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Item ou paramètre Procore
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Considérations, limitations et exigences
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paramètres de configuration et calendrier de synchronisation
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- Restrictions :
- Les intégrations sont limitées à (1) Xero™ organisation par (1) site Procore. Un site Procore distinct serait nécessaire si vous souhaitez connecter une autre organisation Xero™.
- Un seul Xero™ utilisateur peut autoriser la connexion entre (1) l'organisation Xero™ et (1) le site Procore. Si vous connectez plusieurs sites Procore à plusieurs Xero™ organisations, des utilisateurs Xero™ supplémentaires seront nécessaires pour configurer l'autorisation.
- Les données de ces outils et items Procore ne se synchronisent PAS avec Xero™:
- Contrat principal/Ordres de changement au contrat principal (ODCCP)
- Factures et paiements du contrat principal
- Budget
- Cartes de présence/Feuilles de temps
- Renseignements supplémentaires
- DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une synchronisation quotidienne des travaux (coûts des travaux) pour les projets intégrés.
- Les synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts des projets et les paiements de factures de sous-traitants importables.
- DONNÉES EXPORTABLES : Les autres enregistrements exportables (factures de fournisseurs et de sous-traitants) doivent être approuvés/acceptés par un approbateur comptable, qui sont les seuls utilisateurs pouvant lancer l'exportation de Procore vers Xero™.
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structure de répartition du travail (SRT)
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- Restrictions :
- La longueur du code de coût ne peut pas dépasser 30 caractères.
- Maximum de 4 000 codes de coûts dans Procore, car vous ne pouvez pas avoir plus de 4 000 produits et services dans Xero™.
- Vous devrez attribuer manuellement les comptes d'achat et de vente aux codes de coûts exportés dans Xero™. Vous pouvez le faire en bloc en utilisant la fonction d'importation/exportation dans Xero™. Voir la documentation deXero™ pour plus de détails.
- Points à considérer :
- Il est fortement recommandé d'utiliser une structure de code de coûts à un ou deux niveaux dans Procore. Veuillez garder à l'esprit que les types de coûts se synchronisent avec Xero™. Chaque type de coût attribué à un code de coût créera un item distinct dans la liste des produits et services dans Xero™.
- Il est recommandé de ne pas utiliser les produits et services existants dans Xero™ pour votre structure de codes de coûts Procore. Si vous souhaitez utiliser des produits et services existants, vous pouvez en discuter avec votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration.
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projets
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- Considération :
- Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.
- Prérequis :
- Important! Votre nouveau projet doit utiliser la « Xero™ Liste des codes de coûts standard » pour que le projet soit éligible pour être envoyé à Xero™. Voir Configurer les préférences de code de coût pour Xero™.
- Un utilisateur doit créer le projet Procore dans l'outil Portefeuille, puis l'envoyer à l'outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur comptable.
- L'outil Intégrations ERP doit être activé sur le projet.
- Le projet du système ERP intégré doit être ajouté en tant que projet Procore.
- Limites :
- Procore ne prend actuellement pas en charge les sous-projets pour Xero™ projets intégrés.
- Les projets Procore ne peuvent pas être supprimés. Cependant, vous pouvez modifier son statut en Inactif.
- Si de nouveaux codes de coûts sont ajoutés à un projet intégré, vous devez les actualiser.
- Après avoir actualisé les codes de coût du projet, vous devrez renvoyer le projet à l'ERP et l'exporter à partir du filtre Prêt pour la mise à jour.
- Dépannage:
- Si le bouton Envoyer à l'ERP n'est pas visible ou disponible, vérifiez si vous avez configuré les codes de coût du projet. Vous devez avoir au moins un (1) code de coût configuré sur le projet avant de pouvoir l'envoyer à l'outil Intégrations ERP.
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compagnies
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- Éléments à considérer
- Il est fortement recommandé d'essayer d'abord de lier tous les Xero™ fournisseurs qui existent déjà dans le répertoire de la compagnie de votre compte Procore.
- Conditions préalables
- Il vous suffit de lier Xero™ fournisseurs actifs qui seront utilisés dans les nouveaux travaux/projets de construction qui seront gérés dans Procore. Les fournisseurs Xero™ inactifs doivent être archivés.
- Une fois qu'un fournisseur dans Xero™ est lié à une compagnie dans Procore, toute modification des informations d'adresse n'est pas synchronisée entre les deux systèmes, car l'adresse de facturation d'une compagnie peut être différente de l'adresse postale qu'un chef de projet utilise pour contacter la compagnie/le fournisseur pour les correspondances liées au projet.
