Comment utiliser des balises avec des dates d’expiration dans la planification des ressources ?

Contexte

Les balises sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés à la fois aux personnes et aux projets dans la planification des ressources. Pour les personnes, les étiquettes peuvent stocker des dates d’expiration, ce qui peut aider à suivre le moment où des mesures doivent être prises, par exemple lorsqu’une personne doit suivre une formation ou mettre à jour une certification. Les étiquettes courantes incluent CPR, chariot élévateur, OSHA, etc. Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les balises qui arrivent à expiration ou suivre les dates d’expiration à l’aide du rapport Balises nécessitant une action.

Réponse

Pour utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration, procédez comme suit :

  1. Configurer les balises pour la planification des ressources
  2. Attribuer des étiquettes aux personnes
  3. Configurer et attribuer des profils de notification
  4. Attribuer des profils de notification à des personnes
  5. Exporter le rapport des balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour la planification des ressources

Tout d'abord, créez les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de l'étiquette, cochez la case pour suivre la date d'expiration et entrez un nombre de jours pour être averti avant l'expiration de l'étiquette.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon.
  3. Click Tags.
  4. Optional: To group tags in categories, click the Group Tags in Categories? toggle to ON.
    1. To create a new tag Category, click New in the 'Categories' section.
    2. Enter the Category Name.
    3. Click Save.
  5. In the Tags section, click New.
  6. Configure your tag with the following properties:
    1. Name*. Enter the name of the tag.
    2. Color. Enter the color of the tag.
    3. Require Expiration Date. Mark this checkbox if the tag requires an expiration date.
      Note: If requiring an expiration date, the expiration date needs to be added when adding the tag to a person's profile. This is commonly used to track a person's certifications. For more information, see How do I use tags with expiration dates?
    4. # Days Warning Ahead of Expiration. Enter the number of days in advance the person will be notified when their tag is expiring.
    5. Globally Accessible to All Groups. Mark this checkbox if you want to make this tag available in all groups. See Configure Groups for Resource Planning.
    6. Groups*. If you choose not to make the tag available to all groups, select which groups should have access to the tag.
    7. Abbreviations (5 Characters). Enter the tag's abbreviation.
    8. Categories. If you chose to categorize your tags, select the categories in which the tag should appear.
  7. Click Save.

2. Attribuez des étiquettes aux personnes

Ensuite, attribuez l'étiquette aux personnes et entrez la date d'expiration. La date d'expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date à laquelle sa certification expire.

You can take the following actions from the following tools:

Manage Tags from the Resource Planning Tool

Add Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  7. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  8. Click Save.

Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click the edit icon-edit2.png icon.
  6. Update the tag information.
  7. Click Save.

Bulk Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Mark the checkboxes for the users you want to edit.
  4. Click the edit icon-edit2.png icon.
  5. Select the tag.
  6. If prompted, add the expiration date.
  7. Click Save.

Remove Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon.
  7. Click Delete to confirm.

Manage Tags from the Company Directory Tool

Add Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click Add Tags in the 'Tags' section.
  7. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  8. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  9. Click Save.

Edit Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the edit icon-edit2.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Update the tag information.
  8. Click Save.

Remove Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Click Delete to confirm.

3. Configurer et attribuer des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l’expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et attribuez-le aux utilisateurs qui doivent recevoir les alertes.
Remarque : Les utilisateurs ne peuvent avoir qu’un seul profil de notification à la fois.

  1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png .
  3. Sélectionnez Profils de notification .
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Entrez le nom du profil de notification.
  6. Sélectionnez les notifications souhaitées sur les balises que l'utilisateur doit recevoir :
  7. Cliquez sur Enregistrer.

4. Attribuer des profils de notification aux personnes

Après avoir configuré le profil de notification, attribuez-le à l’utilisateur qui doit recevoir l’alerte. Voir Modifier des personnes dans la planification des ressources.

5. Exporter le rapport sur les balises nécessitant une action

Pour afficher un rapport sur les balises expirées ou dans leur fenêtre d’avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click Reports and select Tags Requiring Action.
  3. From the drop-down list, choose the Category of tags.
  4. Mark the checkboxes for the Tags to include in the report.
    Note: You can only choose tags that are configured with an expiration date.
  5. Configure your report with the following options:
    • To 'Include Tags that are not expired but within their warning range,' move the toggle to the ON position. See How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?
      Note: If this toggle is OFF, only expired tags are included in your report.
    • To 'Show Employee Number,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Employee Job Title,' move the toggle to the ON position.
    • Select whether to display the tag by Name, Abbreviation, or Both.
    • To 'Show Expiration Date,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Time Until Expiration,' move the toggle to the ON position.
  6. Click the export icon-export-wfp.png icon, then select to download a CSV or PDF. 
    • If exporting a PDF, select the page orientation and paper size.
  7. Click Export CSV or Export PDF.
 Tip

If a report does not immediately download, you can check the status by navigating to Reports and Queued Download.

Voir également