Ce qu'il faut savoir sur le connecteur ERP Acumatica®

• Modèle de projet par défaut
  Si vous avez créé un modèle de projet dans l'outil Portefeuille, vous pouvez sélectionner ce modèle dans cette liste déroulante. Cela appliquera le modèle au projet Procore créé lorsque vous importez un projet Acumatica Cloud ERP.
• Utiliser le contrat Procore n°
  Cochez cette case si vous souhaitez que Procore remplisse le champ « ID de l'engagement » avec le numéro de contrat Procore, lorsque vos utilisateurs créent un engagement dans Procore. (Remarque: Ce paramètre n'affecte que les engagements créés dans Procore. Les utilisateurs conservent également la possibilité de modifier l'ID d'engagement dans Procore).
• Utiliser l'ordre de changement Procore n°
  Cochez cette case si vous souhaitez que Procore remplisse le champ « ID ODCE » avec l'ID ODCE de Procore, lorsque vos utilisateurs créent un ordre de changement d'engagement dans Procore. (Remarque: Ce paramètre n'affecte que les ODCE créés dans Procore et les utilisateurs conservent la possibilité de modifier l'ID ODCE dans Procore).
• Ajouter automatiquement de nouvelles combinaisons code de coût/type de coût et des combinaisons code de coût/type de coût de sous-projet aux budgets de Acumatica Cloud ERP projets intégrés
  Cochez cette case si vous souhaitez que Procore ajoute automatiquement la combinaison code de coût/catégorie en tant que nouveau poste budgétaire, que le budget soit ou non verrouillé ou déverrouillé. Si le budget est déverrouillé, Procore importera automatiquement le montant estimé trouvé dans Acumatica Cloud ERP dans la colonne Budget d'origine. Si le budget est verrouillé, Procore ajoutera toujours le poste pour la nouvelle combinaison code de coût/catégorie, mais définira la colonne Budget d'origine à 0 $ (Remarque: Les montants budgétisés d'origine ne seront pas importés si le budget est verrouillé).
• Colonne des coûts directs du budget de Procore
  • Lecture seule, remplir à partir de Acumatica Cloud ERP
    Sur les projets intégrés d'Acumatica, la colonne « Coût direct » du budget peut être soit en lecture seule et peuplée de données d'Acumatica, soit modifiable et non peuplée de Acumatica Cloud ERP.
    OU
  • Modifiable, ne pas remplir à partir de Acumatica Cloud ERP
    Si vous utilisez l'onglet Coûts directs, les données seront toujours renseignées à partir de l'outil Coûts directs de Procore.
• Les fournisseurs seront automatiquement mis à jour
  • Cette fonctionnalité n'est actuellement pas prise en charge par Acumatica Cloud ERP.

Synchronisation automatique gérée par Procore

• Cette fonctionnalité n'est actuellement pas prise en charge pour l'intégration Acumatica Cloud ERP. La synchronisation des coûts du projet et les paiements pour les synchronisations de factures de sous-traitance synchronisées exécutent un processus de synchronisation automatique quotidien. Cette synchronisation quotidienne est configurée dans le microservice des intégrations par défaut.

Considérations

• Lorsque l'intégration est lancée, la liste des codes de coût standard Acumatica Cloud ERP est automatiquement importée dans Procore, en tant que liste distincte de votre liste de codes de coût standard Procore. Il s'agit de la liste des codes de coût au niveau de la compagnie à utiliser sur les nouveaux projets. Cette liste est gérée dans la page Code de coût de Acumatica Cloud ERP, formulaire PM209500.
• Pour ajouter un nouveau code de coût à la liste Acumatica Cloud ERP synchronisée des codes de coût au niveau de la compagnie dans Procore, ajoutez-le simplement à Acumatica Cloud ERP, page Code de coût, formulaire PM209500. Synchronisez ensuite les nouveaux codes de coûts avec la liste « {{integrations_name} Codes de coûts standard » de Procore dans l'outil Admin au niveau de la compagnie.

Restrictions

• Les codes de coût importés de Acumatica Cloud ERP s'afficheront dans Procore en tant que division, suivis du code de coût. Par exemple, code de coût 10600.000, dans la division 10, apparaîtra comme « 10-10600.000 ».

Restrictions

• Acumatica Cloud ERP ne prend pas en charge les codes de coûts spécifiques au projet. Tous les codes de coût au niveau du projet doivent provenir de la liste des codes de coût standard Acumatica Cloud ERP synchronisée avec l'ERP.

