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Procore

Guide de transition de la facturation du Donneur d’ouvrage modernisé

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Table des matières

Aperçu

L’expérience de facture du Donneur d’ouvrage modernisée offre une interface de facture repensée, des détails d’Échéancier des valeurs (VDC) étendus, une facturation des lignes de groupe ou de sous-total, des ensembles de champs paramétrables et des champs personnalisés, ainsi que la possibilité d’inclure les changements budgétaires approuvés directement sur une facture au donneur d'ouvrage.

Les principaux avantages de l’expérience modernisée de facturation du Donneur d’ouvrage sont les suivants :

  • Changements budgétaires sur les factures. Incluez les changements budgétaires approuvés directement sur une facture au donneur d'ouvrage pour une plus grande transparence en matière de contingence, réduisant ainsi le besoin d’ordres de changement au contrat principal distincts.

  • Préremplissage sélectif des coûts. Sélectionnez à la main les postes item de Sous-traitant Facture et de coût direct préremplis sur une facture au donneur d'ouvrage, répartissez les coûts sur plusieurs factures et marquez les coûts comme non facturables.

  • Facturation des lignes de groupe. Facturez un montant fixe en dollars au niveau du groupe et laissez Procore le répartir proportionnellement entre les items du groupe, au lieu de modifier chaque item un par un.

  • Mises à jour des items en bloc. Sélectionnez un ou tous les postes de l’Échéancier des coûts et utilisez le panneau latéral Modifier les valeurs pour définir le travail terminé cette période (%), le total à ce jour (%) et les pourcentages de retenue de garantie pour chaque ligne sélectionnée en même temps.

  • Ensembles de champs paramétrables et champs personnalisé. Personnalisez les champs visibles sur les factures au donneur d’ouvrage de votre organisation.

  • Échéancier des coûts élargie. L’affichage plein écran et les colonnes supplémentaires, y compris le montant brut, le montant net et les changements précédents/actuels, vous donnent une image plus complète de la période. 

  • Pièce jointe. Glisser-déposer pour réorganiser ou flècher vers le haut et vers le bas des groupes de pièces jointes PDF avant l’exportation.

  • Exportation PDF héritée et personnalisée préservée. Générez le PDF de facture d’origine en format généré par des solutions anciennes ou personnalisé.

  • Flux de travail de support. Les factures au donneur d'ouvrage supportent les Flux de travail Procore, y compris l’utilisation continue de vos anciens flux de travail existants (V1). Pour plus d’informations, voir Pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (V1).

Ce qu’il faut savoir

 Important

  1. Procore mettra fin à l’ancienne expérience de facture au donneur d'ouvrage le 12 janvier 2027. Après cette date, l’ancienne interface de facture au donneur d’ouvrage ne sera plus disponible.

  2. Changement de comportement : Les montants des facture se verrouillent pendant l’examen et l’approbation

    1. Pour support les contrôles du flux de travail et garantir les montants des factures, l’Échéancier des valeurs ne peut pas être modifiée lorsqu’une facture est en cours de révision ou au statut Approuvé.

    2. Les administrateurs peuvent toujours modifier les informations générales, les pièces jointes et les champs Personnalisé lorsque les factures sont dans ces statuts.

    3. Si les montants de l’Échéancier des coûts doivent changer, la facture doit d’abord retrouver un statut modifiable.

Il y a deux façons d’adhérer, selon le champ d’application dont vous avez besoin :

  1. Participation individuelle. Les utilisateurs éligibles peuvent passer à l’expérience modernisée à l’aide de la bannière d’inscription sur une facture existante. Cela active uniquement cet utilisateur - aucune intervention de l’administrateur n’est requise.

  2. Acceptation du projet ou de l’entreprise. Un administrateur Procore permet de moderniser l’expérience d’un projet ou d’une entreprise entière grâce à Procore Explore. Cela s’applique à tous ceux qui participent à ces projets. Dans Procore Explore, recherchez Supprimer l’Engagement hérité/Accès à la facturation du Sous-traitant.

Étant donné que l’inscription individuelle est par utilisateur, un projet peut avoir certains utilisateurs sur l’expérience modernisée et d’autres sur l’héritage en même temps. Pour plus d’informations, voir la section Considérations et étapes de transition .

Pour les clients utilisant les anciens flux de travail (v1)

À compter du 13 octobre 2026, vous n’aurez plus besoin de migrer des flux de travail hérités (V1) avant d’adopter la facture au donneur d'ouvrage modernisée. Il s’agit d’un changement par rapport aux directives précédentes.

