Puis-je utiliser le champ « Statut » de l’outil de gestion des documents pour suivre l’objectif d’un document tel que décrit dans les normes ISO ?
Contexte
Lors du téléversement d’un document dans l’outil de gestion de documents, vous souhaiterez peut-être identifier l’objectif du document avec une étiquette telle que « Travail en cours », « Pour information », « Pour construction » ou une autre étiquette qui correspond à l’interprétation des codes d’état ISO par votre organisation.
L’outil de gestion de documents est doté d’un champ « Statut » qui n’est pas modifiable lorsqu’un flux de travail est appliqué à un document, car ce champ se remplit automatiquement avec le statut approprié à chaque étape du flux de travail.
Réponse
Dans l’outil de gestion des documents, le champ « Statut » ne peut pas suivre l’objectif prévu d’un document si un flux de travail lui est ou sera appliqué. Lorsqu’un flux de travail est appliqué à un document, le modèle de flux de travail contrôle le champ « Statut » et le rend non modifiable. Par exemple, le document passe automatiquement de « En cours de révision » à « Approuvé » lorsqu’un membre du flux de travail accepte une version du document.
Au lieu de cela, l’administrateur de l’entreprise peut créer un champ personnalisé appelé « Statut du document » avec des options de champ qui s’alignent sur les choix de son organisation, telles que « Travail en cours » ou « Pour information ». Les utilisateurs peuvent remplir le champ lors du téléchargement d’un document ou selon leurs besoins tout au long de la durée de vie du document. Le nouveau champ personnalisé « Statut du document » restera distinct du champ « Statut » qui suit l’état du flux de travail d’approbation du document.
Pour configurer un champ personnalisé « Statut du document » à des fins de document, effectuez les tâches suivantes :
- Créez un champ personnalisé dans l’outil Admin de la compagnie et ajoutez les options de champ souhaitées.
- Ajoutez le champ à un ensemble de champs nouveau ou existant et affectez-le aux projets souhaités.
Remarque : Tout comme les champs standard, les champs personnalisés suivent les paramètres et les groupes de permissions que vous avez choisis.