L'outil de gestion de documents de Procore permet aux utilisateurs d'organiser, d'accéder, de collaborer, d'approuver et de gérer les permissions pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion des documents , Gestion des documents (iOS) et Gestion des documents (Android) .
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l'outil de gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l' tab FAQ .
Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont dictés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.
L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction -construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l'outil Gestion des documents sur les applications mobiles Procore pouriOS et Android . Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu'un utilisateur ouvre un document pour l'afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion des documents .
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers d'une manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « affichages enregistrés » qui permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « affichages enregistrés » personnalisés pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres affichages personnels, et les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages que tout le monde sur le projet pourra utiliser.
Outre les affichages enregistrés, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Les utilisateurs affectés à une étape de flux de travail d'approbation seront informés par courriel lorsque ce sera à leur tour d'approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l'outil de gestion des documents pour le moment.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l'historique des modifications des documents dans l'outil de gestion des documents .
Non, il n'y a actuellement aucune intégration avec l'outil Plans. Si vous souhaitez téléverser des plans de l'outil Gestion des documents vers l'outil Plans, vous devrez d'abord les télécharger à partir de l'outil Gestion des documents. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil de gestion des documents et Téléverser des plans .
Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégration avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil de gestion de documents.
Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau de la compagnie ou du projet.
Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil de gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger les documents à partir de l'outil Documents et les téléverser dans l'outil Gestion des documents.