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Procore

Guide de transition de la facturation à l’engagement modernisé

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Table des matières

Aperçu

L’expérience de facture Engagement modernisée offre une interface de facture repensée, une numérotation automatisée des engagement facture, une gestion granulaire des ordres de changement, des contrôles retenue de garantie étendus Procore Pay la compatibilité, l’approbation et le rejet au niveau des items et le routage flux de travail piloté par personnalisé champs du principal engagement.

Les principaux avantages de l’expérience modernisée de la facturation à l’engagement sont les suivants :

  • Contrôles Retenue de garantie étendus : définissez un type de Sous-traitant Par défaut Facture afin que les administrateurs déterminent quelles colonnes sont facturables (travail et Matériaux, Retenue de garantie, ou les deux) et définissent le Type par défaut pour les factures créées sans invitation à facturer. De plus, une bannière d’avertissement alerte les utilisateurs chaque fois qu’une retenue de garantie est libérée sur une facture.

  • Numérotation automatisée des factures : Définissez un format de numérotation niveau Compagnie pour les factures de engagement nouvellement créées à l’aide de composants tels que Facture Position, le numéro de projet et le numéro de Engagement pour garantir une numérotation cohérente dans tous les projets.

  • Ensembles de champs paramétrables et champs personnalisé : Personnalisez la mise en page des factures et définissez des champs personnalisé pour les factures d’engagement afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de collecte de données.

  • Routage de flux de travail de champ personnalisé. Configurez et acheminez Engagement Facture flux de travail en fonction de personnalisé champs du principal engagement, automatisant ainsi facture routage et réduisant les interventions manuelles et les erreurs.

  • En bloc Mises à jour de Item de ligne : Sélectionnez plusieurs ou tous les postes de la ventilation des coûts (VDC) et utilisez le panneau latéral Modifier les valeurs pour appliquer les pourcentages de travail terminé cette période (%), Total à ce jour (%) et retenue de garantie sur toutes les lignes sélectionnées en même temps.

  • Compatibilité avec Procore Pay : Procore Pay est pris en charge exclusivement sur l’expérience modernisée, débloquant les dérogations de privilège intégrées, les retenues de facture et de fournisseur, les exigences de conformité et les débours.

  • Gestion granulaire de l’ordre de changement. Ajoutez ou supprimez des ordres de changement individuels sur une facture existante, plutôt que d’en accepter tous ou aucun.

  • Flux de travail de support. Engagement Facturation prend en charge les Flux de travail Procore, y compris l’utilisation continue de vos flux de travail existants (V1). Pour plus d’informations, voir Pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (V1).

Ce qu’il faut savoir

 Recommandation

  • Procore mettra fin à l’ancienne expérience de facturation à l’engagement le 12 janvier 2027. Après cette date, l’interface de facture de sous-traitant héritée ne sera plus disponible.

  • Changement de comportement : les montants des factures se verrouillent pendant l’examen et l’approbation

    • Pour le support des contrôles du flux de travail et garantir que les montants des factures ne changent pas une fois qu’une facture est en cours de révision, l’ Échéancier des valeurs n’est plus modifiable lorsqu’une facture de sous-traitant est en cours de révision ou à tout statut Approuvé.

    • Toujours modifiable par les administrateurs dans les statuts suivants : informations générales, pièces jointes et champs personnalisé.

    • Si les montants de l’Échéancier des coûts doivent changer, la facture doit d’abord retrouver un statut modifiable.

Il y a deux façons d’adhérer, selon le champ d’application dont vous avez besoin :

  1. Participation individuelle. Les utilisateurs éligibles peuvent passer eux-mêmes à l’expérience modernisée à l’aide de la bannière d’inscription sur une facture existante. Cela accepte uniquement cet utilisateur - aucune intervention de l’administrateur n’est requise.

  2. Acceptation du projet ou de l’entreprise. Un administrateur Procore permet de moderniser l’expérience d’un projet ou d’une entreprise entière grâce à Procore Explore. Cela s’applique à tous ceux qui participent à ces projets. Dans Procore Explore, recherchez Supprimer l’Engagement hérité/Accès à la facturation du Sous-traitant.

Étant donné que l’inscription individuelle est par utilisateur, un projet peut avoir certains utilisateurs sur l’expérience modernisée et d’autres sur l’héritage en même temps. Voir Considérations et étapes de transition.

Pour les clients utilisant les anciens flux de travail (v1)

Vous n’avez pas besoin de migrer des flux de travail hérités (V1) avant d’adopter la facture d’engagement modernisée. Il s’agit d’un changement par rapport aux directives précédentes. Cependant, le moment de votre transition est important :

  • Les flux de travail hérités deviennent utilisables avec l’expérience modernisée le 13 octobre 2026. Jusqu’à cette date, Procore recommande d’évaluer l’expérience modernisée sur un projet de test, mais de ne pas effectuer la transition complète de vos projets de production. Voir Chemin de transition pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (v1).