Restrictions

• L'assurance compagnie/fournisseur n'est pas incluse lors de l'importation/exportation d'une compagnie/fournisseur, car ce champ ne figure pas dans le tableau de données Acumatica Cloud ERP Fournisseur de PA. Ces informations se trouvent dans un tableau de données différent dans Acumatica Cloud ERP qui ne fait pas partie de cette intégration.

Considérations

• L'ID du fournisseur ERP est saisi manuellement par un approbateur comptable lorsqu'une compagnie est exportée de Procore vers Acumatica Cloud ERP. Celui-ci est stocké en tant qu'ID de fournisseur ERP (vous pouvez l'afficher dans l'outil Intégrations ERP, sous Compagnies ou dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie) et est ensuite utilisé sur d'autres exportations liées au fournisseur (engagements, ODC d'engagement).
  • Remarque : Il peut s'agir d'un champ facultatif lors de l'exportation si cette option a été activée par Procore.

Renseignements supplémentaires

• Il est fortement recommandé d'essayer d'abord de lier les Acumatica Cloud ERP fournisseurs qui existent déjà dans le répertoire au niveau de la compagnie de votre compte Procore avant d'ajouter des fournisseurs à partir de Acumatica Cloud ERP.

Restrictions

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.

Exigences d'exportation du projet

• Tous les codes de coûts doivent avoir au moins une (1) affectation de type de coût avant que le projet Procore puisse être exporté pour créer un nouveau projet dans Acumatica Cloud ERP.
• Si vos codes de coûts ont déjà des affectations de types de coûts, votre compagnie a déjà configuré les affectations de types de coûts pour vos codes de coûts. 
• L'ID du projet ERP doit être défini lors de l'exportation. Acumatica Cloud ERP n'autorise que les caractères numériques, sans séparateurs.
  • Remarque : Si la numérotation automatique est activée dans Acumatica Cloud ERP, l'ID de projet défini dans Procore sera remplacé dans Acumatica Cloud ERPpar l'ID suivant dans la séquence définie Acumatica Cloud ERP. Si le projet est importé de Acumatica Cloud ERP, l'ID du projet sera automatiquement renseigné dans le champ du numéro de projet. 
• Lors de la saisie des données de votre projet, tenez compte des exigences suivantes :
  • Nom du projet. Acumatica Cloud ERP impose une limite maximale de trente (30) caractères. Si le nom de votre projet dépasse cette limite, le nom de votre projet sera tronqué en Acumatica Cloud ERP.
  • Adresse du projet. Acumatica Cloud ERP n'autorise pas l'utilisation de virgules (,) dans le champ « Adresse du projet ». 
  • Projet actif. Acumatica Cloud ERP vous oblige à définir votre nouveau projet comme « Actif » dans Procore. 

Considérations

• Lorsqu'un projet est exporté de Procore vers Acumatica Cloud ERP, cela est distinct de l'exportation du budget d'un projet. Les codes de coût sur la WBS du projet Procore créeront des données synchronisées en arrière-plan du connecteur, mais ne rempliront aucune ligne budgétaire dans l'onglet Budget du projet Acumatica Cloud ERP.
• Lorsqu'un projet est importé de Acumatica Cloud ERP vers Procore, il est également distinct de l'importation du budget d'un projet. Les projets importés n'auront pas de codes WBS définis après l'importation et nécessiteront des étapes supplémentaires pour ajouter et synchroniser les codes de coût conformément à votre formation de flux de travail définie.

Restrictions

• Les sous-projets ne sont pas un segment requis sur vos projets Procore, alors qu'au moins un des Acumatica Cloud ERP équivalents (tâches de projet) est requis.  Pour cette raison, lorsque les projets sont synchronisés avec l'intégration, une tâche de projet est créée par défaut dans l'onglet Tâche Acumatica Cloud ERP du projet. Cette tâche de projet par défaut sera directement liée au segment d'OTP du code de coût du projet parent dans Procore. Dans Acumatica Cloud ERP, cette tâche aura le même ID que le projet et aura une description de « Tâche d'intégration Procore (ne pas modifier ni supprimer). 
  • Remarque : En raison de la flexibilité de cette fonctionnalité, plusieurs flux de travail différents sont disponibles et il est fortement recommandé de définir et de respecter une procédure opératoire standard sur la façon dont vos projets utiliseront les tâches et les sous-projets du projet.

Conditions préalables

• Le projet parent doit déjà être synchronisé pour pouvoir importer des tâches de projet à partir de Acumatica Cloud ERP, ce qui créera des sous-projets dans Procore. Cela s'applique également si vous exportez des sous-projets de Procore pour créer des tâches de projet dans Acumatica Cloud ERP.
• Si vous n'avez pas d'onglet Sous-projets dans votre outil d'intégration Procore ERP, une fonction principale doit être activée sur le compte Procore de votre compagnie. Pour soumettre une demande d'activation de cette fonctionnalité, contactez votre point de contact Procore.

