Quel effet aura-t-il sur les champs personnalisés/les ensembles de champs paramétrables sur notre ancienne solutions pour les contrats?
Remarques
Ce FAQ représente un moment unique. Les versions futures peuvent avoir un impact sur les informations ci-dessous.
- Ce FAQ a été écrit pour les clients Procore qui ont engagé l’équipe Solutions personnalisées de Procore pour développer des champs personnalisés, des formulaires personnalisés ou des sections personnalisées pour l’outil Engagements et Contrats principaux.
- Cette FAQ contient des informations important liées à l'annonce de Procore concernant la mise à jour «Admin : ensembles de champs configurables, champs personnalisés et sections personnalisées pour les engagements et les Contrats principaux» qui sera publiée en août 2021.
- Si votre compagnie n’a PAS de solution personnalisée, les informations de cette page n’auront aucun effet sur votre environnement.
Contexte
Ma compagnie a engagé l' équipe des Solutions personnalisées de Procore pour développer un formulaire personnalisé pour les outils Engagements et Contrats principaux de notre projet. Ce formulaire comprenait des champs personnalisés pour nos bons de commande, nos contrats de sous-traitance et nos contrats principaux. Étant donné que notre engagement a eu lieu avant la publication de la mise à jour «Admin : ensembles de champs personnalisés, champs personnalisés et sections personnalisées pour les engagements etles contrats principaux », nous voulons comprendre comment cette mise à jour affectera nos solutions personnalisées dans les outils Finances du projet de Procore?
Réponse
Si votre compagnie engage l’équipe solutions personnalisées de Procore à développer un formulaire personnalisé et que ce formulaire a inclus un (1) ou plusieurs champs personnalisés, l’équipe de migration de Procore transférera vos champs personnalisés hérités à l’outil Admin au niveau de la compagnie pour vous. Tant que vous ne modifiez PAS les paramètres de champ ou les ensembles de champs paramétrables migrés, les fonctions prévues de votre ou vos anciennes solutions personnalisées ne seront pas affectées par cette mise à jour.
En plus de mettre à jour l’outil Admin au niveau de la compagnie, l’équipe de migration de Procore effectue également les actions suivantes pour garantir que l’expérience dans votre environnement est aussi transparente que possible :
- Transfère tous vos champs personnalisés hérités pour vos contrats vers l’onglet « Champs personnalisés » de la page « Contrats » de l’outil Admin de la compagnie.
- Crée de nouveaux ensembles de champs paramétrables personnalisés dans l’outil Admin de la compagnie nommé : [Nom de votre compagnie] par défaut. Vous verrez un ensemble de champs paramétrables personnalisé distinct pour chaque type de contrat avec une solution personnalisée héritée (par exemple, des contrats principaux, des bons de commande et des contrats de sous-traitance).
- Ajoute tous les champs personnalisés existants aux ensembles de champs paramétrables nouvellement créés. Pour chaque ensemble de champs paramétrables créé, vous verrez « par support client » dans la colonne « Dernière modification ».
Une fois la migration terminée, il est important de vous rappeler que la fonction de champs personnalisés et d’ensembles de champs paramétrables ne fournit à votre compagnie que la capacité à gérer automatiquement l’utilisateur Procore interface pour l’outil Engagements et Contrats principaux. Il ne vous permet PAS d’ajouter, de modifier ou de supprimer les champs personnalisés hérités de tout formulaire personnalisé hérité.
Avertissements et avertissements importants au sujet des champs personnalisés hérités et des formulaires personnalisés hérités
Un formulaire personnalisé est un fichier de document portable (PDF) construit par Procore qui peut être adapté aux devis de votre compagnie. Étant donné que vos formulaires personnalisés hérités ont été adaptés aux besoins uniques de votre entreprise au moment de sa création, il est important de rappeler aux clients Procore que tous les formulaires personnalisés hérités sont assujettis à des limitations spécifiques. Pour plus de détails, voir Quelles sont les limites des formulaires personnalisés?
Avertissement
Une fois le processus de mise à jour et de migration logicielle terminé, votre administrateur Procore a la permission de gérer les modifications dont vous avez besoin. Cependant, il est important de savoir que l’ajout, la modification ou la suppression d’un champ personnalisé hérité (ou d’un ensemble de champs paramétrables nouvellement créé et de tous les paramètres de champs personnalisés hérités) il existe un risque de modifier définitivement le comportement des formulaires personnalisés hérités qui y sont liés. Dans un plus petit nombre de cas, les modifications peuvent également entraîner une perte de fonction permanente.
