Configurer les automatisations des agents

Configurer une automatisation planifiée

Configurez votre agent pour qu’il s’exécute automatiquement à une fréquence récurrente - aucun événement de projet requis.
Remarque : L’automatisation ne sera pas active tant qu’elle n’aura pas été basculée sur « Actif » et enregistrée.

1. Le type de déclenchement étant défini sur Planifié, ajoutez une description facultative pour identifier ce que fait cette automatisation.

2. Sous Échéancier, ouvrez le menu Exécuter et sélectionnez une fréquence : Tous les jours, Jours de la semaine, Hebdomadaire, Mensuelle (par date) comme le 15 de chaque mois, ou Mensuelle (par jour) comme le deuxième lundi de chaque mois.

3. Sous Livraison, choisissez où apparaît la sortie de l’automatisation :

   • Destination : là où les résultats sont publiés (par exemple, un message direct avec l’agent ou dans un canal spécifique).

   • Placement : comment les résultats sont organisés (comme un nouveau message à chaque exécution ou dans la même conversation).

4. Facultatif : Sous Livraison supplémentaire, livrez les résultats à un canal externe. Laisser comme Aucun si ce n’est pas nécessaire.

5. Continuez à tester une automatisation et à activer une automatisation ci-dessous.

Configurer une automatisation d’événements d’application

Définissez l’événement Procore qui provoque l’exécution automatique de votre agent.
Remarque : L’automatisation ne sera pas active tant qu’elle n’aura pas été basculée sur « Actif » et enregistrée.

1. Définissez le type de déclencheur sur Événement d’application.

2. Sous Source de déclenchement, sélectionnez la plateforme connectée qui fournit l’événement de déclenchement (par exemple, Procore).

3. Entrez un nom pour l’automatisation. (Obligatoire)

4. Ajoutez une description de ce que fait cette automatisation. (Facultatif)

5. Sous Déclencheur, sélectionnez l’événement de projet qui provoquera le lancement de l’agent, tel que :

   • QRT créée : l’agent s’exécute lorsqu’une nouvelle QRT est créée dans un projet.

   • Livrable mis à jour : l’agent s’exécute lorsqu’un livrable est modifié.

   • Rapport journalier terminé : L’agent s’exécute lorsqu’un rapport journalier est marqué comme terminé.

6. Facultatif : Ajoutez des filtres de déclenchement. Après avoir sélectionné un événement de déclenchement, un champ Ajouter des filtres de déclenchement apparaît pour que vous puissiez décrire vos règles d’exécution en langage simple. Cela réduit les scénarios qui dirigent l’agent, ce qui s’aligne sur votre objectif et évite les événements inutiles et l’utilisation du crédit. Envisagez de référencer les champs Procore (tels que Statut, Personne assignée, Date d’échéance) et les options de champ (telles que Ébauche, Ouvert, Fermé), telles que celles-ci :

   • Ordres de changement : ne s’exécutent que lorsque l’événement a un impact sur les coûts de Oui ou Inconnu.

   • QRT : ne s’exécutent que lorsque le Statut de la QRT est Ouvert et que la responsabilité est attribuée à l’Architecte.

7. Continuez à tester une automatisation et à activer une automatisation ci-dessous.
   Remarque : Une automatisation ne s’exécutera pas tant qu’elle n’aura pas été basculée sur Actif et Enregistré.

Tester une automatisation

Exécutez une simulation pour prévisualiser les résultats avant de les activer. Remarque : Un test n’utilise pas de crédits et ne peut pas modifier les items Procore ni prendre des mesures telles que l’envoi de notifications.

• Automatisations planifiées : Dans la section Exécution de test , cliquez sur Exécuter une fois maintenant pour déclencher une exécution unique immédiate.

• Automatisations des événements d’application : Dans la section Déclencheur de test, sélectionnez un item Procore existant (par exemple, sélectionnez une QRT ou un événement de changement spécifique) dans le menu déroulant ou en effectuant une recherche, puis exécutez le test.

  Remarque : Si votre projet ne contient aucun item du type d’événement sélectionné, vous pouvez toujours activer et enregistrer l’automatisation, mais un test ne peut pas être exécuté tant qu’un tel item n’existe pas.

Examinez les résultats dans votre fil de discussion actif pour confirmer que la configuration fonctionne comme prévu. Cela modélise où le résultat peut nécessiter l’approbation humaine. Si nécessaire, ajustez les directives de l’agent ou les paramètres d’automatisation et testez à nouveau.

Définir l’automatisation comme active ou inactive

1. Cliquez sur le bouton à basculepour changer l’automatisation en Actif ou Inactif.
   Remarque : Définir une automatisation sur « Inactif » désactive l’automatisation en arrière-plan tout en préservant vos configurations pour une utilisation future.

2. Pour confirmer votre sélection, lisez l’invite et cliquez sur Activer l’automatisation ou Définir à Inactif. L’automatisation n’est pas en ligne tant que vous n’avez pas également enregistré vos modifications comme décrit à l’étape suivante.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en haut du panneau de configuration de l’agent.

    Important

   • Crédits : Lorsqu’une automatisation active s’exécute, le système déduit des crédits du solde de votre projet. Les événements en direct de l’application sont traités par lots de 1 à 5 minutes pour optimiser la consommation de crédit. En savoir plus dans la section Comment les automatisations d’événements d’applications sont regroupées ci-dessous.
   • Critique : Examiner constamment l’exactitude des résultats automatisés en direct. Un test réussi ne remplace pas la vérification humaine continue.
   • Limite du système : Le système suspend automatiquement les automatisations lorsque les limites de taux d’activité sont dépassées, afin de protéger votre solde de crédit. Voir Gestion des erreurs ci-dessous.

Comment les événements d’automatisation sont regroupés

Procore regroupe intelligemment les modifications de projet fréquentes à l’aide de fenêtres d’événements mobiles.

• Fenêtre de 1 minute : Lorsque le premier événement de projet arrive, une minuterie de 1 minute démarre. Si un autre événement se produit pendant cette minute, la minuterie se réinitialise pour regrouper les nouvelles données dans le même lot.

• Bouchon de 5 minutes : La fenêtre de collecte ne cesse de s’agrandir tant que de nouvelles mises à jour continuent d’arriver, jusqu’à un maximum de 5 minutes à partir de l’heure du premier événement. Une fois que 5 minutes se sont écoulées, le système arrête d’attendre et exécute l’agent une fois pour traiter toutes les mises à jour collectées.

• Filtrage des doublons : Tous les événements en double exacts capturés pendant la fenêtre de traitement par lot sont automatiquement filtrés pour assurer un traitement des données propre.

• Prochains cycles de lot : Toute nouvelle mise à jour de projet qui se produit après la fermeture de la fenêtre de 5 minutes lancera automatiquement un tout nouveau lot et redémarrera la séquence du minuteur.

Gestion des erreurs

Procore peut vous informer de l’activité de l’agent et des problèmes potentiels, par exemple, lorsqu’un agent exécute plus de 20 fois en une minute. Le système met en pause l’automatisation et ses tâches en arrière-plan pour éviter une utilisation excessive du crédit.