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Créer un modèle de Flux de travail linéaire

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Contexte

Les modèles de Flux de travail linéaire sont un nouveau type de conception de modèle pour les processus d’approbation séquentielle et de transfert de bâtiments. Créez des modèles de flux de travail sous la forme d’une liste simple et ordonnée d’étapes à l’aide d’une expérience de création basée sur des tableaux.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :

    • Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail :

      • Permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Entreprise Flux de travail.
        OU

      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Entreprise Flux de travail avec les permissions granulaires « Afficher Flux de travail modèles » et « Créer et modifier Flux de travail modèles » activés sur votre modèle de permissions.

  • Flux de travail Sélection du format : Lors de la création d’un modèle de flux de travail, vous devez choisir le format de création Linéaire ou Diagramme. Cette sélection est permanente et ne peut pas être modifiée après la création du modèle de flux de travail. 

  • Exigences du produit: Votre organisation doit posséder un ensemble de produits de flux de travail à jour.

    Remarque
    Les flux de travail au niveau de l’item seront disponibles en octobre. La fonctionnalité sera initialement disponible pour les Observations uniquement.

Étapes

Ajouter un modèle de Flux de travail

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

  2. Cliquez sur Créer. Cela ouvre la boîte de dialogue « Ajouter un Flux de travail ».

  3. Entrez un nom pour le flux de travail.

  4. Sélectionnez l’outil pour le flux de travail dans le menu Outils.

  5. Sélectionnez le format linéaire du flux de travail. 

  6. Cliquez sur Créer. Cela ouvre l’écran de création de modèles de Flux de travail linéaire, qui affiche une grille de générateur d’étapes basée sur un tableau.

Créer les étapes du modèle de Flux de travail linéaire

  1. Sur l’écran de création de modèles de Flux de travail, entrez les informations suivantes : 

    • Nom de l’étape : Entrez un nom pour l’action ou l’étape spécifique.

    • Item Statut : Sélectionnez le statut appliqué au item au cours de cette étape.

    • Personne assignée : Sélectionnez les utilisateurs, les rôles du projet ou les rôles personnalisé responsables de cette étape.

    • Jours pour compléter : Spécifiez le nombre de jours ouvrables autorisés.

  2. Facultatif : Utilisez les icônes de tableau en ligne à la fin de chaque ligne pour effectuer les actions suivantes : 

    • Supprimer : Cela supprime l’étape sélectionnée du flux de travail.

    • Configurer : Cela ouvre le panneau Configuration des problèmes de adresse, vous permettant de gérer les personnes assignées, les exigences de réponse et la logique de réponse. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour revenir au tableau principal du constructeur.

    • Notifications : Cela aide à gérer les destinataires des notifications d’étape.

  3. Cliquez sur + Ajouter une étape en bas du tableau pour ajouter une nouvelle ligne d’étapes dans la séquence linéaire.

  4. Facultatif : Cliquez sur + Ajouter une étape avancée pour ajouter des conditionnelles ou des actions à l’étape de flux de travail. Si aucune condition ou action ne s’applique, ces options ne sont pas affichées.

  5. Cliquez sur + Ajouter une étape de fin après avoir créé votre séquence de routage complète. 

  6. Choisissez l’une des options d’enregistrement suivantes : 

    • Cliquez sur Enregistrer comme ébauche pour continuer à travailler sur le modèle plus tard.

    • Cliquez sur Enregistrer et publier pour finaliser le modèle

  7. Le flux de travail nouvellement créé sera visible sur le modèle niveau Compagnie flux de travail.

Configuration des modèles Niveau compagnie Flux de travail

  1. Accédez à la page de configuration des outils de votre outil ouvert.

  2. Sous Modèles de la compagnie, sélectionnez le bouton Configurer pour le flux de travail linéaire. Cela ouvrira l’écran Modèle de Flux de travail.

  3. Sélectionnez le Gestionnaire de Flux de travail et le groupe de Distribution dans la liste déroulante disponible.

  4. Facultatif : Définissez le groupe de Distribution.

  5. Ajouter ou supprimer la ou les personnes assignées

  6. Mettez à jour les jours pour terminer.

  7. Cliquez sur le bouton Soumettre. Les modifications seront visibles dans le flux de travail.

Remarque : La création d’un flux de travail linéaire ne change pas la façon dont le flux de travail apparaît dans la fenêtre latérale de l’outil. 

Flux de travail Mises à jour de gestion des personnes assignées

Ajouter ou supprimer une Personne assignée à une étape

Cliquez ici pour voir les étapes.

Vous pouvez affecter un utilisateur individuel directement à une étape de flux de travail sans avoir besoin de créer ou de modifier un groupe de rôles formel.

  1. Accédez à la section du tableau de configuration des Flux de travail de l’outil.

  2. Recherchez la ligne d’étape spécifique que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez dans la zone de texte Personnes assignées pour cette étape pour ouvrir un menu consultable.

  4. Tapez ou sélectionnez le nom de la personne que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant consultable.

  5. Facultatif : Pour supprimer une personne assignée de l’étape, cliquez sur l’icône X à côté de son nom dans le chantier de zone de texte.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ignorer temporairement un membre du groupe sur une étape de Flux de travail

Cliquez ici pour voir les étapes.

Vous pouvez ignorer temporairement une personne spécifique qui fait partie d’un groupe de rôles assigné pour une étape de flux de travail sans la supprimer du groupe sous-jacent. La personne reste membre du groupe, et si quelqu’un de nouveau rejoint ce rôle ultérieurement, la personne ignorée est automatiquement rajoutée à l’étape du flux de travail.

  1. Accédez au tableau de configuration Flux de travail de l’outil.

  2. Recherchez l’étape contenant le groupe ou l’attribution de rôle.

  3. Cliquez sur l’étiquette ou la pilule du projet ou du rôle personnalisé dans le tableau principal des Flux de travail linéaires pour ouvrir la liste des membres. OU

  4. Vous pouvez également ouvrir la liste des membres à partir du panneau de configuration en cliquant sur le champ Personnes assignées .

  5. Décochez la case à cocher à côté de l’utilisateur spécifique que vous souhaitez ignorer pour cette étape.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer définitivement un membre d’un groupe de rôles personnalisé

Cliquez ici pour voir les étapes.

Si vous gérez des rôles personnalisé dans les paramètres avancés d’un modèle de flux de travail, vous pouvez supprimer complètement un utilisateur du rôle.

  1. Cliquez sur l’icône Configurer (engrenage) à côté de la ligne d’étape de flux de travail. Cela ouvre la fenêtre latérale des paramètres avancés de configuration des problèmes d’adresse .

  2. Dans la section Exigences de réponse, recherchez le groupe de rôles personnalisé.

  3. Cliquez sur l’icône Corbeille à côté de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer définitivement.

  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas du panneau. La fenêtre latérale se ferme, vous ramenant à la table principale.