Avant de modifier l’un de vos champs personnalisés hérités, sachez que :
-
Les champs personnalisés hérités sont soumis à de nouvelles limites d’ensemble de champs paramétrables
Les outils Contrats, Engagements, Financement et Contrats principaux sont limités à un maximum de trente (30) champs par ensemble de champs paramétrables. Pendant le processus de migration, Procore transfère tous vos champs personnalisés existants vers la nouvelle fonctionnalité, même si le nombre total de champs est supérieure à la limite. Cependant, si vous décidez de supprimer un champ personnalisé hérité lorsque le nombre de champs d’un ensemble de champs paramétrables est supérieure à cette limite, Procore continue d’appliquer la limite. Cela signifie que vous ne pourrez PAS ajouter un champ supplémentaire à prendre sa place à moins que le nombre de champs ne soit sous la limite de l’ensemble de champs.Exemple
Lorsqu’un ensemble de champs paramétrables dépasse sa limite maximale de champs, le bouton Ajouter un champ personnalisé est grisé et indisponible. Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur le bouton pour afficher l’info-bulle « Champ personnalisé limité atteint » illustrée ci-dessous.
- La suppression d’un champ personnalisé hérité avec un type de champ non pris en charge supprime définitivement les fonctions associées de votre environnement
Il existe un petit nombre de types de champs hérités qui ne peuvent pas être ajoutés à la nouvelle fonctionnalité de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Pour résoudre cette limitation, l’équipe de migration de Procore a transféré manuellement ces types de champs non pris en charge de vos champs personnalisés hérités vers l’outil Admin de la compagnie. Cependant, il est essentiel de savoir que si vous choisissez de supprimer l’un de ces champs personnalisés hérités possédant l’un des types de champs suivants, vous ne pourrez PAS ajouter ce champ dans Procore. En raison de cette limitation, vous êtes conseillé de supprimer uniquement les champs hérités de Procore lorsque vous êtes certain que vous ne les exigez plus dans l’environnement Procore de votre compagnie :- Monnaie
- Durée
- Lieu
- Attacher de fichier
- Boutons radio
Exemple
Lorsqu’un champ personnalisé hérité a un type de champ non pris en charge, le bouton Ajouter est grisé et indisponible. Vous pouvez également passer le curseur de votre souris sur le champ pour afficher une info-bulle qui indique que le type de champ n’est pas pris en charge.
- Modifier le paramètre afficher/masquer pour un champ personnalisé hérité affiche/masque uniquement un champ personnalisé dans l’utilisateur Procore interface
Si vous choisissez de masquer un champ personnalisé hérité qui a été précédemment affiché dans l’interface de l’utilisateur de Procore, vos utilisateurs finaux perdront les capacité à saisir des données dans ce champ. Étant donné que les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour de produits que les modèles par défaut de Procore (voir Quelles sont les limites des formulaires personnalisés?), votre formulaire personnalisé continuera d’afficher le champ personnalisé hérité. Cependant, étant donné que les utilisateurs ne saisissent PAS ce interface d’utilisateur de données, le champ personnalisé sera vide.Exemple
Dans cet exemple, Procore a migré un champ personnalisé hérité nommé « Obligations requises » dans l’onglet Champs personnalisés de la page « Contrats » de l’outil Admin au niveau de la compagnie. Une fois la migration terminée, un administrateur Procore a choisi de masquer ce champ. Cependant, étant donné que les formulaires personnalisés ne reçoivent PAS les mêmes mises à jour de produits disponibles avec les modèles par défaut de Procore, le même formulaire personnalisé continue d’afficher le champ « Obligations requises ». Étant donné que votre administrateur Procore restreint vos utilisateurs à saisir des données dans le champ « Obligations requises », l’étiquette de champ continue d’apparaître dans le formulaire personnalisé et la valeur de ce champ sera vide.
- La désactivation des sélections de liste déroulante d’un champ personnalisé hérité supprimera également la capacité d’exporter des données pour cette sélection
Par exemple, si votre champ personnalisé hérité est une liste déroulante et que vous supprimez la sélection « Contrat des matériaux » de cette liste, les utilisateurs ne pourront plus exporter les données « Contrat de matériaux » avec cette sélection. Lorsque vous apportez des modifications comme cela, Procore vous recommande de toujours consulter les utilisateurs finaux de votre compagnie avant de supprimer des items, de sorte que les utilisateurs ne sont pas surpris de trouver une sélection nécessaire manquante.Exemple
Dans cet exemple, nous vous montrons comment un administrateur Procore peut désormais supprimer une (1) ou plusieurs sélections d’un type de champ « Sélection unique (déroulante) » nommé « PDF Type ». Dans cet exemple, l’administrateur Procore décoche la case « Contrat de matériaux », qui correspond à un ancien formulaire personnalisé qui permet aux utilisateurs d’exporter des données spécifiques d’un contrat de sous-traitance au format fichier de document portable (PDF). La boîte de dialogue « Modifier le champ » ci-dessous vous montre comment désactiver une option lors de la modification d’un champ personnalisé dans l’outil Admin de la compagnie.