- Renseignements supplémentaires
- Lors de la saisie de données dans le champ « Nom » du sous-onglet « Général », sachez que Xero™ impose une limite maximale de 41 caractères dans le champ « Nom »
- Limites :
- Vous ne pouvez récupérer un fournisseur/compagnie qui a été envoyé à l'outil Intégrations ERP de la compagnie que s'il n'a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur comptable.
- Si vous récupérez avec succès un ordre de changement à partir de l'outil Intégrations ERP, il est placé dans un état modifiable dans l'outil Répertoire.
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engagements
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- Limites :
- Avant de pouvoir dissocier un engagement dans Procore, vous devez supprimer l'engagement dans Xero™.
- La synchronisation horaire automatique doit être terminée avant que vous ne puissiez dissocier l'engagement.
- Une fois qu'un engagement synchronisé est réinitialisé et supprimé, les données sont définitivement supprimées du système et ne peuvent pas être restaurées.
- Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un engagement, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
- Une fois que vous avez configuré l'échéancier de synchronisation des paiements de factures, le processus de synchronisation n'est pris en charge que pour les nouveaux paiements de factures. Il ne sera pas pris en charge sur les paiements de factures préexistants.
- Prérequis:
- Avant de pouvoir envoyer un engagement (par exemple, un bon de commande ou un contrat de sous-traitance) à l'outil Intégrations ERP, l'engagement doit satisfaire ces conditions préalables :
- Numéro d'identification. Doit comporter 255 caractères ou moins.
- Titre. La limite maximale de caractères pour ce champ est de 255 caractères.
- Compagnie sous contrat. Doit être lié à un Xero™ contact.
- Statut. Doit avoir le statut « Approuvé ».
- Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un code de coût Xero™ (Remarque: Vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l'engagement que s'il est lié à un code de coût et à une catégorie existants).
Remarque: La ventilation des coûts du sous-traitant (VVD) n'est PAS incluse dans l'exportation vers Xero™.
- Tout problème conduisant au rejet du comptable doit être traité dans un engagement mis à jour.
- Informations complémentaires :
- Lorsqu'un engagement ou un ordre de changement synchronisé est supprimé de Procore, l'action de suppression est capturée dans le sous-onglet Historique des modifications de l'item individuel.
- Le champ Description d'un engagement n'est PAS requis pour l'exportation vers Xero™.
- Une fois l'engagement renvoyé, le comptable désigné est alerté par une notification automatisée par courriel de Procore avec la ligne d'objet « Résumé quotidien des intégrations ERP ». Cela s'ajoute à la notification automatique par courriel.
- Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.
- Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des pièces jointes dans Procore.
- L'utilisateur peut ajouter ou modifier le numéro de paiement dans Procore.
- Les paiements synchronisés supprimés dans Xero™ ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, contactez le support.
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ordres de changement à l'engagement (ODC)
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- Exigences minimales de l'ODCE:
Avant de pouvoir envoyer un ODCE dans l'outil Ordres de changement à l'outil Intégrations ERP, l'ODCE doit satisfaire aux exigences suivantes :
- Numéro d'identification. Doit comporter 255 caractères ou moins.
- Date de création. La date à laquelle l'ODCE a été créé dans Procore ne sera pas exportée vers Xero™. Ce champ ne peut pas être modifié.
- Titre. Doit comporter 255 caractères ou moins.
- Compagnie sous contrat. Doit être lié à un fournisseur Xero™.
- Statut. Doit être « Approuvé ».
- Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût. (Remarque: Vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l'engagement que s'il est lié à un code de coût et à une catégorie existants.)
- Informations complémentaires :
- Date de création. Cette valeur dans ce champ n'est pas exportée de Procore.
- Description: Cette valeur dans ce champ n'est pas exportée de Procore.
- Limites :
- Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ordre de changement à l'engagement, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
- Xero™ a une limitation selon laquelle un poste de contrat ne peut pas être modifié plus d'une fois sur un ordre de changement à l'engagement. Par conséquent, si vous avez un ordre de changement d'engagement qui contient plus d'une modification pour le même poste d'engagement, Procore additionnera automatiquement le montant des items et l'enverra à Xero™ en tant que valeur unique (agrégée).
- Vous ne pouvez récupérer un ordre de changement qui a été envoyé à l'outil Intégrations ERP de la compagnie s'il n'a pas encore été accepté ou rejeté par un approbateur comptable.
