Configurer les paramètres : Gestion des documents

disponibilité régionale
L’outil Gestion des documents est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir en plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Les paramètres importants de l'outil Gestion des documents sont gérés sur la page Configurer les paramètres, tels que : la création et la gestion des groupes de permissions, la personnalisation des paramètres de permissions pour les documents et la normalisation des champs pour les métadonnées des documents.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :

    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil de gestion des documents du projet.

Étapes

Remarque
Les paramètres de l’outil Gestion de documents peuvent également être gérés dans l’outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de Gestion de documents dans l’outil Admin.

  1. Accédez à l’outil Gestion des documents du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres Icon Settings Gear Grey3.

  3. Cliquez sur l’onglet de la zone d’outils que vous souhaitez afficher ou modifier. Voir les instructions supplémentaires pour chaque zone ci-dessous :

    Menu Paramètres de Gestion de documents

    • Onglet Affichages

      • Collections

    • Tab Permissions

      • Groupe de permissions

      • Permissions de document

      • Permissions de flux de travail

    • Tab Documents

      • Exigences de téléversement

      • Normes de dénomination

      • Champs du document

      • Règles du document

    • Tab Flux de travail

      • Flux de travail des documents

    • Notifications (en anglais)

      • Téléversement de documents

      • Soumission de documents

      • Notifications d’espace réservé

Onglet Affichages

Cliquez sur l’onglet Affichages pour créer des collections pour le projet. Les collections aident à filtrer et à organiser les documents afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les révisions dont ils ont besoin. Consultez les articles suivants liés aux collections :

Tab Permissions

Cliquez sur l’onglet Permissions pour accéder aux paramètres suivants :

Groupes de permissions

Dans la section Groupes de permissions, vous pouvez créer et gérer des groupes de permissions pour contrôler l’accès aux documents du projet. Consultez les didacticiels suivants relatifs aux groupes de permission :

Permissions de document

Dans la section Permissions des documents, vous pouvez personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents. Voir Afficher et gérer les paramètres pour les Permissions des documents.

Permissions de flux de travail

Les Permissions sélectionnées dans cette section sont spécifiques aux documents d’un flux de travail. Toutes les permissions définies ici remplaceront les permissions normales définies à partir des Permissions de document ci-dessus. Voir Afficher et gérer les Flux de travail Permissions dans l’outil Gestion de documents.

Tab Documents

Cliquez sur l’onglet Documents pour accéder aux paramètres suivants :

Exigences de téléversement

Dans la section Exigences de téléversement , vous pouvez sélectionner des normes de dénomination et des champs obligatoires pour les téléversements de documents. Voir Modifier les exigences de téléversement pour les Documents.

Normes de dénomination

Dans la section Normes de dénomination , vous pouvez créer des normes de dénomination qui s’appliquent automatiquement aux documents téléversés. Voir Modifier la norme de dénomination pour les Documents.

Champs du document

Dans la section Champs de document, vous pouvez afficher les champs de métadonnées du document, marquer certains champs comme inactifs ou actifs et modifier les descriptions des options de champ.

Pour modifier la description d’une option de champ , suivez ces étapes dans la section « Champs de document » :
Remarque : Les modifications apportées ici ne s’appliquent qu’au projet en cours.

  1. Cliquez sur le nom d’un champ qui offre aux utilisateurs des options via un menu déroulant, tel que 'Statut' ou « Discipline ».

  2. Cliquez sur le bouton Modifier le champ .

  3. Recherchez l’option que vous souhaitez modifier et cliquez sur son texte dans la colonne « Description » pour la modifier.

  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer .
    Remarque : Vos modifications n’affectent que le projet en cours.

Pour les modifications de champ au niveau Compagnie, voir Gérer les champs et ensembles de champs Personnalisé et Par défaut pour l’outil Gestion de documents.

Règles du document

  1. Faites défiler jusqu’à la section Règles du document .

  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Permettre à plusieurs versions du document de passer simultanément par le flux de travail
      Remarque : Pour maintenir le comportement hérité, les projets existants continueront de permettre à plusieurs révisions d’un document d’avoir des flux de travail actifs simultanément; cependant, tous les nouveaux projets nets à l’avenir seront par défaut Empêcher pour assurer un processus plus rationalisé. 

    • Empêcher plusieurs documents de passer par le flux de travail : Limite un document à un seul flux de travail actif à la fois.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous sélectionnez Empêcher et que des documents existants sont déjà dans des flux de travail conflictuels, un modal apparaîtra. Cliquez sur Confirmer pour afficher et résoudre ces conflits dans l’affichage Action requise . 

Tab Flux de travail

Cliquez sur l’onglet Flux de travail pour accéder aux paramètres suivants :
Remarque : Vous ne verrez l’onglet Flux de travail que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail dans Procore.

