L’outil de Gestion de documents de Procore permet aux utilisateurs d’organiser, d’accéder, de collaborer, d’approuver et de gérer les permissions pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion de documents, Gestion de documents (iOS) et Gestion de documents (Android).
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l’outil de Gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, voir l’onglet FAQ .
Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont dictés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.
L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction -construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?
Les utilisateurs mobile peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil de Gestion de documents sur les applications mobile Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion des documents .
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « affichages enregistrés » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer un affichage enregistré dans l’outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « affichages enregistrés » personnalisés pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer un affichage enregistré dans l’outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres affichages personnels, et les utilisateurs disposant de permissions 'Admin' sur l’outil Gestion de documents peuvent créer des affichages que tous les utilisateurs du projet peuvent utiliser.
Outre les affichages enregistrés, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des Documents dans l’outil Gestion de documents.
Affichez, masquez ou réorganisez n’importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion de documents.
Les utilisateurs affectés à une étape du flux de travail d’approbation seront informés par courriel lorsque ce sera à leur tour d’approuver un document. De plus, les administrateurs de l’outil Gestion de documents peuvent choisir d’informer les individus ou les groupes de distribution des nouveaux documents dans l’onglet Téléversements ou lorsque quelqu’un téléverse une nouvelle révision de document qui répond à des critères d’affichage enregistré particuliers. Par exemple, aviser une équipe lorsque quelqu’un téléverse une nouvelle version d’un plan électrique approuvé. Les destinataires cliquent sur un lien dans la notification par courriel pour afficher efficacement le plan mis à jour.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l'historique des modifications des documents dans l'outil de gestion des documents .
Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de Gestion de documents dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de téléversement complet dans les deux outils, faites-le une fois dans l’outil Gestion de documents. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et rapportez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. En savoir plus, consultez Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de Gestion de documents dans l’outil Plans?
Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégration avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil de gestion de documents.
Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau de la compagnie ou du projet.
Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil de gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger les documents à partir de l'outil Documents et les téléverser dans l'outil Gestion des documents.
Oui. Le Visualiseur unifié de Gestion de documents prend en charge les raccourcis clavier complets pour la navigation, les outils de mesure, la création d’annotations et les bascules de panneau (telles que les QRT, les Observations et les Punch items). Pour afficher la liste complète des raccourcis disponibles lors de l’affichage d’un document, appuyez sur ? sur votre clavier. Voir Quels raccourcis clavier sont disponibles dans la Visionneuse unifiée?
Oui. Les utilisateurs disposant de la permission « Afficher l’historique du Flux de travail » peuvent exporter l’historique du flux de travail au format PDF ou CSV pour des items individuels ou en bloc (jusqu’à 300 documents à la fois) directement à partir de l’onglet Documents.
Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents dans l’onglet Documents et cliquer sur Télécharger > document avec annotations. Vous pouvez choisir d’exporter des annotations publiques, des annotations privées (uniquement celles que vous avez créées) ou des annotations de Flux de travail.
Oui. Lors de la création d’un nouveau projet à partir d’un modèle de projet Procore avec Gestion de documents activé, le système reporte automatiquement les collections enregistrées, les affichages sauvegardés (partagés avec « Tous les membres du projet »), les paramètres de groupe personnalisé permission, les ensembles de champs/champs personnalisé de documents, les normes de dénomination, Flux de travail par défaut et créateurs.
Remarque : Les affectations d’utilisateur individuels aux groupes de permissions et aux paramètres de notification ne sont pas copiés et doivent être configurés manuellement après la création du projet.
Oui. La suppression d’un téléversement ou d’un espace réservé supprime l’item et le déplace dans la collection Espaces réservés et téléversements à l’intérieur de la corbeille. Les métadonnées du fichier d’origine (date de téléversement, Outil de téléversement, taille du fichier et chemin) sont préservées, ce qui permet aux utilisateurs autorisés disposant des permissions de l’onglet Téléversements d’afficher et de télécharger des fichiers recyclés à tout moment.
Un Ensemble est un conteneur dédié utilisé pour regrouper des documents connexes et des espaces réservés avec des métadonnées uniques au niveau de l'ensemble, des détails Ownership et des mesures de progression en temps réel (y compris l’achèvement du contenu, l’exécution des espaces réservés, et flux de travail statut ).
Non. L’accès aux documents à l’intérieur d’un Ensemble est strictement régi par les permissions existantes au niveau du document. Si un utilisateur affiche un Ensemble contenant des fichiers auxquels il n’a pas la permission d’accès, ces fichiers sont masqués et les statistiques de progression sont automatiquement recalculées pour refléter uniquement les documents qu’il peut afficher.
Oui. Une seule version de document ou espace réservé peut être ajoutée à plusieurs ensembles simultanément sans dupliquer les fichiers ni interférer avec les flux de travail natifs.