Ce qu'il faut savoir sur le connecteur Finances du projet + Workday®

Informations supplémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : 
  • Synchronisations à la demande.
  • Intégration améliorée pour prendre en charge les projets de plusieurs Workday® compagnies au sein du même locataire. Lorsqu'un projet est créé et attribué à une compagnie, il est stocké lors de l'importation dans Procore et référencé lors de l'exportation d'engagements/ordres de changement/sous-factures.

  • Filtrez les projets qui sont toujours en cours de révision dans Workday®.

  • Filtrez sur une balise de travail de projet dans Workday® pour affiner davantage la liste des projets prêts à importer dans Procore.

• DONNÉES EXPORTABLES : 

  • Intégration de l'outil ERP sur les données exportables liées aux engagements au niveau du projet, aux ordres de changement, aux contrats principaux et aux factures de sous-traitants. 

Information supplémentaire :

• Les types de coûts par défaut peuvent être attribués aux codes de coût standard sur l'outil ERP Std. Page Codes de coûts et types de coûts.
• Le type de coût dans Procore est une catégorie de dépenses dans Workday®.
• Les codes de coût dans Procore sont des tâches de projet dans Workday®.
• Les codes d'OTP/coût seront importés dans Procore à l'aide d'un modèle d'importation.
• Les sous-projets et les segments WBS personnalisés sont pris en charge. 
• Vous n'avez PAS besoin de cliquer sur « Envoyer à l'ERP » au niveau de la compagnie après avoir importé les codes d'OTP/coût. Les codes sont synchronisés via l'intégration lorsqu'ils sont utilisés sur un poste budgétisé dans un projet. 
• Les codes de coût ajoutés à un budget seront automatiquement synchronisés avec Workday®.
• Les codes de coût doivent utiliser au moins une structure à 2 niveaux.

Conditions préalables :

• Vous ne pourrez pas voir les sous-projets tant que vous n'aurez pas synchronisé le projet correspondant dans l'onglet Projets de l'outil ERP et ajouté à Procore.

Information supplémentaire :

• Les codes d'OTP/de coût sont synchronisés via l'intégration lorsqu'ils sont utilisés sur un poste budgétisé dans un projet. Aucune autre action n'est requise pour synchroniser les codes WBS/coûts.
• Les postes qui s'affichent comme non budgétisés dans l'outil Budget (UBLI) du projet ne synchroniseront PAS le code WBS de cette ligne avec Workday®. Pour synchroniser le code utilisé pour le poste, ajoutez l'UBLI au budget en tant que poste budgétisé.
• Les sous-projets et les segments WBS personnalisés sont pris en charge. 
• Les sous-projets peuvent être créés sur la page WBS au niveau du projet et exportés automatiquement vers Workday®.
• Les sous-projets affichent un affichage budgétaire dans Procore avec plusieurs lignes mappées au plan de projet correspondant dans Workday® avec la nouvelle phase du sous-projet. 

Information supplémentaire :

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.
• Les projets dans Workday® se synchronisent en tant que projets dans Procore.

Restrictions :

• Une fois qu'un fournisseur est synchronisé, les modifications apportées dans un système ne mettront pas à jour / ne remplaceront pas l'enregistrement du fournisseur dans l'autre système.

Information supplémentaire :

• Les fournisseurs de Workday® se synchronisent en tant que compagnies dans Procore.
• Facultatif : Configurez un filtre sur un groupe de fournisseurs Workday® pour affiner davantage la liste des fournisseurs prêts à importer dans Procore.

Pré- requis:
Avant de pouvoir envoyer un engagement à l'outil Intégrations ERP, il doit répondre aux conditions préalables suivantes :

• Date du contrat. Vous devez saisir une date de contrat pour que l'engagement se synchronise avec Workday®.
• Compagnie sous contrat. Doit être lié à un fournisseur Workday® synchronisé.
• Statut. Pour les contrats de sous-traitance, le statut doit être défini sur « Approuvé » ou « Terminé ».
• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste, et tous les postes doivent contenir Workday® codes de coût.

Informations complémentaires :

• Pour synchroniser un engagement, tous les postes de la ventilation des coûts (VDC) doivent être liés à des codes de coût et à des catégories de vos listes de codes de coûts standard et de types de coûts synchronisées avec l'ERP.
• Les engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) se synchronisent avec Workday® en tant que contrats fournisseur.

Limites:

• La « date du contrat » de l'engagement de Procore (pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande) est mappée à la « date de début du contrat » du fournisseur de Workday. Si la date du contrat est vide, l'exportation vers Workday échouera avec une erreur.

• Les engagements synchronisés avec Workday® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux.

