Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal
Objectif
Décrire les différentes manières dont vous pouvez mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts (VDC) d’un contrat.
Contexte
Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour les postes dans les VDC de votre contrat :
- Ajouter des postes à la VDC
Si le VDC de votre contrat n’a que quelques postes ou si vous souhaitez ajouter manuellement de nouveaux postes à l’VDC, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste VDC. - Créer la VDC à partir du budget du projet
Si vous souhaitez structurer les VDC de votre contrat pour qu’ils correspondent à vos postes budgétaires, Procore vous donne la possibilité d’importer vos VDC postes directement à partir de l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement le VDC du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données. - Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
Si vous préférez créer le VDC de votre contrat à l’aide d’un programme de feuille de calcul, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vide qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos VDC postes à la feuille de calcul, enregistrer le fichier au format de fichier (CSV) des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d’importation pour remplacer tous les postes existants du VDC de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d’autres.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
Remarque
Pour limiter les utilisateurs de Procore à l’affichage de vos données contractuelles, configurez la fonction de permissions granulaires lors de l’application des modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet et Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Information supplémentaire :
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
Remarque
Si vous avez des postes budgétaires entrants de l'outil Budget du projet (voir /">Créez la VDC à partir du budget du projet ci-dessous) et les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une facture EG/Client, une facture de financement ou un propriétaire facture, un message d'erreur vous avertit que les postes budgétaires ne peuvent pas être importés à partir du budget du projet.
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
- Restrictions :
- Si vous avez créé plusieurs contrats principaux, sachez que vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat principal. Cependant, vous ne pouvez PAS choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, consultez Existe-t-il des limitations système lors de la création de plusieurs contrats principaux?
Conditions préalables
- Créez un contrat avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats principaux.
- Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement? et Modifier les paramètres avancés d’un contrat principal.
- Si vous créerez un contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC d’un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
Étapes
Il existe plusieurs façons d’ajouter et de mettre à jour des postes sur l’VDC d’un contrat :
- Ajouter des postes à la VDC
- Créer la VDC à partir du budget du projet
- Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
Ajouter des postes à la VDC
Créer la VDC à partir du budget du projet
Remarque
Si vous créez le contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC a zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
- Accédez à l’outilContrats principaux du projet.
- Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
- Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
- Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le menu déroulant.
- Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir du budget? », cliquez sur Importer.
- Si le VDC est vide, le message suivant s’affiche.
- Si le VDC a des postes budgétaires existants, tous les postes budgétaires existants seront remplacés par les postes budgétaires du budget.
Procore remplace tous les postes existants sur la ventilation des coûts avec les postes actuels dans le budget du projet. Cela peut prendre plusieurs minutes. Une fois l’importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que le action a réussi et que les postes apparaissent dans le tableau « Ventilation des coûts ».
- Si le VDC est vide, le message suivant s’affiche.
Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
- Télécharger un modèle CSV
- Ajouter des postes à un modèle CSV
- Importer le modèle de CSV terminé dans Procore
Télécharger un modèle CSV
- Accédez à l’outil Contrats principaux.
- Dans le tableau, cliquez sur un lien Numéro pour ouvrir le contrat.
- Sous l’onglet Général , cliquez sur Ventilation des coûts.
- Dans la fiche Ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
Cela place la VDC en mode d’édition - Sous le tableau, cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
Cela ouvre la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir de CSV.
- Développez Personnaliser le délimiteur CSV.
- Choisissez un délimiteur pour le fichier modèle : Virgule ou Point-virgule.
L’option par défaut du système est Virgule. - Cliquez sur Télécharger le modèle CSV et choisissez : Modèle vierge ou Modèle avec des postes existants.
Le télécharge le modèle sélectionné à l’emplacement configuré de votre navigateur Web.
Ajouter des postes à un modèle CSV
- Ouvrez le modèle téléchargé dans un éditeur de feuille de calcul.