Considérations

• Les codes de coût et les types de coût attribués à un sous-projet ne doivent pas également être attribués au segment de code de coût parent du projet Procore. Les mêmes codes de coût ne doivent pas être synchronisés sur plusieurs segments WBS.
• La case « Vider le sous-projet » doit toujours être cochée dans la tâche de projet par défaut créée par l'intégration.
• Pour ajouter une Acumatica Cloud ERP « Tâche de projet » en tant que « Sous-projet » Procore, assurez-vous que la case « Vider le sous-projet » à côté de cette tâche de projet dans l'onglet Tâche de Acumatica Cloud ERP n'est pas cochée. Cela permettra à votre tâche de projet d'apparaître dans le filtre « Prêt à importer » de l'onglet Sous-projet Procore. Si la case est cochée, il ne sera pas importable dans Procore.
• Vous ne pouvez pas supprimer un sous-projet s'il existe des codes de coût liés à ce sous-projet.
• La suppression ou la modification d'une tâche de projet ou d'un ID de tâche dans Acumatica Cloud ERP ne supprimera pas ou ne désynchronisera pas son équivalent de sous-projet dans Procore.

Conditions préalables à l'exportation à partir de Procore

• L'outil Budget doit être un outil actif sur le projet.
• Le budget doit être verrouillé avant l'exportation.
• Assurez-vous que les codes de coût du projet sont mis à jour avec le projet synchronisé dans Acumatica Cloud ERP.

Restrictions

• Après avoir exporté un budget de Procore vers Acumatica Cloud ERP, la fonction d'importation (c'est-à-dire de Acumatica Cloud ERP vers Procore) ne sera plus disponible pour ce projet/budget.
• Le Procore + Acumatica Cloud ERP ne synchronise PAS les valeurs « Unité de mesure (UdM) » et « Qté d'unités » entre les systèmes. Actuellement, la synchronisation du budget est basée uniquement sur le montant.
• Lorsqu'un budget Procore est exporté vers Acumatica Cloud ERP, les lignes de coût budgétaire dans Acumatica Cloud ERP héritent d'une association d'ID de tâche de projet. La modification de cette association de ligne d'ID de tâche dans Acumatica Cloud ERP ne mettra pas à jour les informations d'association dans l'intégration. Si la valeur de l'ID de la tâche n'est pas ce qui était prévu, cela signifie que le ou les codes de coût n'ont pas été synchronisés de la manière indiquée dans votre formation sur le flux de travail du projet et du sous-projet.   

Considérations

• Les modifications budgétaires sont une fonctionnalité d'exportation uniquement, de Procore à Acumatica Cloud ERP. Ils doivent être créés dans Procore pour pouvoir être exportés et synchronisés avec Acumatica Cloud ERP.

Restrictions :

• Après avoir exporté un budget Procore (modification budgétaire) vers Acumatica Cloud ERP, vous n'êtes plus autorisé à importer des données de budget ou de projet Acumatica Cloud ERP dans Procore.

Considérations

• Lorsqu'un contrat de sous-traitance est exporté depuis Procore, un contrat de sous-traitance est créé dans Acumatica Cloud ERP (SC301000). 
• Lorsqu'un bon de commande est exporté depuis Procore, un bon de commande est créé dans Acumatica Cloud ERP (PO301000).
• Dans Procore, les engagements sont accessibles à partir de l'outil Engagements au niveau du projet.

Restrictions

• Important! - Exporter à partir de Procore uniquement. Les engagements doivent toujours être créés dans Procore, afin de se synchroniser avec Acumatica Cloud ERP. Ne créez PAS d'engagements directement dans Acumatica Cloud ERP, car ils ne peuvent pas être importés dans Procore.
• La longueur maximale de caractères pour le titre d'un engagement est de 60. Il s'agit du nombre maximal de caractères autorisé par Acumatica Cloud ERP.

Considérations

• Lorsqu'un ordre de changement de contrat de sous- traitance ou un ordre de changement de bon de commande est exporté vers Acumatica Cloud ERP, l'exportation mettra également à jour le montant du budget dans Acumatica Cloud ERP (PM308000 > Numéro de référence > onglets Budget de coûts et Engagements). 
• Lors de la création d'un ODCE dans Procore, vous devrez définir des lignes VDC de l'ODCE pour créer une nouvelle ligne VDC de contrat ou mettre à jour une ligne VDC de contrat existante.  Lorsqu'il est exporté vers Acumatica Cloud ERP, le contrat d'origine reflétera le ou les paramètres VDC que vous avez choisis dans Procore.

