements
Commander et recevoir sans Engagements
Gérer les défauts
Considérations
Configuration du projet
Aperçu des commandes
Matériaux fonctionne avec l’outil Engagements pour extraire automatiquement les bons de commande et les ordres de changement à l’engagement. Les matériaux répertoriés dans la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande ou de changement sont disponibles pour la réception et la gestion des stocks dans l’outil Matériaux. Pour que les bons de commande et les ordres de changement apparaissent dans l’outil Matériaux, les informations suivantes doivent être reflétées dans le bon de commande ou le bon de commande fortuit :
- Un statut « Approuvé ».
- Une ventilation des coûts (VDC) dûment remplie comprenant les renseignements suivants pour chaque poste :
- La description
- Unité de mesure (UdM)
Une fois dans l’outil Matériaux, les informations suivantes sur la commande sont disponibles :
- Nom de la commande
- La description
- Fournisseur
- Date de livraison approximative
- Postes et leurs quantités
Créer un bon de commande
Contexte
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
OU - Permissions de niveau « Standard » sur l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doivent être activés et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
-
Pour les compagnies utilisant le
Outil d'intégration ERP : desprérequis, des exigences, des limitations et des considérations peuvent s'appliquer en fonction du système ERP avec lequel votre compte Procore est intégré. Visitez Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Dans l’onglet Contrats , cliquez sur le bouton Créer et choisissez Bon de commande dans la liste déroulante.
Remarque
- Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
- Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, consultez Exporter une liste d'engagements .
- Continuez avec les étapes suivantes :
Ajouter les informations de base
Mettez à jour les informations de base comme suit :
Remarques
- Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base.
- Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie en tant que créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
- Numéro de contrat
Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :- Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
Exemple
Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :
- Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
- Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque bon de commande. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
Remarques
- Pour les compagnies utilisant l’outil Intégrations ERP, votre système ERP intégré peut imposer une limite maximale de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « Numéro (#) » d’un engagement ? C’est important ! Lorsqu’un engagement est exporté vers Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro unique.
- Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation des engagements de votre projet. Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore?
- Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
- Compagnie contractante
Sélectionnez la compagnie responsable de l'exécution du bon de commande (par exemple, American Construction Co.).
Remarques :- Pour qu'elle apparaisse dans cette liste en tant que sélection, ajoutez la compagnie au Répertoire du projet . Pour plus de détails, voir Ajouter une compagnie au Répertoire du projet ou Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Procore Imports).
- Titre
Entrez un nom descriptif pour le contrat.Remarques
- Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères dans le champ « Titre » lorsque des données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.
- Pour plus de détails sur les limites de caractères, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d'un engagement?
- Facultatif : Signer avec DocuSign®
Déplacez ce bouton vers la droite pour collecter des signatures avec l’intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l’intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l’DocuSign® Intégration sur un projet Procore.
Mettre à jour les informations générales
Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :
- Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options incluentRemarque
Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé. - Exécuté
Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.Remarques
- De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
- L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus D'entreprise unique à votre projet
- Retenue de garantie par défaut
Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.Remarques
- Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur l’bon de commande n’affectera que le montant du premier facture. La modification de cette valeur après avoir créé le premier facture du sous-traitant n’affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures ultérieures.
- Pour définir ou libérer le montant de la retenue de garantie lors d’une facture ultérieure, suivez les étapes décrites dans Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l’un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur l’facture :
- Engagements. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
- Facturation. Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant. Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur votre sous-traitant factures, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.
- Facturer à
Saisissez les coordonnées professionnelles de la partie qui paie l’ordre. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Facturer à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre. - Attribué à
Entrez le nom de la personne affectée au bon de commande. - Conditions de paiement
Saisissez les conditions de paiement. Par exemple, Net 30, Net 45, et ainsi de suite. - Expédier à
Saisissez les coordonnées commerciales de l’destination d’expédition. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l’adresse « Expédier à » sur n’importe quelle factures créée pour cet ordre. Gardez à l’esprit que cette adresse peut être différente de l’adresse « Facturer à ». Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer la commande directement sur le chantier ou sur un lieu intermédiaire hors site. - Expédier via
Entrez la méthode d’expédition de la commande. Par exemple, Air, International, Océan, Camionload, Train, et ainsi de suite.Remarque
Le champ « Expédier via » est un champ de texte de formulaire libre, vous pouvez donc entrer la méthode d’expédition appropriée, le transporteur et/ou le numéro de suivi de la commande. - Description
Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Mettre à jour la confidentialité du contrat
L'utilisation du paramètre de confidentialité autorise uniquement les administrateurs de projet et les utilisateurs non administrateurs sélectionnés. Pour modifier les permissions d'accès du contrat, procédez comme suit :
- Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par par défaut.
- Sélectionnez un employé de la « Compagnie contractante » dans la liste déroulante Contact de facturation .
Mettre à jour les dates du contrat
Pour mettre à jour le contrat avec des dates importantes, procédez comme suit :
Remarques
- L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables.
- Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
- Bon de commande signé reçu
Sélectionnez la date à laquelle le bon de commande exécuté a été reçu. - Contrat
Sélectionnez la date du contrat de l’ordre. - Livraison
Sélectionnez la date de livraison prévue ou réelle de la commande. - Émis le
Sélectionnez la date à laquelle l’ordre a été émis par votre compagnie.
Mettre à jour la ventilation des coûts
Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du bon de commande :
- Ajouter des postes à la ventilation des coûts
- Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur l’VDC du bon de commande à tout moment, tant qu’il n’est PAS au statut « Approuvé ».
Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les bons de commande peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un bon de commande est dans n'importe quel statut. Pour connaître des informations spécifiques sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :
- Choisissez parmi ces options :
- Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
OU - Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
- Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
- Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
- Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
OU - Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
- Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
- Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
- Pour un contrat basé sur le montant :
Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :- #
Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel. - Poste d’événement de changement
Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement. - Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels - Montant
Entrez le montant du coût. - Facturé à ce jour
Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle. - Montant restant
Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle. - Code fiscal
Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
- #
- Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :- #
Procore entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel. - Poste d’événement de changement
Si vous avez activé les événements de changement, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement. - Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels - Qté
Entrez le nombre d’unités. - UdM
Entrez l’unité de mesure (UdM).Remarque
- Pour afficher les options par défaut de la liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore?
- Pour mettre à jour les options disponibles dans la liste, voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
- Coût unitaire
Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet. - Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire. - Facturé à ce jour
Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l’engagement jusqu’à la date actuelle. - Montant restant
Saisissez le montant qui n’a PAS été facturé à la date actuelle. - Code fiscal
Entrez un code d'impôts à utiliser pour ce poste. Ce champ n’apparaît que si vous avez activé la fonction de codes d'impôts. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
- #
- Pour un contrat basé sur le montant :
- Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
- Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .
- Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
OU - Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
Remarque
- Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
- Le nom du fichier est : À déterminer
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
- Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
- Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
Important
Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle. - Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
- Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
- Cliquez sur Téléverser le fichier.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
- Cliquez sur Téléverser le fichier.
- Choisissez l'une de ces options :
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
OU - Remplacer les postes budgétaires existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes budgétaires existants du contrat principal et les remplacer par des données dans votre modèle.
Remarque
Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l’outil Engagements du projet, l’option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu’un facture est créé et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
- Cliquez sur Importer .
Joindre des fichiers
Pour ajouter des pièces jointes au contrat :
- Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
- Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
- Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
- Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
- Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
- Cliquez sur Joindre.
Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement. - Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Enregistrer le contrat
Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un (1) de ces boutons :
- Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode d'affichage.
OU - Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en en savoir plus, voir DocuSign®.
OU - Annuler.
Étapes suivantes
Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
Créer un ordre de changement (OCE)
Objectif
Créer un ordre de changement d’engagement.
Contexte
Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous- traitance sont appelés engagements. Un engagement est un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un propriétaire de projet, un entrepreneur général ou un entrepreneur spécialisé) et un vendeur (par exemple, un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur). Le vendeur est responsable de l'achèvement des travaux du projet ou de l'exécution d'une commande pour l'acheteur. Lorsque vous devez modifier les termes de l'accord d'origine, vous pouvez créer un ordre de changement à l'engagement.
Important
Lorsque l'outil Événements de changement est activé sur un projet
Le processus que vous utiliserez pour créer un engagement ordre de changement dans Procore dépend de quelques facteurs. Tout d’abord, si l’outil Événements de changement est désactivé sur le projet, vous utiliserez l’un des processus ci-dessous. Gardez à l’esprit que le nombre d’étapes requises pour créer un engagement ordre de changement dépend du paramètre de niveau ordre de changement configuré sur l’outil Engagements du projet. Voir Configurer le nombre de niveaux de ordre de changement à l'engagement :
- Configuration à 1 niveau :
- Créez un ordre de changement d’engagement comme décrit ci-dessous.
- Configuration à 2 niveaux
- Créer un ordre de changement potentiel d’engagement
- Créer un ordre de changement d’engagement
PROCORE USAGE INTERNE UNIQUEMENT
Bien que cela ne soit pas recommandé, Procore prend également en charge une configuration à 3 niveaux :
- Configuration à 3 niveaux
- Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement
- Créer une demande d’ordre de changement
- Créer un ordre de changement d’engagement
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Information supplémentaire :
- Si l'outil Événement de changement est désactivé pour le projet :
- Les étapes de création d’un ordre de changement sont déterminées par le nombre de niveaux d’ordre de changement configurés pour l’outil Engagements. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet? et Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement.
- Si l'outil Événement de changement est activé sur le projet :
- Le bouton Créer un ODC à l'engagement n'est pas disponible.
- Cliquez plutôt sur Créer un événement de changement.
- Suivez ensuite les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d'un événement de changement .
- Si l'outil Événement de changement est désactivé pour le projet :
- Pour les compagnies utilisant le Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- Les exigences, considérations et limitations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré. La plupart des systèmes ERP ont des limites sur le nombre de caractères qui peuvent être utilisés pour le titre d'un engagement. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Conditions préalables
Étapes
- Créer un ordre de changement à l'engagement
- Ajouter une ventilation des coûts à l’ordre de changement
Créer un ordre de changement à l'engagement
Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet item, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement d’engagement.
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Sous Contrats, recherchez l’engagement. Cliquez ensuite sur Modifier.
- Cliquez sur Créer un ODC à l’engagement.
Remarques
Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un ODC à l’engagement n’est pas disponible. Suivez plutôt ces étapes :
- Tout d’abord, cliquez sur Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d'un événement de changement .
- Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
- Signer avec DocuSign®
Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque. - Nombre
Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.Conseil
Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement? Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore? - Révision
- Affiche le numéro de révision du ordre de changement. Lorsqu’un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Une ordre de changement pourrait avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
- Date de création
Remplit automatiquement la date à laquelle vous créez l’engagement ordre de changement. La date ne peut pas être modifiée. - Créé par
Remplit automatiquement le nom de l’utilisateur qui crée le ordre de changement. - Compagnie contractante
Remplit automatiquement le nom du sous-traitant ou du fournisseur répertorié dans le contrat de sous-traitance. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance. - Contrat
Remplit automatiquement le nom du contrat pour lequel le ordre de changement est créé. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance. - Titre
Entrez un nom pour le ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères.Important
Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximum de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste de chaque système et de ses limites, voir Quel est le nombre maximum de caractères pour le « Titre » d'un engagement? - Statut
Sélectionnez un statut pour l’ordre de changement. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore? - Privé
Cochez cette case à cocher pour rendre le ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements. - Raison pour le changement
Sélectionnez l’une de ces raisons pour l’ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, indemnité, condition existante ou montant à facturer. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut. - Méthode comptable
Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat. - Date d’échéance
Sélectionnez une date d’échéance pour laquelle l’ordre de changement doit être approuvée. - Date de facturation
Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé. - Réviseur désigné
Sélectionnez l'utilisateur du projet Procore dans votre organisation qui sera responsable de l'approbation ou du rejet de cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement à l'engagement .Important
- Le « Réviseur désigné » peut soumettre une réponse d'approbation ou de rejet uniquement lorsqu'un ordre de changement est au statut En attente - En cours de révision .