  • Les flux de travail hérités continuent de s’exécuter. Rien dans le comportement d’un ancien flux de travail ne change : les mêmes étapes, approbateurs, acheminement, conditions et historique s’appliquent toujours. Ce qui change, c’est où vous les gérez. Les anciens items de flux de travail s’ouvrent désormais et reçoivent une réponse dans le même panneau latéral Nouveaux Flux de travail que celui utilisé pour les nouveaux Flux de travail.

  • Le travail en vol n’est pas interrompu. Les factures en cours d’approbation lorsque vous adoptez l’expérience modernisée restent actives, accessibles et conservent leur historique. Vous n’avez pas besoin d’abandonner, de recréer ou de réapprouver le travail déjà en cours.

  • La mise à niveau vers les nouveaux Flux de travail est en libre-service et facultative. Également disponible le 13 octobre 2026, une nouvelle option de mise à niveau en libre-service permet aux Admins de flux de travail de passer des anciens flux de travail aux nouveaux Flux de travail selon leur propre calendrier, sans contacter le support Procore. Pour plus d’informations, consultez Chemin de transition pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (V1).

  • Disponibilité : Depuis le 13 octobre 2026, les anciennes capacités de flux de travail sont généralement disponibles dans Procore, la facture au donneur d'ouvrage étant le premier outil à adopter. 

Considérations

  • Vous pouvez passer à l’expérience de facture au donneur d'ouvrage modernisée à tout moment. Le 12 janvier 2027, tous les anciens utilisateurs restants seront mis à jour automatiquement.

  • Aucune action n’est requise avant la date de migration. Si vous ne vous inscrivez pas tôt, votre compte migrera automatiquement le 12 janvier 2027.

  • Après la date de migration, l’ancienne expérience de facturation du Donneur d’ouvrage sera définitivement retirée et indisponible.

  • changements budgétaires préalables. L’inclusion de modifications au budget sur les factures au donneur d’ouvrage nécessite l’activation de l’expérience de facturation du Donneur d’ouvrage modernisée et la migration vers le nouvel outil changements budgétaires. Si vous n’avez pas migré vers le nouvel outil, vous pouvez toujours utiliser l’expérience modernisée, mais changement budgétaire intégration ne sera pas disponible.

  • L’ancienne sortie PDF est préservée. Si votre équipe ou votre donneur d’ouvrage de projet s’appuie sur l’ancien format PDF de la facture (ou une version personnalisée créée par l’équipe des Solutions Personnalisé de Procore), vous pouvez toujours le générer à partir de l’expérience modernisée. Sélectionnez simplement l’option d’exportation PDF de facture standard historique . Vous n’avez pas besoin de rester sur l’ancienne interface pour produire des fichiers PDF au format existant.

Comparaison

La matrice suivante détaille les principales améliorations des fonctionnalités et les avantages de la transition de l’ancienne facturation au Donneur d’ouvrage modernisée :

Fonctionnalité
Facturation du Donneur d’ouvrage hérité
Facturation du Donneur d’ouvrage modernisée

Présentation de la conception principale

Une disposition de table fixe avec des détails limités à l’écran.

Une mise en page modernisée cohérente avec les autres outils financiers de Procore, faisant apparaître les principaux détails de la facture en ligne.

Ventilation des coûts

Colonnes de facturation de base uniquement.

Ajoute les colonnes Montant brut, Montant net et Changements précédents/actuels. Les nouvelles factures reflètent les regroupements de lignes de la facture précédente.

changement budgétaire

Non disponible sur les factures; un mouvement de contingence nécessitait des Ordres de changement au contrat principal distincts.

Les changements budgétaires approuvés peuvent être inclus directement sur la facture. (Nécessite la migration vers le nouvel outil changements budgétaires.)

Préremplissage des coûts

Les coûts sont préremplis pour la période de facturation avec un contrôle limité.

Sélectionnez à la main les items de facture de sous-traitant et de coût direct préremplis, répartissez les coûts sur plusieurs factures et marquez les coûts comme non facturables.

Personnalisé champs et ensembles de champs

Non configurable.

Ensembles de champs paramétrables et champs personnalisé sur les factures au donneur d’ouvrage.

Pièces jointes

Ordre de pièce jointe fixe.

Faites glisser-déposer la réorganisation des pièces jointes de groupe individuelles et flèches vers le haut/vers le bas avant l’exportation. Plusieurs sections de pièce jointe pour les items préremplis. 

Exportation PDF

Ancienne facture et format PDF configurable.

