Gérer les actifs

Il existe quatre façons principales de modifier ou de mettre à jour les actifs existants dans le registre des actifs :

1. Mettre à jour un seul actif : Vous pouvez mettre à jour les informations d’un actif individuellement en accédant à sa page de détails et en modifiant les chantiers.

2. En bloc à partir de la liste des actifs : Si plusieurs actifs sélectionnés appartiennent au même ensemble de chantiers, vous pouvez mettre à jour les valeurs de chantier par défaut et personnalisé communes pour tous les actifs sélectionnés simultanément à partir de la liste des actifs.

3. En bloc Mettre à jour le Statut à partir de la liste des actifs : Si plusieurs actifs ont le même groupe de statut attribué, vous pouvez les sélectionner en bloc dans la liste des actifs et mettre à jour leur statut simultanément. 

4. Mise à jour en bloc via Excel : Vous pouvez mettre à jour un grand nombre d’actifs existants à la fois en téléversant une feuille de calcul Excel contenant les détails mis à jour.

Pour mettre à jour manuellement les détails d’un seul actif :

1. Dans l’affichage de liste du registre des actifs, cliquez sur l’ID de lien hypertexte de l’actif pour ouvrir sa page Détails de l’actif.

2. Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit pour activer tous les champs modifiables.

3. Mettez à jour les informations de l’actif si nécessaire.

   • Modification du type d’actif : Si vous sélectionnez un nouveau type, le formulaire sera automatiquement mis à jour pour afficher les champs qui correspondent à la configuration du nouveau type d’actif. Cette action effacera toutes les anciennes données qui n’appartiennent pas au nouveau type d’actif.

   • Mise à jour de l’identifiant : Si l’ID de l’actif est modifié, le système vérifiera que le nouvel ID est unique.

   • Mise à jour de la photo : Vous pouvez téléverser une nouvelle photo, et elle remplacera l’ancienne.

   • De même, tout autre champ par défaut ou personnalisé peut également être mis à jour au besoin.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous pouvez mettre à jour plusieurs actifs à la fois directement à partir de l’affichage de liste du registre des actifs, à condition que tous les actifs sélectionnés appartiennent au même ensemble de champs.

1. Dans l’affichage de liste du registre des actifs, cochez les cases à côté des actifs que vous souhaitez mettre à jour.

2. Si tous les actifs sélectionnés appartiennent à l’ensemble de champs, une icône Modifier les actifs apparaîtra en haut du tableau.

3. Cliquez surl’icône Modifier les actif , le formulaire de modification en bloc affichera tous les chantiers modifiables par défaut et personnalisé disponibles dans l’ensemble de chantiers partagés.

4. Mettez à jour un ou plusieurs champs si nécessaire. Seuls les champs modifiés seront mis à jour dans les actifs sélectionnés, tandis que les champs inchangés conserveront leurs valeurs existantes.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez mettre à jour le statut de plusieurs actifs à la fois directement à partir de l’affichage de liste du Registre des biens, à condition qu’ils aient le même groupe de statut qui leur est assigné.

1. Cochez les cases à cocher à côté des actifs que vous souhaitez mettre à jour.

2. Si tous les actifs sélectionnés utilisent le même groupe de statut, une liste déroulante  Statut apparaîtra en haut du tableau.

3. Cliquez sur l’action Statut et une liste déroulante apparaîtra montrant la liste des statuts disponibles parmi lesquels choisir.

4. Choisissez le nouveau statut dans la liste déroulante pour l’appliquer à tous les actifs sélectionnés. 

5. Une invite de confirmation apparaîtra. Ajoutez une remarque facultative et cliquez sur Mettre à jour. 

Remarque: En bloc statut mises à jour effectuées via l’interface utilisateur prennent en charge un maximum de 500 actifs à la fois. Pour mettre à jour le statut d’un plus grand nombre d’actifs, utilisez l’option de mise à jour Excel.

Vous pouvez mettre à jour plusieurs actifs existants à la fois en téléversant un fichier Excel avec les informations mises à jour. Ceci est utile lors de la modification de grands ensembles d’actifs. Par exemple, mettre à jour des statuts, modifier les valeurs des champs ou corriger les données de nombreux enregistrements.

1. Accédez à l’outil Actifs au niveau de l’Entreprise ou du Niveau projet.

2. Cliquez sur le menu déroulant du bouton Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Choisissez l’option Mettre à jour l’existant .

4. Remplissez le modèle existant avec les valeurs à mettre à jour. Pour mettre à jour un actif, l’ID doit correspondre à un actif existant dans le registre de votre entreprise.

5. Téléversez le fichier Excel terminé existant à l’aide de Joindre un fichier ou vous pouvez glisser-déposer le fichier. Un seul fichier peut être téléversé à la fois.

6. Un fenêtre contextuelle Projet Statut apparaîtra pour montrer l’avancement du processus de mise à jour. Vous pouvez réduire la fenêtre contextuelle et elle restera disponible jusqu’à ce qu’elle soit fermée manuellement.

Une fois le traitement terminé, toutes les mises à jour valides seront appliquées aux actifs correspondants. Toute entrée non valide sera incluse dans un fichier d’erreur téléchargeable avec les raisons détaillées de chaque échec.

Remarque: Toutes les actions de mise à jour des actifs sont enregistrées dans l’historique des modifications de l’actif à des fins d’audit.

Vous pouvez supprimer des actifs du registre lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. La suppression d’un actif est une action permanente et supprime l’ensemble de l’enregistrement de l’actif, y compris toutes les métadonnées, les pièces jointes, les items apparentés et son historique des modifications.

Pour supprimer un seul actif :

1. Cliquez sur l’icône des points de suspension verticauxà côté de l’actif dans le registre des actifs. Sélectionnez Supprimer.

2. Une invite de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement l’enregistrement d’actif.

Pour supprimer des actifs en bloc :

1. Cochez les cases à cocher des actifs que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur l’icône des points de suspension verticaux en haut du tableau. 

3. Cliquez sur Supprimer.

4. Une invite de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement les enregistrements d’actifs sélectionnés.

Remarque: Les actifs créés au niveau Compagnie et affectés à un projet ne peuvent pas être supprimés du niveau Projet. Ils ne peuvent être supprimés que du registre des actifs au Niveau compagnie.