Une fois l’option supprimée, elle n’apparaîtra plus comme une sélection pour vos utilisateurs dans l’utilisateur interface. Lorsque l’option n’est plus présente, vos utilisateurs finaux n’auront plus accès au formulaire personnalisé hérité que vous avez conçu pour que vos utilisateurs exportent un PDF depuis Procore. N’oubliez pas, selon la personnalisation de votre environnement, les options et les fonctions de ces options peuvent être différentes de ce qui est illustré ici.
- L’ajout d’une option à un champ personnalisé hérité n’ajoute que ce champ à l’utilisateur Procore interface
Il est important de comprendre que les nouveaux champs personnalisés ne mettent PAS automatiquement à jour vos anciens formulaires personnalisés avec ce nouveau champ. L’ajout de nouvelles options ne met à jour que l’utilisateur procore interface. Il n’ajoute pas automatiquement ce champ à vos formulaires personnalisés hérités. Si vous ajoutez des champs personnalisés, vos utilisateurs finaux peuvent signaler de voir des messages d’erreur lors de l’utilisation d’un formulaire personnalisé pour exporter les données vers PDF.Exemple
Les exemples ci-dessous vous montrent les messages d’erreur possibles qui pourraient apparaître. Gardez à l’esprit que chaque environnement Procore est unique, de sorte que les messages que vous voyez peuvent être différents.
Questions courantes
Pour en savoir plus sur le processus de migration, consultez les réponses à ces questions courantes ci-dessous :
Comment trouver des ensembles de champs paramétrables personnalisés contenant des champs personnalisés hérités?
Si vous êtes l’administrateur Procore de votre compagnie, vous trouverez vos ensembles de champs paramétrables nouvellement créés et les champs personnalisés hérités dans l’outil Admin de la compagnie. Sous « Paramètres du projet », cliquez simplement sur la page de lien « Contrats ». Reportez-vous ensuite à l’exemple ci-dessous.
Exemple
L’étiquette de l’image ci-dessous vous montre comment trouver des ensembles de champs paramétrables nouvellement créés contenant vos champs personnalisés hérités.
- (1) Par défaut de Procore. Il s’agit du modèle par défaut de l’onglet Ensemble de champs paramétrables de contrats. Ce modèle est fourni automatiquement à tous les clients Procore.
- (2) Ensemble de champs paramétrables migrés. L’équipe de migration Procore crée un ou plusieurs nouveaux ensembles de champs paramétrables personnalisés dans l’outil Admin de la compagnie nommé : « Par défaut [nom de votre compagnie]. Vous verrez un ensemble de champs paramétrables personnalisé distinct pour chaque type de contrat avec une solution personnalisée (par exemple, contrats principaux, bons de commande et contrats de sous-traitance).
- (3) Dernière modification. Dans cette colonne, Procore vous montre que la liste a été modifiée pour la dernière fois par le service à la clientèle.
Si vous souhaitez consulter vos anciens champs personnalisés dans un ensemble de champs paramétrables migré, cliquez sur Modifier sur la page ci-dessus. Ensuite, comme illustré ci-dessous, faites défiler vers le bas de la page de l’ensemble de champs paramétrables. Vos champs personnalisés hérités s’afficheront dans toutes les sections personnalisées héritées qui ont été créées, ainsi que le paramètre par défaut.
Comment Procore nomme-t-il nos champs personnalisés hérités lors de la migration?
L’équipe de migration de Procore conserve le nom d’origine attribué à votre ancien champ personnalisé au moment de sa création par l’équipe Solutions personnalisées de Procore. Ce nom doit vous être fourni après sa création ou le moment où il a été modifié. La seule exception à cette règle est que si vous avez deux (2) champs personnalisés qui ont utilisé le même nom dans plusieurs (1) outils Procore. Dans ces cas, on suppose que les champs sont identiques et que ces champs ont été fusionnés. Dans de rares cas, les champs fusionnés peuvent ne pas être souhaités. S’il s’agit du cas, veuillez contacter le service à la clientèle de Procore pour obtenir de l’aide.
Que faire si je souhaite modifier un formulaire personnalisé?
Si vous souhaitez modifier un formulaire personnalisé ou en concevoir un nouveau, vous pouvez continuer à utiliser les services complémentaires de Procore pour vos besoins de personnalisation. Pour en savoir plus, visitez Solutions personnalisées Procore.
Puis-je continuer à engager des solutions personnalisées Procore pour les champs personnalisés?
Oui. Procore reconnaît que chaque organisation et toute équipe ont des exigences commerciales différentes et des contraintes uniques. Bien que la plupart des entreprises attendent avec anxiété nos nouvelles options en libre-service, d’autres voudront peut-être continuer à utiliser le service complémentaire Solutions personnalisées De Procore. S’il s’agit du cas de votre organisation, l’administrateur Procore de votre compagnie peut continuer à demander une engagement. Pour plus de détails, voir Solutions personnalisées Procore.