Créer un rapport de facturation dans Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations

Objectif

Créer un rapport facture dans Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations.

Contexte

Le rapport de facturation vous permet de signaler factures fournisseurs soumis dans n’importe quel projet. Ceci est utile si vous souhaitez savoir beaucoup que vous avez été facturé dans un mois donné, ou si vous souhaitez voir quelles factures du mois dernier sont toujours en attente d’approbation.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • « Accès complet » au projet ou supérieur.
    Note: Les utilisateurs disposant de permissions « Accès complet » ne peuvent créer facture rapports que pour les projets auxquels ils ont accès.

Étapes

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur l’onglet Rapports .
   Note: L’outil Rapports ouvre automatiquement l’onglet Rapports personnalisés.
2. Cliquez sur le menu déroulant Rapport par et sélectionnez Facture.
   
   
    
3. Cliquez sur l’icône Filtres  pour développer le panneau Filtres.
4. Cliquez sur Colonnes.
   C’est ici que vous sélectionnerez les points de données spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre rapport (voir l’exemple ci-dessous).
   
   • Pour sélectionner des colonnes :
     1. Cliquez sur une section pour voir les options.
     2. Cochez les cases à côté des colonnes que vous souhaitez inclure dans votre rapport.
5. Cliquez sur Regroupements pour développer la section pour différentes options de regroupement. Les regroupements aident à créer une distinction visuelle entre les sections et peuvent être utilisées pour calculer les sous-totaux par groupe. L’image ci-dessous montre le nom du contrat et le statut de la facture comme regroupement.
   • Pour sélectionner ou gérer des regroupements :
     1. Sélectionnez un point de données dans le menu déroulant par lequel regrouper.
     2. Voici les options offertes :
        • Pour ajouter un regroupement, cliquez sur l’icône plus à côté de « Ajouter un autre regroupement ».
          Remarque : Vous pouvez avoir jusqu’à trois regroupements sur un rapport.
        • Pour supprimer un regroupement, cliquez sur l’icône supprimer à côté du regroupement.
        • Pour réorganiser les regroupements, cliquez sur l’icône de poignée  de réorganisation et faites glisser un regroupement vers un autre lieu.
        • Pour afficher les sous-totaux d’un regroupement, cliquez sur le bouton Sous-total en position ACTIVÉ .
          OU
          Pour masquer les sous-totaux d’un regroupement, cliquez sur le bouton Sous-total pour basculer en position DÉSACTIVÉ .
6. Pour continuer à défaire votre rapport, faites défiler jusqu’à Affiner.
   Par exemple, vous pouvez choisir de signaler uniquement les factures en attente d’approbation ou de rapport uniquement sur les factures soumises dans un certain mois.
   
   • Pour affiner le rapport :
     1. Cliquez sur une section sous Affiner pour voir les options.
     2. Cochez les cases à côté des filtres par lesquels vous souhaitez affiner le rapport.

         Conseil

        Si vous avez configuré une intégration pour la Gestion financière du portefeuille et la Planification des immobilisations compte et que vous envoyez factures aux comptes fournisseurs, vous pouvez affiner votre rapport pour afficher factures qui n’ont pas encore été envoyées à AP. Vous pouvez également extraire le statut « Envoyé vers AP » sous forme de colonne à voir dans divers rapports.
7. Optionnel: S’il existe une certaine combinaison de filtres que vous préférez, vous pouvez enregistrer l’affichage actuel du rapport. Les affichages que vous enregistrez peuvent être sélectionnés à tout moment dans le menu déroulant « Affichages enregistrés ».
   • Pour enregistrer votre affichage :
     1. Cliquez sur Enregistrer l’affichage actuel.
        
     2. Entrez un nom pour le rapport dans le champ Nom du rapport.
     3. Cliquez sur Enregistrer.
8. Optionnel: Pour exporter une copie du rapport sur votre ordinateur, cliquez sur Exporter.
   Un fichier Microsoft Excel sera téléchargé sur votre ordinateur.

Voir également

• Créer un rapport personnalisé dans Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations
• Quels sont les points de données disponibles pour les rapports personnalisés dans Gestion financière du portefeuille et Planification des immobilisations?