- Pour envoyer une notification par courriel au « Réviseur désigné » pour informer cette personne qu’une ordre de changement attend sa réponse, vous disposez des options suivantes :
- Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par courriel. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par courriel .
OU - L’ordre de changement en attente sera également répertoriée dans la zone « Mes items ouverts » de la page d’accueil du projet. L’utilisateur peut vérifier cette page à tout moment.
- Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par courriel. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par courriel .
- Une fois que le « réviseur désigné » a soumis une réponse d’approbation ou de rejet, le champ « Réviseur » (directement sous le champ « Réviseur désigné ») affiche le tampon date/heure de cette réponse des utilisateurs. Le champ « Réviseur » n’est visible que par le « Réviseur désigné ».
- Demande reçue de
Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement. - Description
Saisissez une description détaillée de la ordre de changement.Remarques
- Si vous exportez l’ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Intégration par Procore, les entrées de plus de mille (1000) caractères seront tronquées lors de l’exportation.
- Si vous exportez le ordre de changement vers un autre système de ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
- Impact sur l’échéancier
Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l’échéancier actuel du projet si le ordre de changement était approuvé. - Lieu
Utilisez le menu déroulant des lieux pour sélectionner un lieu affecté par [item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'emplacement sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau. - Référence
Référencez tout autre outil, matériel ou document lié à la ordre de changement. - Exécuté
Cochez ce case à cocher si le ordre de changement a déjà été exécuté. - Changement de chantier
Cochez ce case à cocher si le ordre de changement nécessite un changement de chantier. - Payé en entier
Cochez cette case à cocher si le coût est déjà couvert dans le budget. - Pièces jointes
Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
- Signer avec DocuSign®
- Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel pour envoyer la ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ».
Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l’ordre de changement
S’il y a des coûts associés à l’ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement. 
- Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
- Cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Ajouter une ligne.
- Poste budgétaire du contrat principal
Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. S’il n’y a pas de poste qui s’ajuste, sélectionnez Non budgétisé. - Poste d’événement de changement
Sélectionnez un poste d’événement de changement dans la liste déroulante. - Sous-projets
Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en une dans la liste. Voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT. - Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Entrez une description pour le nouvel ordre de changement. - Montant du coût
Entrez un montant dans la case. - Facultatif : Codes fiscaux
Si vous utilisez codes d'impôts avec ce projet, sélectionnez un code d'impôts à utiliser pour le poste.Conseil
Vous ne voyez pas le champ Codes fiscaux? Ce champ n’apparaît que lorsque la fonction de codes d'impôts est activée sur le projet Procore. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
- Poste budgétaire du contrat principal
- Cliquez sur Ajouter
- Répétez ces étapes pour chaque poste.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Pour les compagnies qui ont activé l'outil Intégrations ERP
Une fois que l'ordre de changement d'engagement est placé dans le statut « Approuvé » dans l'outil Engagements, les chefs de projet enverront généralement l'ordre de changement à l'outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable pour l'exportation vers le système ERP intégré . Pour obtenir des directives, voir Envoyer un ODCE aux intégrations ERP pour l'acceptation comptable .
Étapes suivantes
Aperçu
Une fois vos commandes passées dans l’outil Engagements, les matériaux répertoriés dans la Ventilation des coûts (VDC) sont disponibles pour la réception et la gestion des stocks dans l’outil Matériaux. Lorsque vous recevez des matériaux, vous pouvez les émettre immédiatement pour une utilisation sur un chantier ou vous pouvez stocker des matériaux dans votre inventaire pour être émis à une date ultérieure.
Créer un envoi
Objectif
Créer une expédition pour suivre les matériaux expédiés pour votre projet.
Contexte
Vous pouvez utiliser Procore pour gérer les matériaux de votre projet. À partir de l’outil Matériaux, vous pouvez créer des expéditions pour suivre les matériaux que vous avez commandés. Vous pouvez créer des expéditions pour les commandes que vous avez passées en dehors de Procore ou à partir d’achats approuvés et de commandes modifiées effectuées dans l’outil Engagements de Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Vous pouvez créer un reçu à partir d’une commande ou d’un envoi. Si vous créez un reçu à partir d’une commande, cela créera automatiquement une expédition. Si vous avez déjà créé une expédition pour cette commande, elle créera un doublon. Vous pouvez supprimer l’envoi en double.
- La date d’expédition et le temps de transit estimé saisis calculeront la date de livraison estimée pour les postes de l’expédition.
- Si vous créez un envoi pour des matériaux téléversés, vous devez créer votre reçu à partir du bouton « Créer ».
Conditions préalables
Les matériaux doivent être répertoriés dans votre inventaire par l’une des méthodes suivantes :
Étapes
Créer un envoi à partir du bouton « Créer »
Conseil
Si vous avez téléversé vos matériaux au lieu de les commander via l’outil Engagements, utilisez cette méthode pour créer votre envoi.- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Ajoutez des matériaux qui doivent être ajustés à votre liste. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
- Cliquez sur Créer et sélectionnez Reçu.
