Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?

disponibilité régionale
L'outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n'est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

L’outil Plans vous permet de sélectionner des fichiers de gestion de documents à afficher et à annoter dans l’outil Plans afin que vous n’ayez pas à recommencer le processus de téléversement complet de ce document. Les équipes peuvent téléverser et approuver des documents via des flux de travail de gestion de documents établis, puis utiliser le sélecteur « Joindre des fichiers » dans l’outil Plans pour trouver le document et l’importer rapidement dans l’outil Plans avec toutes les métadonnées jointes. Le reste de cette FAQ traite des limites de synchronisation des données et des indicateurs d’importation après l’importation du fichier.

Réponse

Limitations de la synchronisation

Les annotations de document ou les nouvelles versions de document créées dans l’outil Plans ne sont pas reflétées dans la version de fichier qui existe dans l’outil Gestion de documents. De même, les modifications apportées à un fichier dans l’outil de gestion de documents ne sont pas répercutées dans la version précédemment importée dans l’outil Plans. C’est pourquoi il est recommandé aux équipes d’importer uniquement les plans de gestion de documents approuvés dans l’outil Plans. 

Par exemple, si le document est annoté ou supprimé dans un outil, il n’annotera pas ou ne supprimera pas la copie existante dans l’autre outil. 

Jusqu’à ce que Procore dispose d’une solution plus intégrée, cette solution d’importation temporaire accélère les délais de téléversement en tirant parti du travail de téléversement déjà effectué dans l’outil de gestion de documents. Vous pouvez télécharger dans l’outil de gestion de documents, puis extraire le fichier dans l’outil Plans, où il restera probablement. Pour savoir si un document a été importé dans l’outil Plans ou si un document provient de l’outil Gestion de documents, recherchez les indicateurs suivants. 

Indicateurs dans l’outil Gestion documentaire

Lorsqu’un fichier de gestion de documents est importé dans l’outil Plans, cette action est communiquée à l’outil de gestion de documents avec la date, l’heure et le nom de l’utilisateur qui a effectué l’importation. Ces informations s’affichent aux endroits suivants :

  • Colonne « Soumis à l’outil Plans ». L’icône des   plans s’affiche dans la colonne « Soumis à l’outil Plans » de l’outil Gestion des documents. Découvrez comment choisir des colonnes. 
    • Passez la souris sur l’icône pour voir la date, l’heure et l’initiateur de l’importation.
    • Vous pouvez également filtrer par l’attribut « Soumis à l’outil Plans » pour voir tous les documents importés dans l’outil Plans. 
  • Bannières. Lors de l’affichage d’un document sur le Web ou un appareil mobile, une bannière explique que le document a été précédemment soumis à l’outil Plans, ainsi que la date, l’heure et l’initiateur de l’importation. 
  • Panneau d’information. Lors de l’affichage d’un document, recherchez la section « Soumis à l’outil Plans ».
  • Historique des modifications. Lors de l’affichage d’un document, l’historique des modifications est accessible depuis le bas du panneau Informations.

Lorsqu’un fichier de gestion de documents est importé dans l’outil Plans, Procore stocke également la date, l’heure et le nom de l’importateur dans le cadre des métadonnées de l’outil Plans. Ces informations s’affichent dans l’historique des modifications du fichier, accessible via l’onglet « Historique des modifications » lors de l’affichage du document. 

Voir également