• Une fois que les engagements d'un projet ont été synchronisés avec le système Workday® d'une compagnie, Procore restreint automatiquement votre capacité à modifier les champs synchronisés d'un engagement. Cela permet de garantir que les données restent synchronisées sur les deux systèmes. Les champs qui ne peuvent pas être modifiés après une synchronisation incluent :

  • Entreprise contractante
  • Statut
  • Sous-onglet Ventilation des coûts (VDC) (tous les champs)
• Si vous devez supprimer un engagement après sa synchronisation avec Workday®, vous devez d'abord déconnecter le lien qui existe entre les deux enregistrements dans chaque système.
• Une fois supprimées, les données de l'engagement sont définitivement supprimées de Procore et ne peuvent pas être récupérées.

Information supplémentaire :

• Les ordres de changement à l'engagement sont exportés vers Workday® en tant que modifications au contrat du fournisseur.
• Les ordres de changement à l'engagement sont destinés à l'exportation uniquement.  Lorsqu'ils sont exportés de Procore, de nouveaux postes sont créés sur le bon de commande synchronisé d'origine dans Workday®.
• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ODCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
• Tous les ODCE exportés vers Workday® doivent avoir le statut Approuvé.

Informations complémentaires :

• Les factures de sous-traitant sont exportées à partir de Procore et se synchronisent en tant que factures fournisseur dans Workday®.
• Les factures de libération de la retenue de garantie peuvent être créées et exportées vers Workday® avec l'intégration.

• Configuration pour le mappage des numéros de facture.

  • Par défaut: Le numéro de sous-facture Procore est mappé au numéro de facture jour ouvrable ET au numéro de facture fournisseur.

  • Facultatif : Le numéro de sous-facture Procore est mappé UNIQUEMENT au numéro de facture fournisseur de Workday et Workday génère automatiquement le numéro de facture Workday.

Points à considérer :

• Écritures de journal

  • Au cours de la mise en œuvre, déterminez la source du journal pour les transactions de paie associées aux projets.  Cette source sera ajoutée à notre processus principal. 

• Coûts directs

  • Si un coût direct n'est pas une facture ou un enregistrement associé à la source d'écriture de journal déterminée ci-dessus, il est classé comme une dépense.

  • Enregistrez les dépenses pour les factures, les factures fournisseurs, les rapports de dépenses et la paie.
    Toute autre source que ces sources importera les côtés débit et crédit de l'écriture de journal.

Informations supplémentaires :

• Les coûts de projet qui ont été saisis directement dans Workday® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés sous forme de transactions détaillées dans l'outil Coûts directs de Procore.
• Workday® L'entrée de journal « Numéro de journal » est mappée à la description de l'en-tête de la transaction de coût direct Procore.
• Workday® Les écritures de journal qui sont des journaux manuels comprendront des lignes de débit et de crédit si une phase/tâche synchronisée est utilisée. Par exemple, reclasser des coûts.

• Workday® L'entrée de journal « Mémo de ligne » est mappée à la « Description de la ligne » des coûts directs Procore, si elle est renseignée dans Workday®.

• Workday® Écritures de journal avec source de synchronisation « Rapport de dépenses » en tant que type « Dépense » à coûts directs Procore.

• Workday® Les écritures de journal qui sont de type de coût direct « Paie » synchroniseront également la QTÉ, l'unité de mesure et calculeront le coût unitaire.

• Workday® L'écriture de journal « Date comptable » est mappée à la date du coût direct Procore.

Information supplémentaire :

• Une enveloppe de contrat principal est d'abord créée sur le projet dans Workday® en tant que contrat client. Un contrat client est créé et approuvé avec au moins une ligne dédiée au contrat Procore Prime. La ligne doit avoir une catégorie de revenus de « Revenus du contrat » et de type de ligne « Projet basé sur la valeur » avec un montant de 0,00 $.
• L'intégration récupérera ce poste de contrat client et l'importera dans Procore pour créer un contrat principal synchronisé de 0,00 $.
• Un contrat principal est importé dans Procore à partir de Workday® avec un statut approuvé.
• Dans Procore, les lignes et les montants de VDC peuvent être ajoutés au contrat principal. La somme totale de ces lignes sera synchronisée/exportée automatiquement vers le poste de contrat client dans Workday®.
• Le montant du contrat d'origine se reflétera dans la colonne Montant de la ligne du contrat sous la forme d'une seule ligne résumée. 

Conditions préalables : 

• Il doit y avoir un contrat mis en place pour le projet/tâche
• Le champ Date sur un ODCCP est obligatoire
• L'ODCCP doit avoir le statut « Approuvé »

Informations complémentaires :

• Les ordres de changement au contrat principal sont créés dans Procore et synchronisés avec Workday® en tant qu'avenants au contrat client.
• Pour chaque poste associé que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un poste unique du contrat principal associé ou le même poste du contrat principal associé pour tous les postes de l'ordre de changement.
• Les ordres de changement au contrat principal dans Procore peuvent être exportés vers Workday® et de même, la somme de l'ordre de changement mettra à jour le poste de contrat client synchronisé en tant qu'autre avenant.