Démarrer avec la gestion de documents - Exigences de téléversement
Aperçu
Contexte
Comme expliqué dans les leçons précédentes, l'outil de gestion de documents utilise les attributs du document pour contrôler les permissions des utilisateurs sur les révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour une récupération facile. Donc, si les documents téléversés n'ont pas assez d'attributs, il y a un gros risque que vous ne les retrouviez pas facilement plus tard. C'est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant le téléversement de fichiers. De plus, ces exigences de téléversement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.
Important
Les champs Nom, Type, Statut et Révision sont toujours obligatoires pour chaque document.Comment ça marche
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres de l'outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s'appliquent qu'à certains types de documents.
Ces règles déterminent quels champs de métadonnées doivent être remplis pour les documents téléversés ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée.
Meilleures pratiques
Avant de configurer les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quelles exigences en matière d'attribut et de dénomination doivent exister pour chaque révision téléversée vers le système, quel que soit son type?
- Quelles exigences devraient varier en fonction du type de document?
Remarque : Vous ne pouvez avoir qu'une seule norme de dénomination pour l'ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l'appliquer ou non pour chaque type de document. - Votre projet autorisera-t-il les identifiants de révision en double? Par défaut, le champ Révision est défini comme un champ modifiable tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ Révision pour qu'il corresponde au numéro de révision d'un téléversement précédent permet aux utilisateurs de téléverser un fichier comportant des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision. Cependant, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, s'ils le préfèrent.
Leçon suivante : Exigences de téléversement - Configurez-les
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris les exigences de téléversement pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Vidéo
1. Modifier la règle Par défaut
Dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres, examinez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée, sélectionner les champs qui seront requis pour les documents téléversés et décider si les identifiants de révision en double sont autorisés.
Remarque : Les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tous les autres champs que vous avez décidé d'exiger dans l'ensemble de champs paramétrables de votre compagnie pour l'outil de gestion de documents.
2. Créer des règles conditionnelles
Si certains types de documents ont besoin d'exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de téléversement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination.