  • La bannière d’inscription individuelle n’apparaît pas aujourd’hui pour les anciens utilisateurs de flux de travail. Il sera mis à votre disposition le 13 octobre 2026. D’ici là, un abonnement au niveau Projet via Procore Explore est votre seul chemin vers l’expérience modernisée.

  • Les flux de travail hérités continuent de s’exécuter. Rien dans le comportement d’un ancien flux de travail ne change : les mêmes étapes, approbateurs, acheminement, conditions et historique ne s’appliquent. Ce qui change, c’est l’endroit où vous agissez en conséquence : les anciens items de flux de travail s’ouvrent et reçoivent une réponse dans le même panneau latéral Nouveaux Flux de travail utilisé pour la facturation modernisée.

  • Le travail en vol n’est pas interrompu. Les factures qui sont en cours d’approbation lors de la transition restent en place, restent répondables et conservent leur historique. Vous n’avez pas à abandonner, recréer ou réapprouver le travail déjà en cours.

  • La mise à niveau vers les nouveaux Flux de travail est en libre-service et facultative. Flux de travail Les Admins peuvent mettre à niveau l’outil Facturation des anciens flux de travail vers les nouveaux Flux de travail selon leur propre calendrier, sans contacter le support Procore. Il sera également disponible le 13 octobre 2026. 

Considérations

  • Vous pouvez passer à l’expérience de facturation d’engagement mise à jour à tout moment avant le 15 décembre 2026, date à laquelle tous les utilisateurs restants de l’expérience héritée seront mis à jour automatiquement.

  • Aucune action n’est requise avant la date de migration. Si vous n’effectuez aucune action, votre compte migrera automatiquement.

  • Après la date de migration, l’ancienne expérience de facture à l’engagement n’est plus disponible.

  • Les utilisateurs d’un même projet peuvent avoir des expériences différentes. L’activation d’une bannière individuelle s’applique uniquement à l’utilisateur qui clique dessus, de sorte qu’un projet peut avoir certains utilisateurs sur l’expérience modernisée et d’autres sur l’héritage en même temps. Attendez-vous à cela pendant l’évaluation et utilisez un opt-in au niveau du projet ou au niveau Compagnie via Procore Explore lorsque vous avez besoin que tout le monde soit aligné.

  • L’adhésion individuelle ne peut pas valider le comportement des collaborateurs. Étant donné qu’une inscription solo laisse vos approbateurs, administrateurs de facture et contacts de facture sur l’ancienne expérience, elle ne révélera pas de problèmes dans le routage des approbations, la révision des items de ligne ou tout ce qu’un sous-traitant voit lors de la soumission. Utilisez une option d’inscription au niveau Projet sur un projet de test.

  • L’admissibilité à l’inscription dépend de votre version de flux de travail jusqu’au 13 octobre 2026. Si votre outil de facturation utilise d’anciens flux de travail (V1), la bannière d’inscription individuelle n’apparaît pas et une inscription au niveau du projet ou au niveau Compagnie via Procore Explore est votre seul chemin vers l’expérience modernisée.

Comparaison

La matrice suivante détaille les principales améliorations des fonctionnalités et les avantages de la transition de l’ancienne facturation à la facturation d’Engagement modernisée :

Fonctionnalité
Facturation de l’Engagement hérité
Facturation d’Engagement modernisée

Paiements Procore

Non pris en charge.

Pris en charge. Permet Procore Pay privilège dérogation, facture et fournisseur retenues, facture conformité exigences, exigences paiement et débours.

Présentation de la conception principale

Une disposition de table fixe avec des détails limités à l’écran.

Une mise en page modernisée, plus intuitive, cohérente avec les autres outils financiers de Procore.

Contrôles de Retenue de garantie

Contrôle administratif limité sur la retenue de garantie facturable.

Sous-traitant Par défaut Facture paramètre Type contrôle les colonnes facturables (Travail et Matériaux, et/ou Retenue de garantie ) et le type de par défaut facture pour les factures créées par le sous-traitant. Une bannière d’avertissement apparaît lorsque la retenue de garantie est libérée.

Flux de travail d’acheminement

Routage statique configuré sur le flux de travail.

Routage basé sur personnalisé champs du principal engagement et de nombreuses autres étapes conditionnelles, automatisant facture routage.

Personnalisé champs et ensembles de champs

Non configurable.

Ensembles de champs paramétrables et champs personnalisé sur les factures au donneur d’ouvrage.

Exportations

Le PDF avec pièces jointes a été compilé et envoyé par courriel une fois prêt.

Exporter > PDF avec pièces jointes télécharge directement le PDF compilé.

Flux de travail

Flux de travail hérités (V1) uniquement, actionnés sur un écran de flux de travail distinct.

support les nouveaux Flux de travail et les flux de travail hérités (V1), tous deux actionnés dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

Facture numérotée

Le # de Facture est un champ de forme libre; Les contacts de facture saisissent leur propre numéro de référence. 

Format de numérotation automatisé optionnel au niveau Compagnie, construit à partir de composants tels que Facture Position, numéro de projet et numéro de Engagement. Les numéros générés ne sont pas modifiables. (Nécessite l’adhésion niveau Compagnie.) 

