Configurer et utiliser le rôle de commentateur dans les Flux de travail au Niveau compagnie

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Contexte

Le rôle de commentateur permet aux personnes assignées de fournir des commentaires, des pièces jointes et des annotations sur une étape de flux de travail sans sélectionner de statut de décision formel (tel que Approuver ou Rejeter). Cela garantit que les commentaires consultatifs critiques sont capturés directement dans le flux de travail Procore sans attribuer la responsabilité de la prise de décision aux examinateurs conseillés.

Éléments à considérer

Pour l’administration des modèles : 'Admin' permissions de niveau sur l’outil Niveau compagnie Flux de travail.
Pour la modification du Flux de travail en vol : Permissions de niveau 'Admin' sur l’outil principal ou droits de gestionnaire de Flux de travail désignés.
Exigences du rôle : Chaque étape du flux de travail doit avoir au moins un répondeur assigné. Une étape ne peut pas être entièrement composée de commentateurs.
Flux de travail :
- Sur les étapes de décision de plusieurs répondeurs, les commentateurs requis doivent soumettre leurs commentaires avant que l’étape puisse avancer, bien que leurs commentaires n’affectent pas le routage directionnel.
- Lorsque le premier répondant décide des étapes, les commentateurs sont facultatifs par définition, et l’étape avance dès que le premier répondant soumet une décision.
Affectation à double rôle : Si vous êtes affecté à une étape en tant que répondeur et commentateur dans différents rôles, l’affectation de répondeur a priorité. La soumission d’une seule réponse satisfait les deux affectations.
Suivi des tâches : Requis Les commentateurs voient les tâches de flux de travail en attente dans leur liste Mes éléments ouverts sur le Web. Facultatif : Les commentateurs ne voient pas les tâches en attente dans Mes éléments ouverts.
Outils pris en charge : Paiements, Budget, Gestion de documents, Facturation, Contrats principaux, Engagements (Ordres de changement à un niveau, Ordres de changement potentiels) et Coûts directs.

Étapes

Ajouter un rôle de commentateur à un modèle de Flux de travail

Accédez à l’outil Flux de travail au Niveau compagnie.
Cliquez sur Modifier à côté du modèle de flux de travail que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez l’étape de réponse cible. Le panneau « Étape de réponse » s’ouvre sur le côté de l’écran.
Cliquez sur Gérer les personnes assignées. Le panneau Gérer les personnes assignées s’ouvre.
Ajoutez ou sélectionnez un rôle de personne assignée, puis configurez le rôle de commentateur en fonction du type de décision d’étape :
- Pour plusieurs répondants, décidez des étapes : Sélectionnez Tous les membres, Au moins un membre ou Aucun membre dans le menu déroulant Type sous la section Commentateur. Ceux-ci obtiendront la permission de commenter en conséquence.
- Pour le premier répondant décide des étapes : Cochez la case à cocher Commentaire uniquement à côté du rôle de personne assignée. Le rôle sélectionné est mis à jour pour désigner ses membres comme commentateurs.

Remarque : Un commentateur ne peut pas déplacer ou acheminer un flux de travail vers une autre étape. Si une étape nécessite une contribution d’un commentateur, le flux de travail s’interrompt automatiquement jusqu’à ce que cette entrée soit fournie.

Vérifiez qu’au moins un rôle assigné reste défini comme répondeur. Le modèle satisfait à la règle exigeant au moins un décideur par étape.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et vos mises à jour s’appliquent au canevas visuel.
Cliquez sur Enregistrer et publier.

Remarque : L’historique du flux de travail affiche une icône distincte pour les répondants et une étiquette distincte pour les commentateurs. En fonction des exigences de réponse, la visibilité de l’historique du Flux de travail change. Par exemple, si tous les membres ou au moins un membre doivent répondre en tant que commentateurs.

Gérer les commentateurs sur un Flux de travail en vol

Accédez au flux de travail actif.
Ouvrez le panneau latéral 'Flux de travail' et cliquez sur les points de suspension verticaux.
Sélectionnez Gérer les personnes assignées. La fenêtre Gérer les personnes assignées s’ouvre.
Effectuez l’une des actions suivantes au besoin :
- Modifiez le type d’un rôle existant entre répondeur et commentateur.
- Ajoutez des utilisateurs individuels en tant que commentateurs dans la section « Personnes assignées supplémentaires ». Les attributions d’utilisateur ou de rôle mises à jour sont répertoriées dans la fenêtre.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. La fenêtre se ferme et un courriel de notification est automatiquement envoyé à tous les commentateurs nouvellement assignés.

Soumettre des commentaires en tant que commentateur sur le Web

Accédez à l’item ou ouvrez la tâche à partir de Mes items ouverts. Les détails de l’item et le formulaire de réponse au flux de travail s’affichent. Le menu déroulant Statut/Décision de réponse est masqué.
Saisissez vos commentaires dans le champ « Commentaires ». Votre texte apparaît dans la zone de saisie du commentaire.
Facultatif : Téléversez des fichiers ou ajoutez des annotations à l’aide de la superficie « Joindre un fichier ». Les fichiers joints ou les documents annotés apparaissent répertoriés dans la section pièces jointes.
Cliquez sur Soumettre. Vos dossiers de soumission. Une nouvelle saisie étiquetée avec votre rôle apparaît dans le panneau Historique du flux de travail, et les commentateurs requis verront l’item effacé de leur liste Mes items ouverts.