Ce qu'il faut savoir sur le connecteur Finances du projet + NetSuite®

Considérations

• L'intégration NetSuite® nécessite des paramètres de configuration Admin NetSuite® spécifiques qui seront fournis par le spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration Procore (IIS).  Partenaire Procore, Calance gérera la connexion d'intégration.  

Restrictions

• L'intégration est limitée à (1) NetSuite® compagnie (1 filiale) par (1) site Procore. 
• Les données de ces outils et items Procore ne se synchronisent PAS avec NetSuite®:
  • Contrat principal/Ordres de changement au contrat principal (ODCCP)
  • Factures et paiements du contrat principal
  • Budget
  • Engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande)/Ordres de changement à l'engagement (ODCE)
  • Cartes de présence/Feuilles de temps 

Informations supplémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : Le calendrier de synchronisation automatique en arrière-plan est une synchronisation quotidienne des travaux (coûts des travaux) pour les projets intégrés. 
  • Les synchronisations à la demande peuvent être lancées dans Procore pour les projets, les fournisseurs, les coûts des projets et les paiements de factures de sous-traitants importables.
• DONNÉES EXPORTABLES :  Toutes les informations exportables (codes de coûts, projets, factures de fournisseurs et de sous-traitants) doivent être approuvées/acceptées par un approbateur comptable, qui sont les seuls utilisateurs pouvant lancer l'exportation de Procore vers NetSuite®.

Considérations

• Les codes WBS du projet (codes de coût + type de coût) dans Procore équivalent à Autre type d'item de charge dans votre liste de produits et d'items NetSuite®.
• Il y aura (1) liste de codes de coût au niveau de la compagnie à utiliser avec tous les NetSuite® projets intégrés dans Procore.  À mesure que les codes WBS (codes de coût + type de coût) sont ajoutés en tant que postes budgétaires sur un projet intégré dans Procore, l'intégration créera automatiquement d'autres postes de frais spécifiques au projet correspondants dans NetSuite®.
  • Le format de ces autres items de frais sera [numéro de projet dans Procore]-[code de coût].[type de coût]
• Les segments WBS personnalisés SONT pris en charge. Si des segments WBS personnalisés sont utilisés sur un projet intégré, ils seront intégrés au nom NetSuite® Autres frais dans le même ordre dans lequel ils sont organisés dans Procore.
• Seuls les codes de coût sur le budget et/ou exportés via la facture de sous-traitant créeront un NetSuite® item de code de coût/coût du projet Autres frais.

Restrictions

• Les codes de coût à un niveau ne sont PAS pris en charge.  Les NetSuite® codes de coûts standard d'intégration ERP de votre site Procore doivent être dans un format à 2 niveaux (ou plus).
• Les sous-projets ne sont PAS pris en charge.
• Synchroniser les codes WBS du projet Procore avec NetSuite® items de tout autre type (inventaire, non-inventaire, etc.)
• Les codes de coût du projet NetSuite® nouvellement créés sont attribués au code de dépense GL par défaut.  Un type de coût Procore peut être affecté à un compte de dépenses NetSuite® GL identifié par le client.  Il y a un maximum de dix (10) types de coûts qui peuvent être utilisés de cette manière.  Votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration (IIS) travaillera avec vous pour examiner ce paramètre de configuration. 
• Les projets dans Procore doivent être associés à la liste NetSuite® Codes de coûts standard pour être exportés vers NetSuite®.
• Les projets importés de NetSuite® seront automatiquement associés à la liste des codes de coût standard NetSuite®.

Considérations

• Les compagnies du répertoire Procore peuvent être synchronisées avec les fournisseurs de NetSuite® de (3) différentes manières : 
  • NetSuite® Les fournisseurs peuvent être importés dans Procore pour créer une nouvelle compagnie dans le répertoire Procore.
  • NetSuite® Les fournisseurs peuvent être liés à une compagnie existante dans le répertoire Procore lors de l'importation.
  • Les compagnies du répertoire Procore peuvent être exportées pour créer un nouveau fournisseur dans NetSuite®.

Informations supplémentaires

• La compagnie dans le répertoire Procore doit être synchronisée avec un fournisseur NetSuite® avant qu'une facture associée à cette compagnie dans Procore puisse être exportée vers NetSuite®.

Restrictions

• Les modifications apportées à un fournisseur dans NetSuite® mettront à jour la compagnie synchronisée dans Procore.  Les modifications apportées à une compagnie dans Procore ne mettront pas à jour le fournisseur synchronisé dans NetSuite®.
• Les compagnies du répertoire Procore ne peuvent pas être exportées vers NetSuite® en tant que clients.