Plusieurs formats d’exportation, y compris l’exportation PDF standard historique qui reproduit l’ancien format d’origine, et tout PDF personnalisé.

Flux de travail

Flux de travail hérités (V1) uniquement, actionnés sur un écran de flux de travail distinct.

support les nouveaux Flux de travail et les flux de travail hérités (V1), tous deux actionnés dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

Étapes de transition

 Important
Aucune étape manuelle n’est requise, car tous les comptes seront mis à jour automatiquement le 12 janvier 2027. Cependant, Procore recommande de tester d’abord l’expérience modernisée sur un exemple de projet de test, puis de changer toute votre entreprise lorsque vous êtes prêt.

Il y a deux façons de s’inscrire, et elles diffèrent par leur portée et leur admissibilité. Choisissez en fonction des personnes qui ont besoin d’y accéder et vérifiez d’abord la note d’admissibilité de l’option 1.

  1. Option 1 : S’inscrire en tant qu’utilisateur individuel (évaluation)

  2. Option 2 : Activer un projet ou une entreprise entier (déploiement)

Option 1 : S’inscrire en tant qu’Utilisateur individuel (Évaluation)

Disponible pour les utilisateurs dont l’outil de facturation du projet utilise de nouveaux Flux de travail ou aucun flux de travail. Si votre outil de facturation utilise d’anciens flux de travail (V1), la bannière d’inscription n’apparaîtra pas. À compter du 13 octobre 2026, la bannière sera également disponible pour les anciens utilisateurs du flux de travail. D’ici là, utilisez l’option 2. Pour plus de détails, consultez le Chemin de transition pour les clients utilisant les anciens Flux de travail (V1).

Tout utilisateur admissible ayant accès aux factures au donneur d'ouvrage peut s’inscrire directement à partir d’une facture, sans intervention de l’administrateur.

  1. Ouvrez l’outil Contrats principaux dans le menu déroulant Outils de projet et ouvrez un contrat principal.

  2. Ouvrez une facture au donneur d’ouvrage existant.

  3. Dans la bannière d’adhésion bêta en haut de la facture, cliquez pour passer à l’expérience modernisée.

Ce que cela fait et ne fait pas :

  • Cela ne vous permet que d’opter. Les autres membres de l’équipe resteront sur l’ancienne expérience jusqu’à ce qu’ils s’inscrivent ou qu’un administrateur active la fonctionnalité pour le projet ou l’entreprise.

  • C’est le moyen le plus rapide d’évaluer l’expérience modernisée et la bonne première étape avant d’y engager un projet.

Option 2 : Activer un projet ou une Entreprise entier (déploiement)

Pour permettre l’expérience modernisée pour tous les participants à un projet ou sur votre entreprise, un administrateur Procore peut l’activer via Procore Explore. Cette option est disponible pour tous les clients, y compris ceux qui utilisent les flux de travail hérités (V1), et jusqu’au 13 octobre 2026, c’est la seule voie disponible pour ces flux de travail.

  1. Accédez à l’outil Niveau compagnie Admin.

  2. Cliquez sur Procore Explore.

  3. Dans le catalogue Procore Explore, faites défiler ou recherchez Supprimer l’accès à la facture au donneur d'ouvrage hérité.

  4. Sélectionnez le(s) projet(s) ou utilisateur(s) spécifique(s) pour lesquels vous souhaitez activer l’expérience modernisée et sélectionnez Enregistrer et rejoindre.

    • Remarque : Vous pouvez également activer l’expérience modernisée au Niveau compagnie - pour tous les projets - via Procore Explore. 

  5. Confirmez que l’expérience modernisée est active pour le projet ou l’utilisateur :

    • La page de détail de la facture utilise la mise en page modernisée des outils financiers.

    • Un champ Travaux terminés : Cette période ($) est modifiable sur les lignes de sous-total du groupe.

    • Si vous cochez les cases à cocher d’item dans l’Échéancier des valeurs, un bouton Modifier les valeurs apparaît.

  6. Configurez l’expérience modernisée pour votre facture :

    • Passez en revue vos options de regroupement VDC - créez, modifiez ou supprimez des groupes personnalisé via Gérer les groupes personnalisé et confirmez les regroupements sur lesquels votre équipe facturera.

    • Configurer des ensembles de champs et des champs personnalisé pour les factures au donneur d’ouvrage.

    • Passez en revue vos formats d’exportation et confirmez que l’exportation PDF de facture au donneur d'ouvrage hérité répond aux exigences de rapport externes.