- Facultatif : Sélectionnez un bon de commande.
Remarque : Sélectionnez cette option si vous avez commandé des matériaux via l’outil Engagements. - Saisissez les informations 'Fournisseur'.
- Entrez la « Date de réception ».
- Cliquez dans n’importe quel champ du tableau « Itinéraire » pour effectuer des ajustements en fonction des informations de votre expédition.
- Facultatif : Saisissez des notes.
- Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et entrez la quantité de matériau à ajuster.
- Cliquez sur Créer un document.
- Facultatif: Sur l’envoi, mettez à jour le « Statut du document » à Libéré si l’envoi est en transit.
Créer un envoi à partir d’une commande
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Commandes.
- Cliquez sur le numéro de commande pour lequel vous souhaitez créer une expédition.
- Cochez les cases des articles de l’envoi.
OU
Cochez la case à cocher dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les items de la commande.
- Dans l’en-tête « Documents postes », cliquez sur l’icône hamburger
et sélectionnez Créer un envoi.
- Saisissez les informations d’expédition :
- Facultatif : Numéro d’expédition/Nom. Entrez le numéro d’expédition ou laissez-le vide pour générer automatiquement un numéro d’expédition.
- Facultatif : Destination. Entrez la destination par défaut attribuée à tous les postes de l’expédition. Les postes individuels peuvent être mis à jour ultérieurement ou sur le reçu lors de la réception de la commande. Voir Mettre à jour un envoi.
- Date d’expédition. Saisissez la date d’expédition des articles.
- Temps de transit estimé (jours). Entrez le nombre de jours pendant lesquels l’envoi doit être en transit avant l’arrivée.
- Type de référence d’expédition. Entrez le type de référence de l’un des éléments suivants
- Autre/Aucun
- Avis
- Libération
- Connaissement
- Liste de colisage
- Facultatif : Numéro de référence. Entrez le numéro de référence de l’envoi.
- Facultatif : Remarques. Saisissez des notes.
- Cliquez sur Créer.
- Facultatif : Téléverser les pièces jointes aux matériaux
- Facultatif: Sur l’envoi, mettez à jour le « Statut du document » à Libéré si l’envoi est en transit.
Étapes suivantes
Voir également
Créer un reçu
Objectif
Créer un reçu pour les matériaux reçus pour votre projet.
Contexte
Vous pouvez utiliser Procore pour gérer les matériaux de votre projet. À partir de l’outil Matériaux, vous pouvez créer des reçus pour suivre les matériaux que vous avez reçus. Vous pouvez créer des reçus pour les commandes que vous avez passées en dehors de Procore ou à partir d’achats approuvés et de commandes modifiées effectuées dans l’outil Engagements de Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Pour les clients utilisant Engagements, il est recommandé de créer un reçu à partir d’une commande ou d’une expédition. Si vous créez un reçu à partir d’une commande, cela créera automatiquement une expédition. Si vous avez déjà créé une expédition pour cette commande, elle créera un doublon. Vous pouvez supprimer l’envoi en double.
- Si vous créez un reçu à partir d’un envoi, le statut du document de l’envoi doit indiquer « Libéré ». Voir Mettre à jour un envoi.
- Si vous créez un reçu à partir de matériaux téléversés, vous devez créer votre reçu à partir du bouton « Créer ».
Conditions préalables
- Les lieux doivent déjà être créés dans Procore. Voir Ajouter des lieux à un projet.
- Les matériaux doivent être répertoriés dans votre inventaire en utilisant l’une des méthodes suivantes :
Étapes
- Créer un reçu à partir du bouton « Créer »
- Créer un reçu à partir d’une commande
- Créer un reçu à partir d’un envoi
Créer un reçu à partir du bouton Créer
Conseil
Si vous avez téléversé vos matériaux au lieu de les commander via l’outil Engagements, utilisez cette méthode pour créer votre reçu.- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Ajoutez des matériaux qui doivent être ajustés à votre liste. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
- Cliquez sur Créer et sélectionnez Reçu.
- Saisissez les informations 'Fournisseur'.
- Entrez la « Date de réception ».
- Sélectionnez le « Type de référence » pour le reçu.
- Entrez le « Numéro de référence » du reçu.
- Sélectionnez le « Inspecté par nom » pour la personne qui a inspecté les matériaux reçus.
- Sélectionnez le « Reçu par le nom » de la personne qui a reçu les documents.
- Facultatif : Saisissez des notes.
- Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et entrez la quantité de matériau à ajuster.
- Cliquez sur Créer un document.
- Sous « Postes du document », passez en revue les postes.
- Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
- Examinez la quantité.
- Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ Lieu de l’item et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ Lieu de l’item et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir l’emplacement des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir l’emplacement de tous les postes.
- Ajouter des matériaux à un contenant :
- Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si les matériaux reçus sont inacceptables, surdimensionnés, courts ou endommagés, suivez les étapes pour créer un défaut UOSD.
- Mettre à jour le statut des matériaux acceptables.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Statut/État », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir le statut des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir le statut de tous les postes.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
- Facultatif : Téléversez les pièces jointes dans Matériaux.
Créer un reçu à partir d’une commande
Important
Si vous avez déjà créé un envoi, créez le reçu à partir de cet envoi. Sinon, vous créerez un envoi en double.- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Commandes.
- Cliquez sur le numéro de commande pour lequel vous souhaitez créer un reçu.
- Cochez les cases des items sur le reçu.
OU - Cochez la case à cocher dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les items de la commande.
- Dans l’en-tête « Documents postes », cliquez sur l’icône hamburger et sélectionnez Créer un reçu.
- Saisissez les informations du reçu.
- Cliquez sur Créer.
- Sous « Postes du document », passez en revue les postes.
- Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
- Examinez la quantité.
- Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ Lieu de l’item et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ Lieu de l’item et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir l’emplacement des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir l’emplacement de tous les postes.
- Ajouter des matériaux à un contenant :
- Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si les matériaux reçus sont inacceptables, surdimensionnés, courts ou endommagés, suivez les étapes pour créer un défaut UOSD.
- Si les matériaux répertoriés sur le reçu arrivent dans un envoi distinct, cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez le zéro expédié.
Remarque : Cela mettra à jour la quantité de ce poste à 0. - Mettre à jour le statut des matériaux acceptables.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Statut/État », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir le statut des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir le statut de tous les postes.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
- Facultatif : Téléversez les pièces jointes dans Matériaux.
Créer un reçu à partir d’un envoi
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Expéditions.
- Cliquez sur l’expédition pour laquelle vous souhaitez créer un reçu.
- Cochez les cases des items sur le reçu
OU
Cochez la case à cocher dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les items de la commande. - Dans l’en-tête « Documents postes », cliquez sur l’icône hamburger et sélectionnez Recevoir.
Remarque : Le « statut du document » de l’envoi doit être défini sur Débloqué. - Saisissez les informations du reçu.
- Cliquez sur Créer.
- Sous « Postes du document », passez en revue les postes.
- Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
- Examinez la quantité.
- Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ Lieu et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ Lieu et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir l’emplacement des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir l’emplacement de tous les postes.
- Ajouter des matériaux à un contenant :
- Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si les matériaux reçus sont incorrects, endommagés, excédentaires ou insuffisants, suivez les étapes pour créer un défaut.
- Si les matériaux répertoriés sur le reçu arrivent dans un envoi distinct, cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez le zéro expédié.
Remarque : Cela mettra à jour la quantité de ce poste à 0. - Mettre à jour le statut des matériaux acceptables.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Vérifié > acceptable dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Statut/État », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir le statut des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir le statut de tous les postes.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
- Facultatif : Téléversez les pièces jointes dans Matériaux.
Étapes suivantes
Facultatif : Créer un défaut UOSD
Objectif
Créer un défaut lorsque vous recevez des matériaux incorrects, endommagés, excédentaires ou insuffisants.
Contexte
Lorsque vous recevez un envoi, vérifiez les matériaux pour vous assurer que tous les articles sont acceptables. À l’occasion, vous pouvez recevoir des documents inacceptables, excédentaires, courts ou endommagés (UOSD). Si vous trouvez des problèmes avec l’envoi, vous pouvez créer un défaut pour suivre le problème et le résoudre avec votre fournisseur.
Vous pouvez créer un défaut à l’aide des statuts suivants :
- Endommagé
- Dépassement
- Abrégé
- Inacceptable
Remarque : Ceci est généralement utilisé si l’item incorrect a été envoyé.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Pour les excédents et les insuffisants, la quantité de la ligne de réception parent est mise à jour, mais la quantité d’expédition est conservée inchangée. Dans d’autres scénarios, la quantité d’expédition est automatiquement mise à jour pour correspondre à la quantité de réception lorsque la réception est validée.
- Une fois le reçu publié, le billet UOSD est automatiquement créé après la publication du reçu. Voir Déposer un reçu.
Étapes
Créer un UOSD pour les matériaux endommagés
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage de tous les items avant de créer le DOU/défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement d’entreposage. Voir Créer un reçu.
- Pour l’poste des matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié > endommagé.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, une pour les matériaux endommagés (#.2) et une pour les matériaux acceptables (#.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et le statut. - Dans la sous-ligne #.2, remplissez les informations suivantes pour les matériaux endommagés :
- Entrez la quantité de matériaux endommagés.
- Entrez l’emplacement où les matériaux endommagés sont stockés.
- Facultatif : Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les autres matériaux, examinez et entrez les informations dans la sous-ligne #.1.
- Entrez la quantité de matériaux.
- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Entrez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Facultatif : Saisissez des notes.
- Facultatif : Joignez des photos en procédant comme suit :
- Cliquez sur l’icône du curseur pour le poste et sélectionnez Photo/Docs.
- Cliquez sur Ajouter des fichiers et sélectionnez un fichier.
OU
Glisser-déposer des fichiers dans le modal Pièces jointes. - Cliquez sur Téléverser.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif : Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône ajouter une sous-ligne
. Saisissez les informations relatives aux sous-lignes et cliquez sur Enregistrer.
Conseil
Cliquez sur la sous-ligne #.1 avant d’ajouter des sous-lignes supplémentaires pour vous assurer que la quantité du nouveau défaut UOSD est séparée de la quantité acceptable. Les nouvelles sous-lignes prendront la quantité de la sous-ligne sélectionnée, sauf lors de la création d’un excédent.
Créer un UOSD pour un excédent
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage de tous les items avant de créer le DOU/défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement d’entreposage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Excédent.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, une pour la quantité excédentaire de matières (#.1.2) et une pour les matières acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et le statut. - Dans la sous-ligne 1.2, remplissez les renseignements suivants pour les matières supplémentaires :
- Entrez la quantité de matériaux supplémentaires.
- Entrez l’emplacement où les matériaux supplémentaires sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les matériaux restants, entrez les informations à la sous-ligne 1.1.
- Entrez la quantité de matériaux.
- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Entrez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer un UOSD pour un court métrage
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage de tous les items avant de créer le DOU/défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement d’entreposage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Court.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, une pour la quantité insuffisante (#.1.2) et une pour les matières acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et le statut. - Dans la sous-ligne 1.2, remplissez les renseignements suivants pour les matériaux abrégés :
- Entrez la quantité de matériaux attendus, mais non inclus dans l’expédition.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les matériaux restants, entrez les informations à la sous-ligne 1.1.
