Prise en main de la gestion de documents - Norme de dénomination
Aperçu
Contexte
Votre équipe connaîtra facilement l'auteur et le but de chaque document grâce aux normes de dénomination des documents cohérentes dans tous vos projets. L'outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées, ce qui simplifie le processus de téléversement. Il détermine si un téléversement doit être associé à des révisions précédentes ou devenir un tout nouveau document.
Comment ça marche
L'outil de gestion de documents peut utiliser des codes d'attribut de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont téléversées avec un nom et un format identiques à ce qui existe déjà, le système empile ces révisions dans un seul conteneur de document avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication de fichiers et permet à tout le monde de travailler avec les dernières informations.
Sur la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour certains ou tous les documents de votre projet.
Important
Étant donné que l'outil de gestion de documents utilise le nom et le format du document (par exemple PDF) pour identifier automatiquement les révisions ultérieures, il est important que vos normes de dénomination contiennent l'ensemble complet des champs qui identifient de manière unique un conteneur de document, mais pas chaque révision indépendante qu'il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d'un même document soient suivies dans un seul conteneur de documents, votre norme de dénomination ne doit PAS inclure des champs spécifiques à la révision tels que le statut, le code de révision, l'auteur ou des dates de toute nature.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de dénomination de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela évite les incohérences et les remaniements en cours de route.
Avant de configurer la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents nécessitent l'application d'une norme de dénomination?
- Quelle combinaison et quel ordre d'informations dans le nom aideraient votre équipe à mieux comprendre l'objectif d'un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire?
- Quelle combinaison d'informations dans le nom garantirait que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement?
- Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et vos soumissions techniques doivent être nommés en tant que numéro de discipline de type de projet (par exemple ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, comme les rapports ou les suivis, peuvent conserver leur nom de fichier d'origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) » situé à Londres, au Royaume-Uni, et que votre projet respecte les normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de dénomination structurée pour vos plans :
Projet - Auteur - Volume/Système - Lieu - Type - Discipline - Numéro.
Considérons un plan d'architecture pour le quatrième étage avec la désignation de volume/système « ZZ » et numéroté « 401 ». Ce plan a été émis par John Moore & Associates (JMA), l'architecte du projet.
Conformément à votre convention de dénomination, le fichier de ce plan serait étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si cette norme de dénomination était configurée dans l'outil de gestion de documents, le système nécessiterait chacun de ces champs lors du téléversement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était téléversé sur le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs de document seraient automatiquement étiquetés pour la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche de dénomination systématique garantit la clarté et la cohérence, ce qui facilite l'identification et l'organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l'hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris à nommer les normes dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres, consultez la norme de dénomination « Procore Par défaut» et apportez les modifications nécessaires.
Remarque : Dans la section suivante de ce guide, vous déciderez des types de documents à associer à cette norme de dénomination.