Considérations

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

• Cochez la case sur le projet - « Autoriser la synchronisation du projet avec l'ERP »
  • Si la liste des codes de coûts standard au niveau de la compagnie n'est pas activée, cette tâche sera automatiquement activée par défaut pour l'utilisation de la liste de codes de coûts standard NetSuite®. 
• Cochez la case sur le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coûts du projet ERP »
  • Cela permettra l'importation de NetSuite® entrées de coût direct.
• Tous les codes de coûts doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être envoyé à l'ERP et exporté pour créer un nouveau projet dans NetSuite®.
• Vous pouvez ajouter un seul code de coût NetSuite® ou tous les codes de coût NetSuite® à un projet.  Seuls les codes de coût utilisés sur une exportation de facture de sous-traitant et/ou sur le budget créeront un nouveau code de coût de projet NetSuite® Autre poste de frais.

Informations complémentaires :

• Avant de pouvoir synchroniser les données du projet entre les deux (2) systèmes, votre point de contact Procore doit activer le privilège « Peut transmettre à la comptabilité » pour les approbateurs comptables de votre compagnie. Cela donne aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » sur l'outil Intégrations ERP la permission d'accepter ou de rejeter les données synchronisées entre Procore et NetSuite®.
• Une fois le projet exporté avec succès, un nouveau champ Admin Procore nommé NetSuite® ID sera créé et affichera le numéro de projet  NetSuite®.  
• Le NetSuite® client affecté au projet peut être sélectionné manuellement dans NetSuite® après l'exportation.
• Une option dans l'outil d'intégration ERP pour sélectionner un client lors de l'exportation peut être activée.  Il ne peut y avoir qu'un maximum de 10 NetSuite® clients identifiés pour le moment si ce champ est découvert lors de l'intégration.  IIS fournira des informations supplémentaires sur cette option de configuration si nécessaire.

Considérations

• Les factures de sous-traitant doivent être approuvées, puis envoyées à l'ERP et exportées vers NetSuite® pour créer une facture de fournisseur AP.
  • Le contrat de sous-traitance ou le bon de commande approuvé doit être approuvé mais ne doit pas nécessairement être exporté vers NetSuite®.
  • Les factures de sous-traitants sont des factures saisies sur les engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) dans Procore. 
• Le ou les codes de coût sur la facture de sous-traitant créeront un nouvel item de code de coût de projet dans NetSuite® s'il n'a pas déjà été créé via une mise à jour de synchronisation du code de coût ERP lorsque le code de coût est sur le budget du projet.
• Les informations de paiement pour les factures de sous-traitant synchronisées seront importées dans Procore. Les informations de paiement seront affichées sur l'onglet Engagement → Paiements dans Procore.

Renseignements supplémentaires

• La compagnie d'engagement doit être synchronisée avec NetSuite® avant que la facture puisse être exportée vers NetSuite®.
• Une facture de sous-traitant négative peut être exportée vers NetSuite®.  Cela créera un crédit fournisseur négatif dans NetSuite®.  Dans une tâche NetSuite® Paiement de facture, le crédit fournisseur négatif peut être sélectionné pour compenser une facture fournisseur existante.  
  Remarque : La création d'un crédit fournisseur Procore négatif peut être utilisée en faveur de la création d'un ordre de changement d'engagement pour réduire un engagement existant si les factures exportées existantes ont déjà été payées.

• Lorsqu'une facture de sous-traitant de NetSuite® est payée, les informations de paiement apparaîtront dans l'onglet Paiement des engagements Procore.

Considérations

• Les transactions de coûts de projet directement saisies dans NetSuite® doivent être codées dans d'autres postes de frais spécifiques au projet qui ont été créés par l'intégration pour que l'intégration les récupère.  

• Cochez la case sur le projet - « Activer la synchronisation des transactions de coûts de projet ERP » pour voir ces transactions de NetSuite®.
• Dans le Type de filtre de l'outil Coût direct, excluez Facture de sous-traitant.  En effet, ces types de factures sont déjà affichés dans le budget du projet en tant que coût réel, et non en tant que coûts directs.

Informations supplémentaires

• Les coûts de projet qui sont saisis directement dans NetSuite® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés sous forme de transactions détaillées dans l'outil Coûts directs de Procore.
• Ces coûts directs synchronisés seront importés avec un statut Approuvé et ne seront pas modifiables dans Procore.
  • Si des ajustements doivent être apportés au coût direct synchronisé, le coût direct doit être supprimé dans NetSuite®, puis supprimez-le dans l'outil Coût direct. L'autre option consiste à créer une entrée de coût direct de compensation dans NetSuite® pour suivre correctement les transactions.  

Restrictions

• Les transactions codées sur des items de code de coût de projet NetSuite® non synchronisés ne seront pas récupérées par l'intégration pour être affichées en tant que coût direct dans Procore.
• A NetSuite®  Comptes généraux (par exemple écritures de journal) peuvent être récupérées par l'intégration pour l'affichage en tant que coûts directs dans Procore.
  • Votre IIS fournira des exigences de configuration pour suivre correctement les écritures de journal.
• NetSuite® transactions qui ont déjà été synchronisées en tant que coûts directs dans Procore et supprimées dans NetSuite® ne seront pas détectées et ne seront pas automatiquement supprimées dans l'outil Coûts directs Procore.  Ils peuvent être supprimés manuellement.