- Saisissez les données du poste en utilisant la méthode comptable appropriée pour le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?
- Comment saisir des données pour la comptabilité basée sur le montant : Afficher/Masquer
- Pour importer un contrat principal à l’aide de la méthode comptable basée sur le montant, saisissez les données comme suit :
- Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Cela n’apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour WBS et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projet ?
- Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?
- Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore ?
Informations importantes sur les types de coûts
- Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Ajouter des types de coûts de compagnie ou demandez à l’administrateur de votre compagnie une liste de types de coûts valides.
- La saisie de données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?
- Descriptif. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.
- Code des impôts. Saisissez le code fiscal du poste.
Informations importantes sur les codes fiscaux
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Configurer les paramètres des codes fiscaux ou demandez à l’administrateur de votre entreprise une liste des codes fiscaux valides.
- Montant. Entrez un montant numérique sans virgule ni signe dollar (par exemple, 15000) ; Entrez « 0,00 » s’il n’y a pas de montant en dollars, car les cellules vides ne sont pas acceptées.
- Pour importer un contrat principal à l’aide de la méthode comptable basée sur le montant, saisissez les données comme suit :
- Comment saisir des données pour la comptabilité basée sur les unités/quantités : Afficher/Masquer
- Pour importer un contrat principal à l’aide de la méthode comptable basée sur le montant, saisissez les données comme suit :
- Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Cela n’apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour WBS et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projet ?
- Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?
- Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore ?
Informations importantes sur les types de coûts
- Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Ajouter des types de coûts de compagnie.
- La saisie de données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?
- Descriptif. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.
- Quantité. Entrez une valeur numérique représentant la quantité de l’unité.
- Unité de mesure. Entrez une abréviation d’unité de mesure. Voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ?
- Prix unitaire. Saisissez le prix unitaire du poste.
- Sous-total. Entrez le sous-total du poste.
- Remplacer. Ces options s’offrent à vous, choisissez une (1) option :
- Pour remplacer le calcul automatique du sous-total, entrez une valeur ici et laissez les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire vides.
OU - Pour utiliser le calcul automatique de Procore, saisissez des valeurs dans les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire , en laissant le champ Remplacer vide.
Informations importantes sur le calcul automatique
- Si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore, l’entrée de données dans les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire est requise. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?
- Pour remplacer le calcul automatique du sous-total, entrez une valeur ici et laissez les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire vides.
- Code des impôts. Saisissez le code fiscal du poste. Voir Configurer les paramètres du code fiscal.
- Pour importer un contrat principal à l’aide de la méthode comptable basée sur le montant, saisissez les données comme suit :
Importer le modèle de CSV terminé dans Procore
- Accédez à l’outil Contrats principaux.
- Dans le tableau, cliquez sur un lien Numéro pour ouvrir le contrat.
- Sous l’onglet Général, cliquez sur Ventilation des coûts.
- Dans la fiche Ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
Cela place la VDC en mode édition. - Sous le tableau, cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
Cela ouvre la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir de CSV.
- Téléchargez le fichier comme suit :
- Cliquez sur Téléverser le fichier et sélectionnez le modèle terminé à téléverser.
OU - Faites glisser et déposez le modèle terminé dans la zone Fichier CSV .
- Cliquez sur Téléverser le fichier et sélectionnez le modèle terminé à téléverser.
- En fonction de l’état de votre contrat principal, choisissez l’option appropriée :
- Pour ajouter d’autres postes au contrat principal, sélectionnez Ajouter des postes supplémentaires, puis cliquez sur Importer.
- Pour remplacer tous les postes existants sur le contrat principal avec le modèle, sélectionnez Remplacer les postes existants, puis cliquez sur Importer.
Procore importe le modèle et affiche une bannière de réussite. Si un message d’erreur s’affiche, cliquez sur Afficher l’erreur pour savoir pourquoi l’importation a échoué.