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Procore

Envoyer une facture gc/client par courriel à partir de l’outil Facturation avancée

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 Version limitée
flag-us.pngflag-canada.png L'outil Facturation proportionnelle n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée) . 

Objectif

Envoyer un eg/client facture à un entrepreneur général ou à un client pour demander le paiement.

Contexte

Après avoir créé un facture, vous pouvez l’envoyer à un entrepreneur général ou à un client par courriel. Si le entrepreneur général ou le client envoie une réponse à ce courriel, la réponse apparaîtra dans l’onglet Courriels de la facture.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel pour envoyer une copie PDF de l'onglet Détails aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans le courriel sortant.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Facturations avancées du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet GC/Client . Cliquez ensuite sur le contrat client avec lequel vous souhaitez travailler.
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Cliquez sur Afficher à côté de la facture que vous souhaitez envoyer par courriel.
  5. Cliquez sur Envoyer la facture.
    email-invoice.png
    Remarque
    Le bouton Envoyer la facture par courriel pour envoyer une copie PDF de l'onglet Détails aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans le courriel sortant.
  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Entrez les noms de tous les destinataires. Il s’agit généralement du entrepreneur général ou du client à qui vous demandez le paiement.
    • Cc : Entrez les noms des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer une copie conforme du courriel.
    • Privé. Cochez cette case pour limiter l'accès au courriel de facturation aux destinataires. Les utilisateurs avec la permission « Admin » ont toujours la permission d'accéder au courriel de facturation.
    • Sujet. Ce champ se remplit automatiquement avec le numéro de la facture.
    • Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
    • Message. Incluez tout message concernant la facture que vous souhaitez envoyer aux destinataires.
  7. Cliquez sur Envoyer.
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît. Procore envoie une copie de l'onglet Détails sous forme de pièce jointe PDF au(x) destinataire(s) désigné(s) sous forme de message électronique. Un enregistrement du message sortant est enregistré dans l'onglet « Courriels » de la facture. Toutes les réponses au courriel doivent être envoyées à l'adresse « À » et sont également enregistrées dans l'onglet « Courriels ».