Ce qu'il faut savoir sur les finances du projet + le connecteur Yardi Voyager®

• L'échéancier de synchronisation pour les onglets ERP suivants s'exécute tous les jours à 5 h 00 HNE : codes de coûts, fournisseurs, travaux

Ajouter des codes de coûts à importer dans Procore

• Permission d'utilisateur requise :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet
• Prérequis :
  • L'outil Intégrations ERP doit être activé sur le compte Procore de votre compagnie.
  • Le projet doit être configuré pour utiliser la liste Yardi Voyager® de codes de coût standard.
• Délimiteurs de codes de coût pris en charge:
  •  Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP pour Yardi Voyager®, Procore autorise les délimiteurs de code de coût suivants à partir de Yardi Voyager®: trait d'union/tiret (-).

Important

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Ajouter un Yardi Voyager® projet à Procore 

• Restrictions :
  • Si le compte de votre compagnie a une limite de projet, une bannière apparaîtra en haut de la page pour vous informer lorsque la limite de votre projet sera atteinte. 
  • Le nom/ID du projet a une limite de caractères maximale de 16

Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP - Informations supplémentaires:

• Si vous choisissez d'importer un projet de Yardi Voyager® afin de créer un nouveau projet Procore, vous pouvez sélectionner le modèle de projet que vous souhaitez appliquer à votre nouveau projet dans la page « Paramètres d'intégration » de l'outil Intégrations ERP. 
• Il est recommandé de toujours effectuer l'importation avant de créer des engagements (c'est-à-dire des contrats de sous-traitance ou des bons de commande) dans Yardi Voyager®. Les engagements créés dans Yardi Voyager® ne peuvent pas être intégrés. 

Synchroniser les transactions de coût du projet - Informations supplémentaires

• Exigences:
  Les étapes pour activer cette fonctionnalité sont les suivantes :
  • Votre administrateur Procore (ou un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Admin du projet) doit activer la capacité de synchronisation des transactions de coûts du projet. 
  • Votre administrateur Procore doit mettre à jour les affichages budgétaires de votre projet pour effectuer ces étapes :
    1. Si vous avez précédemment ajouté la colonne des coûts directs ERP à un affichage budgétaire Procore, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ». 
    2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des transactions de coûts de projet à vos affichages budgétaires. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à un affichage budgétaire pour les intégrations ERP.

Ajouter un fournisseur Yardi Voyager® au répertoire Procore

• Prérequis :
  • Important! Avant d'ajouter un fournisseur de Yardi Voyager® à Procore, vérifiez toujours qu'un enregistrement de fournisseur correspondant n'existe PAS déjà dans Procore. Si vous n'effectuez pas cette vérification, vous pourriez vous retrouver avec des entrées de fournisseur/compagnie en double ou non liées. 
• Informations complémentaires :
  • Les nouvelles entrées de compagnie héritent automatiquement de l'ID fournisseur Yardi Voyager® approprié.
• Restrictions :
  • L'ID du fournisseur a une limite de caractères maximale de 12

Archiver un fournisseur dans Procore - Informations supplémentaires

• Informations complémentaires :
  • Vous ne pouvez archiver qu'un fournisseur qui n'est pas lié à une compagnie dans Procore. Les liens doivent être dissociés via l'onglet Compagnies de l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie avant de pouvoir être archivés.
  • Si un fournisseur est marqué comme « Inactif » dans Yardi Voyager®, vous pouvez l'afficher en cliquant sur le lien « Archivé » dans le menu Filtres à droite du sous-onglet Fournisseurs.

Exporter un engagement vers Yardi Voyager®

• Prérequis :
  • Configurez l'outil Intégrations ERP pour Yardi Voyager®. 
  • L'outil Engagements doit être un onglet actif du projet. 
• Limites :
  • Pour synchroniser un engagement, tous les postes d'une ventilation des coûts (VDC) doivent être liés à des codes de coût et à des catégories de vos listes de codes de coûts standard et de types de coûts synchronisées avec l'ERP.
  • Les engagements synchronisés avec Yardi Voyager® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux. 
  • L'ID de contrat a une limite de caractères maximale de 16
  • La description du contrat a une limite de caractères maximale de 30

Accepter ou rejeter un ODCE pour l'exportation vers Yardi Voyager®

• Prérequis :
  • Le compte de la compagnie doit être intégré à Yardi Voyager®. 
  • L'outil Ordres de changement et engagements doit être un onglet actif du projet. 

