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Procore

Envoyer des fichiers et des dossiers à d'autres utilisateurs de la compagnie par courriel

Objectif

Envoyer des fichiers et des dossiers de l'outil Documents à d'autres utilisateurs actifs de votre répertoire de compagnie par courriel. 

Contexte

Vous pouvez envoyer des fichiers et des dossiers par courriel à d'autres utilisateurs Procore de votre compagnie avec l’outil Documents. Les destinataires doivent être des contacts actifs dans votre répertoire de compagnie (voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie) et ils n'ont PAS besoin d'obtenir la permission d'accès à l'outil Documents de la compagnie pour pouvoir télécharger une copie du fichier à l'aide du lien de téléchargement contenu dans le courriel. Le lien de téléchargement expire 30 jours après l'envoi du message par Procore. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • Pour envoyer des fichiers et dossiers par courriel à partir du répertoire de la compagnie, « Standard » ou « Admin » dans l'outil Documents.
      ET
      • Si vous êtes un utilisateur « Standard » et que le le fichier ou le dossier est marqué « Privé », vous devez disposer d'une permission d'accès à ce fichier ou à ce dossier. 
    • Pour être ajouté en tant que destinataire sur courriel, l'utilisateur doit avoir un compte d'utilisateur actif dans le répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie.
  • Informations supplémentaires :
    • Gardez les points suivants à l'esprit lorsque vous travaillez avec l'outil Documents :

      • Les tâches que vous pouvez effectuer sont déterminées par le niveau de permission qui vous a été accordé pour chaque outil. Voir Quels sont les modèles de permissions par défaut dans Procore? Il est possible que vous n’obteniez pas toujours le même niveau de permission dans l'outil Documents de votre compagnie et d'un projet. 
      • Les permissions d'accès sont généralement définies par l’ administrateur Procore de votre compagnie l(ou un autre contact de votre organisation à qui l'on a délégué le pouvoir d'administrer un projet et/ou un outil de projet spécifique).
    • Les courriels envoyés depuis l’outil Documents de Procore sont envoyés depuis une adresse courriel spécifique à la compagnie (par exemple acme_company@apps.procore.com). Cependant, le nom de l'expéditeur (par exemple, John Doe) correspond à la personne qui a effectué l’envoi de courriel dans Procore.

Étapes

Envoyer un courriel

Pour envoyer un fichier ou un dossier par courriel à partir de l'outil Documents :

  1. Accédez à l’outil Documents .
  2. Dans l'arborescence, naviguez jusqu'au fichier ou dossier souhaité et mettez-le en surbrillance.
  3. Cliquez sur le bouton Courriel.

    documents-email.png
     
  4. Procédez comme suit :

    email a document.png
    • À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans cette liste déroulante. Vous pouvez choisir des utilisateurs et des groupes actifs dans le répertoire de la compagnie. Voir Envoyer des fichiers et des dossiers à d'autres utilisateurs de la compagnie par courriel ou Ajouter un groupe de distribution au répertoire de la compagnie.

    • CC. (Optionnel) Sélectionnez les destinataires souhaités dans cette liste déroulante. Vous pouvez choisir des utilisateurs et des groupes actifs dans le répertoire de la compagnie. Voir Envoyer des fichiers et des dossiers à d'autres utilisateurs de la compagnie par courriel ou Ajouter un groupe de distribution au répertoire de la compagnie.

    • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant de la permission « Admin » dans l'outil Documents puissent consulter ce courriel dans l'historique des courriels du fichier. 
      Remarques :

      • Le fait de marquer un fichier ou un dossier comme étant « privé » n'empêche pas les destinataires de télécharger le contenu du fichier ou du dossier en utilisant le lien de téléchargement du courriel. 
      • Utilisez des courriels « privés » pour les correspondances électroniques sensibles dans Procore. Cela permet de conserver une trace du courriel tout en conservant les paramètres de confidentialité souhaités. 
    • Objet. Le système remplit automatiquement le champ « FW : [Fichier ou dossier] : [Nom du fichier ou du dossier] ». L'expéditeur peut écraser cette entrée avec le texte de son choix. 