Restrictions

• Important! - Exporter à partir de Procore uniquement. Les ordres de changement à l'engagement doivent toujours être créés dans Procore, afin de se synchroniser avec Acumatica Cloud ERP. Ne créez PAS d'ordres de changement d'engagement directement dans Acumatica Cloud ERP, car ils ne peuvent pas être importés dans Procore.
• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un ODCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.

Conditions préalables

• Pour pouvoir exporter avec succès les factures de sous-traitants depuis Procore, chaque fournisseur AP dans Acumatica Cloud ERP doit être configuré avec un compte AP, un escompte de règlement, un sous-compte AP et un sous-compte d'escompte par défaut (AP303000 > Fournisseur > onglet Comptes GL). 

• Chaque fournisseur de Acumatica Cloud ERP doit également être configuré avec un compte de trésorerie par défaut (AP303000 > Fournisseur > onglet Paiement). 

• Chaque projet doit également avoir un ID de lieu par défaut renseigné dans Acumatica Cloud ERP (AP303000 > Fournisseur > onglet Lieu). 

Considérations

• Important! - Exporter à partir de Procore uniquement. Les factures de sous-traitant doivent toujours être créées dans Procore, afin de se synchroniser avec Acumatica Cloud ERP. Si vous créez la facture de sous-traitant dans Acumatica Cloud ERP, la facture et ses détails resteront dans Acumatica Cloud ERP et ne seront pas synchronisés avec Procore. 

• Si la numérotation automatique des factures est activée dans Acumatica Cloud ERP, le numéro de référence dans Acumatica Cloud ERP sera le prochain numéro généré par le système

Restrictions

• Les informations de paiement de la facture de sous-traitant enregistrées dans Acumatica Cloud ERP n'apparaîtront sur l'engagement Procore que si la facture a été synchronisée avec  Acumatica Cloud ERP.

Conditions préalables à l'exportation à partir de Procore

• L'outil Ordre de changement doit être un outil actif sur le projet.

• Le contrat principal du projet Procore doit être approuvé et exporté vers le budget des revenus des Acumatica Cloud ERP projets.

Restrictions

• Important! - Exporter à partir de Procore uniquement. Les ordres de changement au contrat principal doivent toujours être créés dans Procore, afin de se synchroniser avec Acumatica Cloud ERP. Ne créez PAS d'ordres de changement au contrat principal directement dans Acumatica Cloud ERP, car ils ne peuvent pas être importés dans Procore.

Considérations

• Lorsqu'un ODCCP est exporté vers Acumatica Cloud ERP, il met à jour le budget des coûts et des revenus du projet. Le budget des coûts aura une ligne créée pour chaque ligne correspondante de l'ODCCP dans Procore. Le budget des revenus aura une ligne résumée pour la valeur totale des revenus attendus du changement.

Conditions préalables

• Le projet doit être synchronisé pour que les coûts soient automatiquement importés de Acumatica Cloud ERP vers Procore.
• Pour afficher les coûts du projet dans votre budget, veuillez utiliser l'affichage du budget ERP ou l'affichage du budget détaillé de l'ERP qui a été créé pour vous lors de la mise en œuvre. Cet affichage budgétaire contient des données spécifiques calculées et provenant de l'intégration ERP.

Considérations

• Les coûts extraits de Acumatica Cloud ERP s'accumulent sous forme de quatre types de montants différents dans Procore, Factures de sous-contrat (contrats de sous-traitance et bons de commande qui ont été facturés), Factures (montants facturés non liés à un contrat synchronisé), Dépenses (Divers. Dépenses) et Paie (coûts de main-d'œuvre). La somme de ces quatre types de montant est égale au coût du projet à ce jour, tandis que la somme de ces trois derniers types (factures, dépenses, paie) est égale au coût direct. Ce sont tous sous forme de montant forfaitaire, qui s'accumulent sous le code de coût du projet et le type de coût.
• La synchronisation détaillée des transactions de coûts de projet est prise en charge par l'intégration. Pour tirer parti de cette fonctionnalité, l'outil Coût direct doit être actif sur le projet et le paramètre « Activer la synchronisation des transactions de coût du projet » doit être activé sur la page Admin Général du projet.

Restrictions

• La restriction du type de coût de la tâche n'est pas prise en charge par l'intégration. Par exemple, l'intégration n'est pas personnalisable pour omettre les coûts de main-d'œuvre de la synchronisation dans Procore.