- Si vous récupérez avec succès un ordre de changement à partir de l'outil Intégrations ERP, il est placé dans un état modifiable dans le sous-onglet Ordres de changement de l'outil Engagements.
- Pour dissocier un ODCE de Xero™, vous devez d'abord supprimer l'ODCE dans Xero™. Consultez votre documentation Xero™ pour les étapes.
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factures de sous-traitants
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- Exigences minimales de facturation:
- Avant de pouvoir envoyer un ODCE dans l'outil Ordres de changement à l'outil Intégrations ERP, l'ODCE doit satisfaire aux exigences suivantes :
- Compagnie sous contrat. Doit être lié à un fournisseur Xero™.
- Numéro de facture. Doit comporter 255 caractères ou moins.
- Période de facturation. Sélectionnez la plage de dates pour la période de facturation. Procore sélectionne automatiquement la période de facturation actuelle par défaut.
- Date de facturation. Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation actuelle. Ceci est un champ obligatoire.
- Début de période. Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation actuelle. Ceci est un champ obligatoire.
- Fin de période. Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation actuelle. Ceci est un champ obligatoire.
- Date de paiement. Entrez la date à laquelle le paiement doit être effectué à la « compagnie contractante ». Une facture de sous-traitant ne pourra pas être exportée vers Xero™ si ce champ est laissé vide.
- Statut. Doit être « Approuvé ».
- Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste avec un Xero™ code de coût. (Remarque: Vous ne pouvez ajouter un poste à la VDC de l'engagement que s'il est lié à un code de coût et à une catégorie existants.)
- Informations complémentaires :
- Date de facturation. Cette date dans Procore est transférée à Xero™ comme date sur une facture.
- Paiement dû. Cette date dans Procore est transférée à Xero™ comme date d'échéance de la facture.
Remarque: Si le champ Paiement dû est vide, Procore ne transférera AUCUNE date. Cela permet à Procore de calculer une date d'échéance de facture en fonction des conditions définies pour le fournisseur.
- Méthode comptable. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable basée sur le montant, Procore envoie le montant en dollars pour chaque poste à Xero™. Pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance avec une méthode comptable Unité/Qté, Procore envoie la quantité facturée pour chaque poste à Xero™.
- Pour dissocier une facture de sous-traitant de Xero™, vous devez d'abord supprimer l'ODCE dans Xero™. Consultez votre documentation Xero™ pour les étapes.
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PAIEMENTS D'ENGAGEMENT ÉMIS
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- Prérequis :
- Le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées peut être défini sur n'importe quelle fréquence.
- La facture de sous-traitant pour laquelle un paiement est effectué doit d'abord être exportée vers Xero™.
- Le ou les paiements de facture que vous souhaitez synchroniser doivent être saisis dans Xero™. Consultez votre documentation Xero™ pour connaître les étapes.
- Articles pris en charge:
Le processus de synchronisation prend en charge les paiements suivants :
- Paiements par chèque et carte de crédit en Xero™.
- Paiements complets et partiels en Xero™.
- Modifications apportées à un paiement après sa synchronisation. Par exemple, annuler un chèque.
- Limites :
- Une fois que vous avez configuré l'échéancier de synchronisation, le processus de synchronisation n'est pris en charge que pour les nouveaux paiements de factures. Il ne sera pas pris en charge sur les paiements de factures préexistants.
- Informations complémentaires :
- Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les paiements synchronisés dans Procore.
- Les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des pièces jointes dans Procore.
- L'utilisateur peut ajouter ou modifier le numéro de paiement dans Procore.
- Les paiements synchronisés supprimés dans Xero™ ne sont pas automatiquement supprimés de Procore. Pour supprimer un paiement synchronisé, contactez le support.
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Coûts de l'EMPLOI
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- Renseignements supplémentaires
- Les transactions liées aux coûts saisies ou synchronisées dans Xero™ seront renvoyées à Procore en tant que transactions dans l'outil Coût direct. Les transactions dans Xero™ sont synchronisées en tant que transactions à coût direct si elles répondent aux exigences suivantes :
- Saisie dans Xero™ avec le type de transaction :
- Entrez la facture et le type de transaction est « ACCEPTER »
- Dépenser de l'argent et le type de transaction est « DÉPENSER »
- La note de crédit et le type de transaction sont « ACPAYCREDIT »
- Facture de sous-traitant synchronisée à partir de Procore en tant que type de transaction « ACCEPTER »
- Attribué à un projet synchronisé (Catégorie de suivi)
- Attribué à un code de coût/type de coût synchronisé (item)
- Statut = « Approuvé »
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