Envoyer des fichiers et des dossiers par courriel à partir de l'outil Documents au niveau du projet
Objectif
Envoyer des fichiers et des dossiers dans l'outil Documents au niveau du projet à d'autres utilisateurs.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions « Standard » ou « Admin » dans l'outil Documents.
- Information supplémentaire :
- Les fichiers et dossiers envoyés par courriel à partir de l'outil Documents de Procore sont envoyés aux destinataires à l'aide d'une adresse courriel spécifique à la compagnie. Cependant, le nom de l'expéditeur du courriel apparaîtra comme nom de l'expéditeur.
- Les courriels sont marqués comme « privés » par défaut, ce qui signifie que seuls les utilisateurs « Admin » et les destinataires (et l'expéditeur) désignés du courriel pourront voir un enregistrement du courriel dans le rapport de registre des courriels d'un fichier ou d'un dossier.
- Les courriels « privés » sont idéaux pour la documentation et l'enregistrement des correspondances sensibles par courriel dans Procore tout en conservant les paramètres de confidentialité permettant de garantir que l'enregistrement des fichiers/dossiers envoyés reste caché des autres utilisateurs d'un projet.
- Vous pouvez uniquement envoyer des fichiers ou des dossiers par courrier électronique aux contacts ou aux groupes de distribution qui existent dans l'outil Répertoire. Au niveau du projet, vous êtes limité aux utilisateurs et aux groupes qui résident dans votre répertoire de projets. Les fichiers et dossiers peuvent être envoyés par courriel à n'importe quel utilisateur du répertoire, même s'ils ont un accès « Aucun » dans l'outil Documents de votre projet.
- Les destinataires des courriels peuvent répondre au courriel directement depuis leur boîte de réception. Toute pièce jointe au courriel de réponse sera incluse avec le corps du message électronique. Les réponses par courriel créeront de nouvelles entrées dans le registre des courriels.
Étapes
Envoyer des documents dans un courriel
Lors de l'envoi de fichiers ou de dossiers par courriel à partir de l'outil Documents, le système utilise un fil de communication spécifique qui associe automatiquement toute la correspondance sortante et les réponses entrantes au fichier ou au dossier. Si vous êtes le destinataire d'un courriel, vous pouvez utiliser la fonction Répondre de votre courriel pour envoyer une réponse au message. Lorsque vous répondez à un courriel, une copie du message est conservée dans la section Courriels du fichier ou du dossier de l'outil Documents.
- Accédez à l'outil Documents.
- Recherchez le fichier ou le dossier que vous souhaitez envoyer par courriel.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier et cliquez sur
Envoyer par courriel.
Remarque : Vous pouvez également accéder aux actions en survolant ou en sélectionnant le fichier ou le dossier. - Remplissez les champs suivants si nécessaire :
- À : sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes auxquels envoyer le document par courriel.
- CC : utilisez le champ CC pour inclure d'autres utilisateurs et les tenir informés. Vous (l'expéditeur) serez automatiquement mis en copie sur le courriel pour vous assurer que vous recevrez également un courriel si les utilisateurs répondent au courriel.
- Privé : Cochez la case si vous souhaitez que votre courriel ne soit visible que par les utilisateurs « Admin » et les destinataires spécifiés du courriel.
- Objet : Ce champ sera automatiquement rempli avec « FW: [Dossier ou fichier]: [Nom du dossier ou fichier] ». Cependant, vous pouvez modifier manuellement la ligne « Objet » en conséquence.
- Pièces jointes : vous pouvez joindre des fichiers supplémentaires du projet ou des fichiers de votre ordinateur. Les fichiers dans le dossier ou le fichier que vous avez sélectionné seront automatiquement liés dans le courriel. Les vignettes de prévisualisation des fichiers joints ne seront pas affichées.
- Message : Saisissez un message dans le corps du courriel.
- Cliquez sur Envoyer.
Remarque :
- Si vous aviez été Cc sur le courriel, vous devriez avoir reçu un courriel dans votre boîte de réception avec un lien pour télécharger le fichier. Les destinataires peuvent soit télécharger des fichiers en utilisant l'hyperlien dans le courriel, soit cliquer sur l'hyperlien « Afficher en ligne » pour afficher le document dans l'application Web de Procore.
- Après qu'un fichier a été envoyé par courriel depuis Procore, un enregistrement du courriel est stocké dans la section Courriels de ce fichier. La section Courriels masque automatiquement les enregistrements de correspondance par courriel des utilisateurs qui ne figuraient pas sur la liste de distribution d'un courriel pour les transferts de documents « privés ». Cependant, les utilisateurs « Admin » peuvent voir le courriel même s'ils n'étaient pas inclus dans la liste de distribution du courriel.
Afficher et exporter les courriels associés à un document
Pour chaque fichier et dossier que vous téléversez dans l'outil Documents, le système conserve l'historique de la date à laquelle l'actif a été envoyé à d'autres utilisateurs de votre répertoire de compagnie. Il suit également toutes les réponses envoyées au fil de communication du fichier ou du dossier. Si l'expéditeur a marqué le courriel en tant que privé, le registre des courriels est uniquement visible par les destinataires et les utilisateurs avec permission « Admin » dans l'outil Documents.
Pour exporter un courriel à partir du registre des courriels pour un fichier ou un dossier :
- Accédez à l’outil Documents.
- Sélectionnez le fichier ou le dossier.
- Cliquez sur l'icône Info
pour ouvrir le panneau Informations. - Faites défiler vers le bas et cliquez sur Courriels.
Remarque : Tous les courriels envoyés sont affichés dans la fenêtre Courriels. - Cliquez sur l'icône Exporter
sur le courriel que vous souhaitez exporter.