Importer des actifs dans l’outil Actifs du projet

Vous pouvez importer des actifs pour créer de nouveaux dossiers ou mettre à jour ceux existants. En cas d’importation à partir de l’outil Actifs du projet, les actifs sont ajoutés à la fois au projet et à l’outil Actif de l’entreprise.

• Permissions d'utilisateur requises

• L’ID d’actif doit être unique, car chaque instance individuelle est un actif physique distinct, généralement avec son propre numéro de série, et est suivi indépendamment.

• Les enregistrements avec le même ID d’actif sont mis à jour.

• Les champs obligatoires varient selon le type d’actif et l’ensemble de champs associés.

  • Si vous exportez d’abord vos actifs, assurez-vous que la configuration de votre colonne affiche tous les champs obligatoires. L’importation de la feuille de calcul Excel avec des champs obligatoires manquants entraînera l’échec de votre importation.

• Les types de champs suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans l’importation Excel et sont exclus des modèles d’importation : Répertoire Utilisateur de projet (sélection unique), Répertoire Utilisateur de projet (sélection multiple), Utilisateur d’outils (sélection unique) et champs Entreprise.

• Si une entrée échoue, vous pouvez télécharger un fichier d’erreur répertoriant toutes les lignes ayant échoué, avec une raison d’erreur expliquant le problème spécifique pour chaque saisie.

• Plusieurs importations peuvent être effectuées en même temps. Lorsque des doublons apparaissent dans les fichiers, la première version traitée est acceptée; d’autres sont signalés.

Vous devez configurer l’outil Actifs avant de les créer. Suivez le Guide de configuration des actifs ou configurez les paramètres suivants :

• Configurer les types d’actifs

• Configurer les champs Par défaut pour les actifs

• Attribuer des ensembles de champs configurables aux types d’actifs

• Configurer les groupes de Statut des actifs

• Attribuer des groupes de Statut aux types d’actifs

• Créer de nouveaux actifs

• Mettre à jour les actifs existants

1. Accédez à l’outil Actifs du projet.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Créer nouveau.

4. Indiquez si vous souhaitez télécharger un modèle par ensemble de champs ou avec les champs d’un type d’actif spécifique.

   • Groupe de champs

     1. Sélectionner par Ensemble de champs

     2. Sélectionnez l’ensemble de champs.

   • Type d’actif

     1. Sélectionner par type d’actif.

     2. Sélectionnez le type d’actif.

5. Suivez les directives du modèle pour préparer l’onglet « Actifs » dans le fichier Excel.

6. Préparez le fichier selon les instructions.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Type : La catégorie ou le type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la toute fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs attribué à ce type d’actif.

   • Métier : Le métier associé à l’actif.

   • Nom : Un nom descriptif pour l’actif.

   • Identifiant : Un code alphanumérique unique pour l’actif. Ce code doit être unique à l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type d’actif soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est remplie avec les statuts définis dans le groupe de statut attribué à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo d’espace réservé ou représentative. Le téléversement d’une nouvelle photo remplacera l’existante.

   • Lieu : Le lieu physique de l’actif dans la hiérarchie des lieu du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: La coordonnée de longitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Descriptif : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

7. Enregistrez le fichier.

8. De retour dans Procore, sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d’actifs préparé.

   • Glisser-déposer le fichier d’actifs préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

9. Cliquez sur Importer.

1. Accédez à l’outil Actifs au Niveau projet.

    Conseil

   Vous pouvez exporter vos actifs vers Excel, effectuer des mises à jour en bloc dans le fichier, puis le réimporter. Lors de l’exportation vers Excel, assurez-vous d’inclure tous les champs obligatoires pour vos types d’actifs dans la configuration de votre colonne. Le système a besoin de ces mêmes champs obligatoires pour traiter avec succès le fichier lorsque vous le réimportez.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Mettre à jour existant.

4. Mettez à jour un modèle exporté ou précédemment importé avec les nouvelles informations.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Type : La catégorie ou le type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la toute fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs attribué à ce type d’actif.

   • Métier : Le métier associé à l’actif.

   • Nom : Un nom descriptif pour l’actif.

   • Identifiant : Un code alphanumérique unique pour l’actif. Ce code doit être unique à l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type d’actif soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est remplie avec les statuts définis dans le groupe de statut attribué à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo d’espace réservé ou représentative. Le téléversement d’une nouvelle photo remplacera l’existante.

   • Lieu : Le lieu physique de l’actif dans la hiérarchie des lieu du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: La coordonnée de longitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Descriptif : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

   Remarque : Vous pouvez également télécharger un modèle pour cet actif sous l’option Créer nouveau et ajouter des lignes pour les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour. Une fois importés, les enregistrements avec un ID d’actif correspondant seront mis à jour dans le registre de l’Entreprise.

5. Enregistrez le fichier.

6. De retour dans Procore, sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d’actifs préparé.

   • Glisser-déposer le fichier d’actifs préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

7. Cliquez sur Importer.