Dois-je mettre à jour mon affichage budgétaire pour ajouter les valeurs de DDP au budget?
Contexte
Les montants de la DDP peuvent s'afficher dans le budget. Cela vous permet de refléter le coût le plus récent dans votre budget au fur et à mesure qu'il progresse à chaque étape du processus d'événement de changement, d'abord en tant qu'ODG approximatif, puis en tant que DDP, puis en tant qu'ODCE. Cela vous permet de maintenir les coûts prévus à jour avec les montants les plus actuels.
Le plus beau dans tout cela, c'est que votre budget fait tout le travail. Vous pouvez configurer votre affichage budgétaire de manière à supprimer automatiquement les anciens montants (ODG approximatif), à les remplacer par des montants plus récents (DDP), puis à les remplacer par le montant final (ODCE).
Réponse
Si l'ODG approximatif apparaît DÉJÀ dans votre affichage budgétaire :
Si vous utilisez des appels d'offres, vous devrez mettre à jour votre affichage immédiatement pour afficher avec précision ces coûts potentiels sur votre budget. Pour effectuer ces mises à jour, ajoutez une nouvelle colonne pour les appels d'offres et incluez-la dans votre colonne Coût du projet. Il s'agit d'un ajout simple et rapide, tout comme lorsque vous avez ajouté l'ordre de grandeur approximatif pour la première fois à votre affichage du budget. Voir Modifier l'affichage avec des ordres de grandeur approximatif ci-dessous.
Si l'ODG approximatif n'apparaît PAS dans votre affichage budgétaire :
Nous vous recommandons de profiter de cette fonctionnalité, mais ce n'est PAS obligatoire. Si vous souhaitez ajouter des valeurs d'ODG approximatif à votre affichage budgétaire, voir Ajouter des colonnes Événements de changement à l'affichage budgétaire ou Ajouter des colonnes d'ODG approximatif de coût, de DDP et de coût sans engagement à un affichage budgétaire.
Modifier l'affichage avec des ordres de grandeur approximatifs
- Accédez à l’outil Admin au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur Configuration du budget.
- Sélectionnez l'affichage avec la colonne qui inclut l'ODG approximatif.
- Cliquez sur Configurer les colonnes.
- Cliquez sur + Colonne source ou cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et choisissez Source dans le menu déroulant.
- Tapez un nom pour l'en-tête de colonne dans la zone Nom de la colonne (par exemple, DDP de coût)
- Dans la liste Source de la colonne, sélectionnez Événements de changement afin que votre affichage budgétaire utilise cet outil comme source pour les données de la nouvelle colonne.
- Cochez la case à côté de DDP (demande de prix).
- Pour afficher les appels d'offres de coût dans le budget (pour la portée des événements de changement), utilisez les filtres suivants :
- Sous ODCP au contrat principal, désélectionnez Sans prix. Aucun filtre ne doit être sélectionné.
- Sous Coût d’engagement, sélectionnez Sans coût.
Note: Le fait de cocher la case à côté de Sans coût garantira que seules les valeurs qui ne sont pas associées à des ODCPE (2 ou 3 niveaux) ou des ODCE (1 niveau) sont incluses dans la valeur de la colonne. - Sous Portée, sélectionnez Dans la portée et À déterminer comme filtre.
Note: Vous pouvez également filtrer par statut d’événement de changement; tous les statuts qui ne sont pas considérés comme « Annulés » seront vérifiés par défaut. Les statuts personnalisés ne seront pas affichés par nom, mais seront inclus par défaut s’ils sont considérés comme « Ouvert », « Fermé » et « En attente ». Pour plus d’informations sur les statuts personnalisés, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
Note: Vous pouvez également filtrer par statut de DDP.
- Cliquez sur Créer pour enregistrer votre colonne.
- Ajoutez votre nouvelle colonne Demande de prix à votre colonne Coûts projetés en effectuant les étapes suivantes:
- Cliquez sur Coûts prévus dans la liste des colonnes.
- Cliquez sur Modifier.
- Sélectionnez votre colonne Demande de prix dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Mettre à jour.