Remarque : La quantité est automatiquement mise à jour en fonction du montant que vous avez reçu, en tenant compte de la quantité courte.- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Entrez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer un UOSD pour les matériaux inacceptables
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage de tous les items avant de créer le DOU/défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement d’entreposage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste des matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié inacceptable.
- Entrez la quantité de matériaux inacceptables.
- Entrez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif : Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône ajouter une sous-ligne
. Saisissez les informations relatives aux sous-lignes et cliquez sur Enregistrer.
Étapes suivantes
Voir également
Déposer un reçu
Objectif
Enregistrer un reçu pour les matériaux reçus pour votre projet.
Contexte
Les matériaux importés et les matériaux répertoriés dans les ordres approuvés à partir de l’outil Engagements apparaissent dans l’outil Matériaux. À partir de l’outil Matériaux, vous pouvez créer des reçus pour suivre les matériaux que vous avez reçus. Une fois tous les documents reçus, affichez le reçu pour indiquer que la réception est terminée.
Pour les compagnies disposant de Procore Financials, une ébauche de facture est automatiquement créée dans l’outil Facturation de Procore après que vous ayez enregistré le reçu.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Après avoir publié le reçu, une ébauche de facture est automatiquement créée dans l’outil Facturation de Procore .
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle.
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus .
- Cliquez sur le numéro de reçu.
- Localisez le « Statut du document ».
- Cliquez sur Non publié et sélectionnez l’une des options suivantes :
- Sélectionnez Publier pour ajouter les matériaux à votre inventaire. À l’avenir, vous pourrez émettre des matériaux à transférer.
- Sélectionnez Publier > transfert direct à la personne pour émettre et remettre automatiquement les documents.
- Sélectionnez Publier > transfert direct au projet pour émettre et transférer automatiquement les matériaux.
Conseil
Si vous avez une période de facturation ouverte, une ébauche de facture de sous-traitant est automatiquement créée dans l’outil de facturation de Procore après la publication du reçu. Toutefois, si une période de facturation n’est pas ouverte au moment de l’enregistrement du reçu, une ébauche de facture ne sera pas créée, même si une période de facturation est ouverte à une date ultérieure.
Procore vous recommande de NE PAS créer manuellement de factures pour les matériaux, car cela créerait un doublon. La facture générée automatiquement à partir du reçu ne peut pas être supprimée.
Aperçu et étapes
Aperçu
Vous pouvez demander que des matériaux soient utilisés sur votre chantier. Les matériaux peuvent déjà être en inventaire ou doivent être commandés pour répondre à la demande. Lorsque des matériaux sont disponibles dans votre inventaire, votre demande peut être approuvée et émise pour transfert.
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Créer une demande de matériaux
Objectif
Créer une demande de matériaux dans votre inventaire.
Contexte
Vous pouvez demander que des matériaux soient utilisés dans votre travail. Il se peut que les matériaux doivent être commandés pour répondre à la demande ou qu’ils soient déjà en stock. Lorsque des matériaux sont disponibles dans votre inventaire, votre demande peut être approuvée et émise pour transfert.
Éléments à considérer
Conditions préalables
Les matériaux doivent être répertoriés dans votre inventaire par l’une des méthodes suivantes :
Étapes
Créer une demande de matériaux à partir du bouton Créer
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Ajoutez des matériaux à votre liste active. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
- Cliquez sur Créer et sélectionnez Demande.
- Facultatif : Remplissez le formulaire :
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
Remarque : S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut l’utilisateur créant la demande. - Date requise par. Entrez la date à laquelle les matériaux sont requis.
Remarque : S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut le jour actuel. - Directives. Entrez les directives.
- Paquet de travail. Saisissez les informations sur le lot de travail.
- Remarques. Saisissez des notes.
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
- Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité de chaque poste et entrez la quantité que vous demandez.
OU
Sous le formulaire, cochez la case à cocher si vous souhaitez ajouter la quantité de poste par défaut à la quantité de ressources disponibles. - Facultatif : Cochez la case à cocher si vous souhaitez effacer la liste (active) après la création du document.
- Cliquez sur Créer un document.
Créer une demande de matériaux à partir d’un document de besoins
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Besoins.
- Cliquez sur le nom du document pour lequel vous souhaitez créer une demande.
- Cochez les cases pour les items individuels dans le document de besoins.
OU
Cochez la case à cocher à côté du menu hamburger pour sélectionner tous les items dans le document des besoins.
- Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur le menu hamburger et sélectionnez Créer une demande de retrait.
- Facultatif : Remplissez le formulaire :
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
Remarque : S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut l’utilisateur créant la demande. - Directives. Saisissez les instructions pour la demande.
- Date requise par. Entrez la date à laquelle les matériaux sont requis.
Remarque : S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut le jour actuel. - Directives. Entrez les directives.
- Paquet de travail. Saisissez les informations sur le lot de travail.
- Remarques. Saisissez des notes.
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
- Cliquez sur Créer.
Étapes suivantes
Voir également
Approuver la demande de matériaux
Émettre des matériaux pour le transfert
Objectif
Distribuer des documents à remettre à une personne.
Contexte
Lors de la réception des matériaux, ils peuvent être remis et remis directement à une personne ou à un projet. Voir Déposer un reçu. Les matériaux reçus peuvent également être stockés dans votre inventaire.
Lorsque les matériaux sortent de l’inventaire, ils doivent être prélevés dans l’inventaire et remis à une personne, à un projet ou à un lieu. Les matériaux peuvent également être remis à un tiers qui résout un défaut de l’UOSD.