    • Pièces jointes. Cliquez sur Joindre des fichiers ou déplacez un fichier de votre ordinateur ou de votre réseau vers la zone Glisser-déposer des fichiers. Vous pouvez charger un fichier depuis votre ordinateur ou un autre fichier qui est stocké dans l'outil Documents de Procore. 

    • Message. Saisissez un message pour le corps de votre courriel sortant.

  5. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le courriel à vos destinataires désignés à partir du répertoire de la compagnie. 

Recevoir un courriel

Si vous êtes désigné comme destinataire d'un courriel, un message avec la ligne d'objet par défaut « TR : [Fichier ou dossier] : [Nom du fichier ou du dossier] » est envoyé dans votre boîte de réception (Remarque : L'expéditeur du message peut modifier la ligne d'objet par défaut du système selon les besoins.

Le courriel contient les informations suivantes :

company-documents-email.png
 

  • De. Le nom de l’expéditeur du courriel et le nom du compte Procore de l'expéditeur. 
  • Date. La date et l'heure d'envoi du courriel. 
  • Envoyé à. Les noms des destinataires et le nom de leur compte de compagnie Procore. (Remarque : Pour recevoir un courriel, ces les utilisateurs doivent être des contacts actifs dans le répertoire de la compagnie de l'expéditeur). 
  • Cc. Les noms des destinataires nommés dans le champ Cc et le nom de leur compte de compagnie Procore. (Remarque : Pour recevoir un courriel, ces les utilisateurs doivent être des contacts actifs dans le répertoire de la compagnie de l'expéditeur). 
  • Pièces jointes. Si l'utilisateur a joint un fichier au courriel, celui-ci est répertorié ici. 
  • Nom du document. Nom du fichier ou du dossier envoyé à partir de l'outil Documents. 
  • Lien de téléchargement. Un lien pour télécharger le dossier ZIP contenant les fichiers ou dossiers de l'expéditeur. Ce lien expire 30 jours après la date d'envoi. 
  • Afficher en ligne. Un lien pour vous connecter à Procore et afficher le courriel en ligne. Remarque : Vous devez disposer d'une permission d'accès à l'outil Documents et au fichier/dossier pour pouvoir le consulter en ligne. 

Répondre à un courriel

Lors de l'envoi de fichiers ou de dossiers par courriel à partir de l’outil Documents, le système utilise un fil de communication (également appelé adresse courriel spéciale) qui associe toute la correspondance sortante et les réponses entrantes au fichier ou au dossier. Si vous êtes le destinataire d'un courriel, utilisez simplement la fonction de réponse de votre service de messagerie pour répondre au message. Lorsque vous répondez à un courriel, une copie du message est conservée dans la zone Courriels des détails du fichier ou dossier correspondant. 

L'illustration ci-dessous montre comment le fil de communication apparaît dans la zone À d'une réponse :
 

communication-thread.png

Afficher et exporter le registre des courriels

Pour chaque fichier et dossier que vous téléversez dans l'outil Documents, le système conserve l'historique de la date à laquelle l'actif a été envoyé à d'autres utilisateurs de votre répertoire de compagnie. Il suit également toutes les réponses envoyées au fil de communication du fichier ou du dossier. Si l'expéditeur a marqué le courriel en tant que privé, le registre des courriels est uniquement visible par les destinataires et les utilisateurs avec permission « Admin » dans l'outil Documents. 

Pour exporter le registre des courriels d'un fichier ou d'un dossier :

  1. Accédez à l’outil Documents
  2. Dans l'arborescence, naviguez jusqu'au fichier ou dossier souhaité et mettez-le en surbrillance.
  3. Faites défiler et développez la zone Courriels.
    Remarque : Si vous souhaitez lancer un nouveau fil de communication par courriel pour le fichier ou le dossier sélectionné, cliquez sur le lien hypertexte de l'adresse électronique dans la bannière d’information BLEUE. 
  4. Choisissez Exporter > PDF.

    emails-export-pdf.png

    Le système exporte la correspondance électronique pour le fichier ou le dossier sélectionné en format de fichier PDF.