Flux de travail des documents

Si un ou plusieurs flux de travail ont été affectés au projet, vous pouvez afficher et configurer les flux de travail dans cette section.

Modifier en bloc les personnes assignées du flux de travail

Pour modifier les personnes assignées ou le gestionnaire de Flux de travail d’un modèle de flux de travail, procédez comme suit :

  1. Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône personnes dans la colonne « Rôles ».

  2. Indiquez si vous souhaitez que vos modifications s’appliquent au modèle de flux de travail et aux flux de travail en cours ou uniquement au modèle de flux de travail pour les documents qui utiliseront le modèle à l’avenir.
    Remarque : Si vous choisissez d’inclure des flux de travail en cours, une fois que vous cliquez sur « Enregistrer », ces flux de travail reflètent vos modifications et les personnes assignées supprimées ne peuvent pas répondre aux étapes du flux de travail actuelles ou à venir. Cependant, toutes les réponses déjà apportées aux étapes précédentes sont conservées.

  3. Modifiez les personnes assignées au besoin. Cliquez dans le champ pour ajouter un nouveau nom ou cliquez sur le x à côté d’un nom pour le supprimer.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

L’administrateur du projet peut modifier des fonctionnalités de flux de travail supplémentaires :

Notifications (en anglais)

Dans l’onglet Notifications, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez notifier lorsqu’un document est téléversé ou soumis dans l’outil Gestion de documents. Consultez les directives détaillées ci-dessous ou consultez Flux de travail si vous êtes curieux de connaître les notifications qui alertent les utilisateurs de leur rôle dans un processus d’approbation de document.

Téléversement de documents

Informez les compagnies, les groupes de distribution ou les utilisateurs individuels sélectionnés lorsqu’un nouveau document est téléversé dans l’outil Gestion de documents. La notification est un courriel avec des liens vers tous les affichages enregistrés pertinents et un .csv Fichier répertoriant tous les documents mis à jour.

  1. Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires ».
    Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien au lieu d’un bouton.

  2. Cliquez dans le champ Compagnies, Groupes de Distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

  4. Assurez-vous que le bouton « Actif » est activé ou désactivé selon vos préférences.

    Remarque
    Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur aux attentes, car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux étaient déjà dans un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.
Soumission de documents

Notifier les utilisateurs ou groupes de distribution sélectionnés lorsqu’un nouveau document qui correspond aux critères de filtrage d’un affichage enregistré est soumis à l’outil Gestion de documents. L’avis est un courriel avec des liens vers tous les documents pertinents et un .csv fichier les listant.

  1. Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires » de l’affichage enregistré avec lequel vous souhaitez aligner les notifications.
    Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien au lieu d’un bouton.

  2. Cliquez dans le champ Compagnies, Groupes de Distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez recevoir lorsqu’un nouveau document est soumis dans cet affichage enregistré.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

Notifications d’espace réservé

Informez les utilisateurs, les compagnies ou les groupes de distribution sélectionnés des événements importants qui se produisent avec les espaces réservés dans un projet. La notification s’agrège quotidiennement en un seul résumé par courriel envoyé à 16 h 00, fuseau horaire local du projet, avec des liens vers tous les affichages enregistrés pertinents et une option pour télécharger un .csv résumé du fichier.

Vous pouvez configurer les notifications pour cinq types d’événements d’espace réservé distincts :

  1. Espaces réservés attribués : Envoyé lorsqu’un ou plusieurs espaces réservés sont attribués aux utilisateurs. Comme les autres notifications, celle-ci est envoyée aux utilisateurs configurés plutôt qu’aux personnes assignées.

  2. Dû demain: Envoyé lorsque la date limite de soumission d’un espace réservé expire le lendemain. 

  3. En retard: Envoyé quotidiennement pour les espaces réservés avec des échéances passées au cours des 90 derniers jours.

  4. Fichier téléversé: Envoyé lorsqu’un fichier est téléversé dans un espace réservé.

  5. Soumis : Envoyé lorsqu’un espace réservé est soumis en tant que révision.

Pour configurer les destinataires d’espace réservé, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le bouton (ou le lien) + Ajouter des destinataires dans la colonne Destinataires à côté du type d’événement que vous souhaitez configurer.

  2. Cliquez dans le champ Compagnies, Groupes de Distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher les groupes ou les utilisateurs individuels que vous souhaitez notifier.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

  4. Assurez-vous que le bouton à bascule Actif est réglé selon vos préférences d’activé ou de désactivé.
    Remarque : Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur aux attentes, car la Gestion de documents ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois.

Voir Que sont les espaces réservés dans l’outil de Gestion de documents? et comment créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion de documents. 

Voir également