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Procore

Comment configurer la fonction de factures de sous-traitant et de paiement pour Procore + QuickBooks?

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Réponse

Si vous disposez d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de la compagnie, vous pouvez terminer la configuration initiale de la fonction Factures de sous-traitant QuickBooks® Desktop afin que votre équipe puisse synchroniser les factures de Procore vers QuickBooks® Desktop.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour terminer la configuration initiale, des permissions de niveau « Admin » sur l'outil d'intégration ERP de la compagnie.
    • Pour activer la fonction et désigner les approbateurs comptables qui seront autorisés à synchroniser les factures, vous devez être le commanditaire exécutif de votre compagnie.
  • Exigences :
    • Cette fonctionnalité vous oblige à configurer un item de service de retenue de garantie comme spécifié ci-dessous, même si votre compagnie ne détient généralement pas de retenue de garantie sur les factures des sous-traitants.

Diagramme des flux de travail

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le sous-traitant factures toute fonction de paiement pour Procore + QuickBooks® Desktop. Si vous utilisez l’édition américaine ou Canada de QuickBooks® Desktop, cela vous permet d’exporter les factures de sous-traitant de Procore vers QuickBooks® Desktop.

 Version limitée

Le capacité de synchroniser QuickBooks® Desktop paiements de factures avec paiements émis dans l’outil Engagements est actuellement pris en charge avec Procore + QuickBooks® Desktop édition américaine. Il n’est PAS actuellement pris en charge avec l’édition Procore + QuickBooks® Desktop Canada.

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Étapes

  1. Configurer la fonction de facturation des sous-traitants
  2. Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées
  3. Envoyez votre liste d'approbateurs comptables par courriel à Procore

Configurer la fonction de facturation des sous-traitants

La configuration de la fonction de facturation des sous-traitants est un processus en trois (3) étapes :

Étape 1 : Créez un item de « retenue de garantie » dans QuickBooks

  1. Lancez QuickBooks.
  2. Créez un item et affectez le type en tant que service. Puis nommez-le : Retenue de garantie
    Remarque : pour des directives étape par étape, voir Ajouter, modifier et supprimer des items dans le système d'aide de QuickBooks. 

Étape 2 : Activez « L'inventaire et les bons de commande sont actifs » dans QuickBooks

  1. Connectez-vous au fichier de données en tant qu'utilisateur Admin. 
  2. Choisissez Édition> Préférences.
  3. Cliquez sur Items et inventaire.  
  4. Cliquez sur Préférences de la compagnie.
  5. Cochez la case Inventaire et les bons de commande actifs.
  6. Cliquez sur OK pour enregistrer le paramètre.

Étape 3 : Configurer les paramètres de l'élément de retenue de garantie de la facture dans Procore

  1. Accédez à l'outil Intégration PRE de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètresicons-settings-gear.png.
  3. Dans la liste déroulante Poste de retenue de garantie de facture, sélectionnez le poste de service dans lequel vous souhaitez enregistrer la retenue de garantie.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées

  1. Accédez à l'outil d' intégration PRE de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Calendrier de synchronisation.
  4. Sous Planification de la synchronisation, choisissez l'une des options suivantes :
    • Quotidien
    • Toutes les 4 heures
    • Jamais
    • Toutes les 2 heures
    •  Toutes les heures
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Envoyez votre liste d'approbateurs comptables par courriel à Procore

  1. Demandez au sponsor exécutif Procore de votre compagnie de contacter le support avec les informations suivantes :
    • Adresses courriel des approbateurs comptables qui devraient recevoir la permission supplémentaire d'exporter les factures des sous-traitants vers QuickBooks .
      Remarque :
      • Si vous ne connaissez pas le commanditaire exécutif de votre compagnie, consultez le champ Commanditaire exécutif sous Informations sur le compte dans l'outil Admin.
      • Si aucun responsable exécutif n'est répertorié, contactez l'administrateur Procore de votre entreprise.
  2. L'équipe de support PRE de Procore accordera ensuite les autorisations appropriées aux approbateurs comptables désignés par votre entreprise.
    Vous pouvez alors commencer à utiliser la fonction.