  7. Créez une facture au donneur d'ouvrage de test sur votre exemple de projet pour valider l’expérience modernisée de bout en bout, y compris le préremplissage, la VDC, la facturation des lignes de groupe, la modification en bloc des valeurs des items et l’exportation avant d’activer l’expérience modernisée à l'échelle de l'entreprise.

Chemin de transition pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (v1)

 Recommandation

Évaluez l’expérience modernisée dès aujourd’hui sur des exemples de projets, mais retardez le déploiement à l’échelle de l’entreprise jusqu’au 13 octobre 2026. Les flux de travail hérités (V1) ne support pas l’expérience modernisée avant le 13 octobre 2026.

Vous pouvez vous inscrire tôt, mais le faire avant le 13 octobre empêchera les factures d’être acheminées dans vos anciens flux de travail d’approbation existants.

Ce que signifient « évaluer » et « effectuer une transition complète »

 

Évaluer (sécurisé à faire maintenant)

Transition complète (attendre jusqu’au 13 octobre 2026)

Objectif

Familiarisez-vous avec l’expérience modernisée et confirmez qu’elle répond à vos besoins.

Exécutez vos cycles de facturation en direct dans l’expérience modernisée.

Où

Un projet de test dédié.

Projets de production.

Ce que vous faites de l’exercice

Mise en page, Échéancier des coûts, facturation des lignes de groupe, mettre à jour en bloc les valeurs de modification, préremplissage des coûts, changements budgétaires, champs personnalisés, exportations.

Tout ce qui précède, plus les approbations de facture acheminées dans vos anciens flux de travail.

Approbations

Ne vous fiez pas aux approbations de flux de travail antérieures pendant cette période.

Les approbations de flux de travail hérités sont prises en charge dans l’expérience modernisée.

Échéancier

Date

Quels changements pour les clients de flux de travail existants (V1)

Aujourd’hui

Évaluez l’expérience modernisée sur un projet de test via Procore Explore. La bannière d’inscription individuelle n’apparaît pas pour vous. Les flux de travail hérités ne peuvent pas être utilisés avec l’expérience modernisée, alors attendez la transition des projets de production.

13 octobre 2026

Les flux de travail hérités deviennent utilisables avec l’expérience modernisée, et la bannière d’inscription individuelle devient disponible. Vous pouvez commencer la transition complète des projets de production, puis démarrer et répondre aux items de flux de travail hérités dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

Phase 1 — Évaluer maintenant (avant le 13 octobre 2026)

  1. Identifiez ou créez un projet de test qui n’exécute pas la facturation en direct.

  2. Activez l’expérience de facture au donneur d’ouvrage modernisée sur ce projet de test via Procore Explore, en suivant les étapes de l’option 2 ci-dessus.

  3. Créez des factures au donneur d'ouvrage de test pour valider l’ensemble des fonctionnalités, y compris la ventilation des coûts (VDC), la facturation des lignes de groupe, mettre à jour en bloc les valeurs de modification, le préremplissage des coûts, les changements budgétaires, les champs personnalisés et les exportations de facture.

Remarque
Identifiez les lacunes du processus pendant les tests et contactez votre représentant Procore bien avant la date de transition prévue.
 Important
N’activez pas l’expérience modernisée sur les projets de production en direct pendant cette phase d’évaluation. De plus, ne vous fiez pas aux approbations de flux de travail héritées lors des tests.

Phase 2 — Transition (13 octobre 2026 ou plus tard)

  1. Confirmez que le support du flux de travail hérité est en direct dans l’expérience modernisée de votre environnement.

  2. Activez l’expérience de facturation par facture au donneur d'ouvrage modernisée sur un projet de production via Procore Explore. À compter de cette date, les utilisateurs individuels peuvent également s’inscrire directement en utilisant la bannière en haut d’une facture.

  3. Exécutez un cycle de facturation complet sur ce projet, y compris l’acheminement des approbations de facture dans vos flux de travail existants et l’exportation du document final pour vérifier la fonctionnalité de bout en bout.

  4. Confirmez que les anciens items de flux de travail démarrent et répondent correctement dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

  5. Une fois ce cycle de facturation terminé avec succès, activez l’expérience modernisée sur vos projets restants ou sur l’ensemble de votre entreprise.

Remarque
L’acceptation d’une bannière individuelle ne permet pas de tester l’approbation de bout en bout. Étant donné qu’elle s’applique uniquement à votre compte, les approbateurs peuvent toujours voir l’expérience héritée. Pour valider le comportement d’approbation avant un déploiement complet, activez une inscription au niveau Projet via Procore Explore afin que tous les approbateurs partagent la même expérience.