Puis-je inclure des approbateurs externes dans un flux de travail personnalisé ?
Contexte
Les utilisateurs de Procore disposant de l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie peuvent créer des flux de travail personnalisés et, éventuellement, désigner un approbateur externe pour une étape.
Exemples
- Responsabilité: Exiger des sous-traitants qu’ils approuvent les factures permet une communication rapide et directe sur les erreurs de facturation. Cela permet d’accélérer les solutions et de réduire les désaccords ultérieurs.
- Exactitude des coûts: L’examen et l’approbation des factures par le sous-traitant augmentent la confiance de l’entrepreneur général dans le fait que les coûts facturés correspondent au contrat ou aux tarifs convenus, ce qui permet d’éviter les divergences et les litiges ultérieurs.
- Exigences contractuelles: Le contrat entre un propriétaire et l’entrepreneur général stipule parfois clairement que l’entrepreneur général doit approuver les factures avant le paiement.
- Assurer la conformité réglementaire: Certaines industries exigent que les parties prenantes externes, comme les organismes de réglementation, approuvent les événements de changement pour la conformité à des normes spécifiques.
- Vérification des implications financières: Si un événement de changement a des implications financières pour un collaborateur externe, son approbation confirme son accord avec les coûts supplémentaires, ce qui permet d’éviter des litiges de facturation ultérieurs.
- Vérification de l’achèvement des travaux : L’approbation par le sous-traitant des détails de la facture (tâches terminées, matériaux et conditions convenues) confirme l’exactitude de la facture et sert de vérification.
- Examen de la portée des travaux: L’approbation externe du contrat par un client ou un sous-traitant permet de s’assurer qu’il comprend les exigences du projet et confirme ce que l’accord implique.
Réponse
Oui, vous pouvez affecter des collaborateurs externes à une étape d’un flux de travail personnalisé. Procore permet la collaboration avec des partenaires externes, comme des sous-traitants. En fonction de la fonctionnalité, le collaborateur externe aura généralement besoin.
| Item | La description |
|---|---|
| Un compte d’utilisateur Procore | Fournissez un nom d’utilisateur et une adresse courriel au collaborateur pour qu’il puisse accéder au compte Procore de votre entreprise ou à un projet spécifique |
| Permissions d’accès | Accordez au collaborateur les permissions d’accès à l’outil nécessaire au niveau de la compagnie ou du niveau projet dans le compte Procore de votre compagnie. |
| Attribution de rôle | Certains flux de travail nécessitent l’affectation d’utilisateurs à des rôles spécifiques pour certaines actions. Par exemple, l’affichage et l’approbation d’une facture de sous-traitant dans un flux de travail personnalisé nécessitent que l’utilisateur soit le « contact de facturation » sur l’engagement de projet concerné. |
| Permissions granulaires spécifiques à l’outil | Lors de l’inclusion de collaborateurs externes dans les étapes de flux de travail personnalisées, les collaborateurs peuvent avoir besoin de disposer de permissions granulaires spécifiques. |
| Permissions granulaires de l’outil Flux de travail | L’outil Flux de travail est conçu pour que les sous-traitants ne voient que les étapes qui leur sont directement attribuées, ainsi que le panneau latéral et les affectations associés.
C’est important ! L’octroi aux collaborateurs externes de la permission granulaire « Afficher l’historique des étapes précédentes » ou « Afficher l’historique complet » leur donne une visibilité sur les noms d’utilisateur attribués au flux de travail. Si vous décidez d’accorder ces permissions à vos collaborateurs, sachez que cette transparence accrue peut conduire à un contact direct avec des sous-traitants. |