Exporter un ODCE vers Yardi Voyager®

• Limites :
  • Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ODCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
  • Si un poste sur un ODCE crée un nouveau poste sur le contrat d'origine, ce nouveau poste ne sera pas reflété sur le contrat Yardi Voyager®. Cependant, le poste budgétaire de l'ODCE sera toujours envoyé à Yardi Voyager®.
  • L'ID de l'ordre de changement a une limite de caractères maximale de 16
  • La description de l'ordre de changement a une limite maximale de 30 caractères

Exporter les factures de sous-traitant de Procore vers Yardi Voyager®

• Restrictions :
  • Les factures dont le montant total est égal à zéro dollar ne peuvent pas être envoyées à Yardi Voyager®. Ces factures ne seront pas synchronisées lors de l'exportation. 
  • Les matériaux actuellement stockés et la retenue de matériaux ne sont pas pris en charge avec l'intégration Yardi Voyager®. Ces valeurs seront ignorées lors de l'envoi de factures à Yardi Voyager®. 
  • Yardi Voyager® ne peut pas accepter les images avec les factures envoyées par Procore. Au lieu de cela, Procore enverra un lien vers la facture dans Procore, afin que Yardi Voyager® utilisateurs puissent afficher toute la documentation associée. Cela nécessitera que ces Yardi Voyager® utilisateurs disposent des permissions appropriées dans Procore.

Importer les coûts directs et les paiements de factures dans tous les projets de Yardi Voyager® à Procore

• Exigences:
  Les étapes pour activer cette fonctionnalité sont les suivantes :
  • Votre administrateur Procore (ou un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Admin du projet) doit activer la capacité de synchronisation des transactions de coûts du projet. 
  • Votre administrateur Procore doit mettre à jour les affichages budgétaires de votre projet pour effectuer ces étapes :
    1. Si vous avez précédemment ajouté la colonne des coûts directs ERP à un affichage budgétaire Procore, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée existante « Coûts directs ERP » et la colonne source « Coûts du projet ERP à ce jour ». 
    2. Après avoir supprimé ces colonnes, vous devrez ajouter les colonnes recommandées pour la synchronisation des transactions de coûts de projet à vos affichages budgétaires. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à un affichage budgétaire pour les intégrations ERP.
• Ajouter une colonne source « Coûts directs » à l'affichage budgétaire de votre projet Procore
  Fournit aux utilisateurs autorisés la possibilité d'ajouter une colonne « Coûts directs » à l'affichage budgétaire de votre projet. 
• Configurer les coûts directs qui apparaissent dans une colonne d'affichage budgétaire donnée
  Fournit aux utilisateurs autorisés la possibilité de configurer les coûts directs qui apparaissent dans chaque colonne avec une source « Coûts directs ». Pour l'intégration avec Yardi Voyager®, les coûts directs des types suivants peuvent être configurés : 
  • Factures de sous-traitant: Ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® Fournisseurs avec un engagement associé.
  • Factures: Ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® Fournisseurs sans engagement associé.
  • Dépenses: Ces coûts directs proviennent de Yardi Voyager® écritures de journal.
• Suivre Yardi Voyager® coûts directs dans un budget Procore
  Une fois que la colonne « Coûts directs » a été ajoutée à un affichage budgétaire, les utilisateurs du projet disposant de permissions d'accès au budget peuvent afficher les totaux forfaitaires des transactions de coûts de projet Yardi Voyager® en tant que valeur de coût direct sur un poste budgétaire. La valeur de cette colonne indique le total des « Coûts directs » de votre projet pour tous les items ayant le statut « En attente », « Réviser et soumettre à nouveau » et « Approuvé ». 
  Remarque: Un approbateur comptable peut synchroniser les détails de la transaction de coût du projet à partir de Yardi Voyager® sur l'onglet Coûts du projet de l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie.
• Afficher les détails de la transaction de coût direct sur un poste budgétaire
  Les utilisateurs du projet avec la permission granulaire « Afficher les détails des coûts directs » activée sur leur modèle de permissions peuvent cliquer sur le lien dans la colonne Coûts directs d'un poste budgétaire pour ouvrir les détails du coût direct. Cette permission granulaire se trouve dans la section « Budget » lors de la configuration d'un modèle de permission.