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Procore

Numérotation automatisée des factures d’engagement

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Contexte

La numérotation automatisée des factures d’engagement permet aux compagnies de définir un schéma de numérotation au niveau de la compagnie pour toutes les factures d’engagement/de Sous-traitant nouvellement créées. Cette automatisation réduit l’entrée manuelle, assure la cohérence et rationalise les opérations financières sur toutes les factures.

Éléments à considérer

  • Utilisateur requis Permissions
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau de la compagnie.
  • Informations complémentaires :
    • Ce processus vous permet d’accéder à la page des paramètres de l’outil Facturation.
    • Vous modifierez la configuration au niveau de la compagnie pour la numérotation des factures.

Étapes

  1. Connectez-vous à votre compte Procore avec les permissions Admin.

  2. Accédez aux paramètres de l’outil Admin > > facturation.

  3. Dans les paramètres de facturation, cliquez sur l’onglet Paramètres.

  4. Dans la section Facturation du Sous-traitant, recherchez le paramètre Numérotation des factures et le panneau Aperçu du format.

  5. Cliquez sur Modifier pour ouvrir le format du numéro de facture.

  6. Prévisualisez le numéro de facture. Utilisez l’aperçu pour vérifier le format. Le nombre apparaît dans un ordre séquentiel dans l’aperçu en fonction de la valeur de départ.

  7. Configurez le format du numéro de facture en ajoutant et en organisant les composants requis dans l’ordre souhaité, en utilisant les cinq premiers ou derniers caractères de chaque composant. Sélectionnez les composants que vous souhaitez inclure dans vos numéros de facture. Les options comprennent :

    • Position de la facture - Vous ne pouvez pas supprimer le numéro de poste.

    • Numéro d’engagement - Utilise le numéro d’engagement.

    • Période de facturation - Utilise la période de facturation.

    • Date de fin de la période de facturation - Utilise la date de fin de facturation de la facture.

    • Numéro de période de facturation - Utilise le numéro de période de facturation de la facture.

    • Texte personnalisé - Saisissez n’importe quel texte fixe (par exemple, INV, BILL ou Code).

    • Retenue de garantie conditionnelle - Sera basée sur le format de propriété sélectionné.

    • Numéro de projet - Utilise le numéro de projet.

  8. Configurez le séparateur de composants pour définir la façon dont chaque composant est séparé. Sélectionnez le séparateur de composants dans la liste déroulante.

    • Tiret (-)

    • Point (.)

    • Barre oblique (/)

    • Trait de soulignement (_)

    • Aucune

  9. Configurez les caractères pour chaque composant. Sélectionnez les composants que vous souhaitez inclure dans vos numéros de facture. Les options peuvent inclure :

    • Format 

    • Longueur 

      • Position de la facture

      • Personnages

    Remarque : Organisez les composants et définissez les options de formatage comme vous le souhaitez.

  10. Le système validera le nombre total de caractères pour le numéro de facture.

    • Remarque : Si votre système ERP spécifie un nombre maximum de caractères, Procore l’appliquera. Sinon, la limite par défaut est de 100 caractères.

  11. Examinez l’aperçu du format pour vous assurer qu’il répond à vos exigences.

  12. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer le schéma de numérotation.
    Remarque :

    • Les numéros de facture de ces factures seront générés automatiquement et non modifiables.

    • Le nouveau système de numérotation sera désormais appliqué à toutes les factures d’engagement/Sous-traitant nouvellement créées.