Vous pouvez émettre les documents demandés à l’aide du ticket de problème créé automatiquement à partir de la demande. Voir Créer une demande. Vous pouvez également contourner le processus de demande et émettre des matériaux directement en créant un ticket de problème.
Un billet d’émission se compose d’un ou de plusieurs billets de prélèvement. Un billet de prélèvement vous permet d’attribuer la tâche de prélèvement à un employé et de filtrer les postes du ticket d’émission par lieu. Le ticket d’émission est marqué comme « Exécuté » une fois que tous les postes ont été entièrement sélectionnés.
Éléments à considérer
Conditions préalables
- Les matériaux doivent être disponibles en stock pour être émis.
- Si vous émettez des documents à partir d’une demande, la demande doit être approuvée avant que les matériaux puissent être émis. Voir Approuver une demande de matériaux.
Étapes
- Émettre des matériaux à partir d’une demande ou d’un défaut de l’UOSD
- Émettre directement les matériaux
Émettre des matériaux à partir d’une demande ou d’un défaut de l’UOSD
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle.
- Cliquez sur le sous-onglet Émission.
- Cliquez sur le numéro du ticket d’émission.
- Facultatif : Si les matériaux se trouvent à plusieurs endroits, ou si vous souhaitez attribuer la tâche de prélèvement à plusieurs personnes, vous pouvez diviser les billets par lieu :
- Sous « Choisir des billets », cliquez sur l’icône du curseur pour le billet de présélection.
- Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Diviser par lieux d’inventaire pour diviser par lieu exact.
- Diviser par principaux lieux d’inventaire à diviser par le lieu le plus haut de la hiérarchie.
- Cochez la case à cocher du billet de prélèvement pour filtrer les « postes du document » par lieu.
- Facultatif : Pour attribuer un ticket de prélèvement à un employé, voir Attribuer un ticket de prélèvement.
- Sous « Choisir des billets », cliquez sur l’icône du curseur pour le billet de présélection.
- Sous « Postes du document », entrez la quantité du poste qui a été choisie dans l’inventaire.
OU
Cliquez sur Quantité prélevée pour le poste pour marquer les matériaux prélevés dans l’inventaire. - Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Transfert à une personne ou Transfert au projet.
- Remplissez le formulaire.
- Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la transfert.
- Cliquez sur Accepter.
Remarque : Une fois que tous les items ont été entièrement choisis, le « Statut du document » du billet d’émission est automatiquement mis à jour sur « Exécuté ».
Émettre directement les matériaux
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Ajoutez des matériaux à votre liste active. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
- Cliquez sur Générer et sélectionnez Problème.
- Remplissez le formulaire :
- Facultatif : Numéro d’expédition/Nom. Entrez le numéro d’expédition ou laissez-le vide pour générer automatiquement un numéro d’expédition.
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
- Demandé par. Entrez le nom du demandeur.
- Facultatif : Directives. Entrez les directives.
- Facultatif : Lot de travail. Saisissez les informations sur le lot de travail.
- Facultatif : Remarques. Saisissez des notes.
- Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité de chaque poste et entrez la quantité que vous demandez.
- Facultatif : Cochez la case à cocher si vous souhaitez effacer la liste (active) après la création du document.
- Cliquez sur Créer un document.
- Sous « Postes du document », entrez la quantité de sélection du poste qui a été sélectionné dans l’inventaire.
OU
Cliquez sur l’icône en forme de flèche dans le champ « Quantité choisie » pour marquer la quantité totale de matériaux sélectionnés dans l’inventaire. - Sous l’en-tête « Choisir des billets », recherchez la colonne « Statut ».
- Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Transfert à une personne ou Transfert au projet.
- Remplissez le formulaire.
- Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la transfert.
- Cliquez sur Accepter.
Remarque : Une fois que tous les items ont été entièrement choisis, le « Statut du document » du billet d’émission est automatiquement mis à jour sur « Exécuté ».
Aperçu de l’ajustement
Si les quantités de stock disponibles dans l’outil Matériaux sont inexactes, vous pouvez effectuer une correction manuelle en créant un ajustement.
Créer un ajustement
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Ajoutez des matériaux qui doivent être ajustés à votre liste. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
Conseil
Vous pouvez utiliser le sous-onglet Stockage pour voir les items à ajouter à votre liste à un certain emplacement. Voir Rechercher et filtrer l’entreposage des matériaux. - Cliquez sur Créer et sélectionnez Ajustement.
- Facultatif : Entrez la date.
- Sélectionnez le « Type de réglage » :
Remarque : Il s’agit du statut initial qui est appliqué à tous les postes. Vous pouvez modifier les postes à n’importe quel type d’ajustement après avoir cliqué sur Créer un document.- Ajouter. Augmente la quantité d’inventaire disponible.
- Supprimer. Diminue la quantité de stock disponible.
- Ferraille. Diminue la quantité de stock disponible.
- Excédent. Diminue la quantité d’inventaire disponible, mais le matériau conserve un emplacement de stockage et un indicateur spécial « Excédent ». Cela peut être utilisé pour marquer les matériaux comme n’étant plus nécessaires au projet, mais peut être nécessaire plus tard pour d’autres utilisations.
- Retourner au Fournisseur. Diminue la quantité de stock disponible.
- Retour en stock. Augmente la quantité d’inventaire disponible.
- Facultatif : Sélectionnez la « Raison de l’ajustement » pour vos dossiers :
Remarque : Les raisons d’ajustement disponibles sont basées sur le type d’ajustement sélectionné.- C’est vrai. Pour le rapprochement des comptes réels.
- Endommagé. Articles endommagés irréparablement.
- Trouvé. Éléments manquants mais qui ont été retrouvés.
- Perdu. Objets qui ont été perdus.
- Réparé. Articles qui ont été réparés par le fournisseur.
- Volé. Articles qui ont été volés.
- Facultatif : Ajoutez des notes.
- Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et entrez la quantité de matériau à ajuster.
- Cliquez sur Créer un document.
- Sous « Postes de document », passez en revue les postes et entrez le nouvel emplacement de stockage, si nécessaire.
- Examinez les quantités, la date et le statut/l’état. Cliquez dans le champ pour effectuer une mise à jour.
- Saisissez l’emplacement de stockage de chaque poste pour indiquer où vous avez ajouté ou supprimé les matériaux :
Remarque : Ceci est particulièrement important si le matériel est entreposé à plusieurs endroits.- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur Au lieu et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le champ Du lieu et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
- Postes de mise à jour en bloc :
- Cochez la case à cocher pour chaque poste.
- Sous « Lieu de stockage », sélectionnez Lieu de destination ou Lieu de départ dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Définir sélectionné pour définir l’emplacement des items sélectionnés.
OU
Cliquez sur Tout définir pour définir l’emplacement de tous les postes.
- Mettre à jour un poste individuel :
- Cliquez sur En attente à côté de « Statut du document » et sélectionnez Publier pour confirmer l’ajustement.
Voir également
Aperçu des transferts
Si vous devez déplacer des matériaux vers un nouvel emplacement de stockage, vous pouvez créer un transfert de matériaux. Si le statut des matériaux change pendant le transfert, le nombre d’inventaire peut être affecté.
Exemple
Vous avez 100 planchers disponibles en inventaire. Un transfert est créé pour 10 planchers, mais on craint que les planchers soient endommagés. Le statut des matériaux dans le transfert est mis à jour à « Non coché » et l’inventaire des matériaux indique 10 planches de sol de moins disponibles.
Une fois que les planchers ont été inspectés et jugés acceptables, vous créez un nouveau transfert. Dans le transfert, sélectionnez « Non coché » comme « Lieu d’origine », sélectionnez l’emplacement physique du matériau comme « Lieu d’arrivée » et définissez le statut du poste à « Vérifié > acceptable ». Les planchers sont de nouveau disponibles dans votre inventaire.
Créer un transfert
Aperçu
Lorsque vous recevez un envoi contenant des matériaux inacceptables, endommagés, excédentaires ou insuffisants (UOSD), vous pouvez créer un défaut UOSD et gérer la résolution dans Procore.
Résoudre les défauts de l’UOSD
Objectif
Résoudre un défaut pour les matériaux reçus qui étaient incorrects, endommagés, excédentaires ou insuffisants.
Contexte
Lorsque vous recevez un envoi contenant des matériaux inacceptables, endommagés, excédentaires ou insuffisants (UOSD), vous pouvez créer un défaut UOSD et gérer la résolution dans Procore.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- 'Non résolu' les statuts n’ont pas d’incidence sur les stocks.
Conditions préalables
- Créer un défaut
- Si vous avez reçu des matériaux de remplacement du fournisseur, vous devez d’abord avoir un reçu associé au poste. Voir Associer des postes à un défaut.
- Si vous retournez des matériaux au fournisseur ou si vous travaillez avec un tiers, vous devez d’abord émettre des matériaux pour la transfert.
Étapes
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet UOSD.
- Cliquez sur le numéro de billet de l’UOSD .
- Facultatif : Téléverser les pièces jointes aux matériaux
- Si vous recevez ou retournez des matériaux au fournisseur, procédez comme suit :
- Mettre à jour le « Statut de la résolution ».
- Si vous gérez l’UOSD ou le défaut par l’intermédiaire d’un tiers, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur le champ « Statut de la résolution » du poste à transférer et à garder.
Remarque : Cela ajoute le matériel à l’inventaire afin qu’il puisse être remis à un tiers pour une résolution ultérieure. - Suivez les étapes pour émettre des matériaux à transférer.
- Cliquez sur le champ « Statut de la résolution » du poste à transférer et à garder.
- Pour tous les autres cas d’utilisation, cliquez sur le champ « Statut de la résolution » et mettez à jour le statut de chaque poste :
- Résolu > Ajouter au stock. Cela ajoute automatiquement le stock à votre inventaire et résout le défaut.
- Résolu > réparé sur place. Cela ajoute automatiquement le stock à votre inventaire et résout le défaut.
- Résolu > Fournisseur Crédit accordé. Cela supprime la quantité courte de votre inventaire et corrige le défaut.
- Transfert et garde. Cela ajoute le matériel à l’inventaire afin qu’il puisse être remis à un tiers pour une résolution ultérieure.
- Si vous gérez l’UOSD ou le défaut par l’intermédiaire d’un tiers, suivez les étapes suivantes :
Recevoir du Fournisseur
- Suivez les étapes pour associer les postes d’un reçu à un UOSD/défaut.
- Suivez les étapes pour créer un ajustement des matériaux afin de retirer les matériaux endommagés/inacceptables de l’inventaire.
Remarque : Si vous avez reçu des matériaux pour résoudre un court USOD/défaut, ne créez pas d’ajustement. Le statut de résolution ajuste correctement votre inventaire. - Mettez à jour le « Statut de la résolution » en Résolu > reçu de Fournisseur.
Retourner au Fournisseur
- Cochez la case à cocher du poste.
- Dans l’en-tête « Documents postes », cliquez sur l’icône hamburger et sélectionnez Distribuer les articles sélectionnés au Fournisseur.
- Entrez les informations dans le formulaire et cliquez sur Créer un ticket de problème.
- Suivez les étapes pour émettre des matériaux à transférer.
- Mettez à jour le « Statut de la résolution » à Résolu > revenir à Fournisseur.
Remarque : Vous ne pouvez définir ce statut qu’une fois que les matériaux sont retournés au fournisseur et que le ticket de sortie est marqué « Terminé ».