Étapes de transition

 Important

Il y a deux façons d’opter pour l’expérience modernisée, soit par la portée et l’admissibilité. Choisissez la méthode pour déterminer qui a besoin d’y accéder et examinez les critères d’admissibilité pour l’option 1 avant de continuer.

  1. Option 1 : S’inscrire en tant qu’Utilisateur individuel (Évaluation)

  2. Option 2 : Activer un projet ou une Entreprise entier (déploiement)

Remarque sur l’admissibilité : L’activation d’une bannière individuelle n’est disponible que pour les utilisateurs dont l’outil de facture du projet n’utilise pas de flux de travail. Si votre outil de facturation repose sur d’anciens flux de travail (V1), la bannière d’inscription n’apparaîtra pas dans votre interface avant le 13 octobre 2026. Jusqu’à cette date, utilisez l’option 2 (opt-in à l’échelle du projet ou à l’échelle de l’entreprise via Procore Explore). Pour plus de détails, voir Chemin de transition pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (V1).

Tout utilisateur admissible ayant accès aux factures de sous-traitant peut s’inscrire directement à partir d’une facture, sans intervention de l’administrateur.

  1. Ouvrez l’outil Engagements dans le menu déroulant Outils de projet.

  2. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro d’un engagement, puis ouvrez une facture existante à partir de l’onglet facture.

  3. Dans la bannière d’adhésion bêta en haut de la facture, cliquez pour passer à l’expérience modernisée.

Ce que cela fait et ne fait pas :

  • Il n’accepte que vous. Tous les autres utilisateurs du projet, y compris les approbateurs, les administrateurs de facture et les contacts de facture qui soumettent des factures, continuent de voir l’expérience héritée jusqu’à ce qu’ils s’inscrivent ou qu’un administrateur active la fonctionnalité pour le projet ou l’entreprise.

  • C’est le moyen le plus rapide d’évaluer l’expérience modernisée et la bonne première étape avant d’y engager un projet.

  • Ce n’est pas suffisant pour tester un cycle de facturation réel. Engagement : la facturation est intrinsèquement collaborative que les sous-traitants soumettent, que les administrateurs examinent, que les approbateurs acheminent et qu’un opt-in solo laisse tous les autres sur l’expérience héritée. Utilisez l’option 2 sur un projet test pour valider l’invitation à facturer, l’examen des items et les approbations.

Remarque
Jusqu’au 12 janvier 2027, il y aura une bannière qui permettra aux utilisateurs de se désinscrire à moins que vous ne suiviez l’option 2. 

Option 2 : Activer un projet ou une entreprise entier (déploiement)

Pour offrir à tous les participants à un projet ou à l’ensemble de votre entreprise l’expérience modernisée, un administrateur Procore la permet grâce à Procore Explore. Cette option est disponible pour tous les clients, y compris ceux qui utilisent les flux de travail hérités (V1) - et jusqu’au 13 octobre 2026, c’est la seule voie disponible pour eux.

  1. Accédez à l’outil Niveau compagnie Admin.

  2. Cliquez sur Procore Explore.

  3. Dans le catalogue Procore Explore, faites défiler ou recherchez Supprimer l’accès à l’Engagement hérité/facture du Sous-traitant et sélectionnez Rejoindre le programme

  4. Sélectionnez le(s) projet(s) ou utilisateur(s) spécifique(s) pour lesquels vous souhaitez activer l’expérience modernisée et sélectionnez Enregistrer et rejoindre.

    Remarque
    Vous pouvez également activer l’expérience modernisée à l’échelle de l’Entreprise via Procore Explore.

  5. Ouvrez l’outil Engagements dans le menu déroulant Outils de projet.

  6. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro du engagement que vous souhaitez facture, puis cliquez sur Créer > Créer Facture.

  7. Confirmez que l’expérience modernisée est active :

    • La facture est présentée sur une seule page. 

    • La page utilise la mise en page modernisée des outils financiers.

    • L’utilisation de cases à cocher sur l’Échéancier vous permet de mettre à jour en bloc les lignes sélectionnées. 

  8. Créez une facture de sous-traitant test sur votre exemple de projet et validez-la de bout en bout (invitation à facturer, révision des postes, retenue de garantie, approbations et exportation) avant d’activer l’expérience modernisée à l’échelle de l’entreprise.

Chemin de transition pour les clients utilisant des Flux de travail hérités (v1)

Recommandation

Évaluez l’expérience modernisée dès aujourd’hui sur des exemples de projets, mais retardez le déploiement à l’échelle de l’entreprise jusqu’au 13 octobre 2026. Les flux de travail hérités (V1) ne prendront pas en charge l’expérience modernisée avant le 13 octobre 2026. Vous pouvez vous inscrire tôt, mais le faire avant le 13 octobre empêchera les factures d’être acheminées dans vos anciens flux de travail d’approbation existants.

Ce que « évaluer » et « faire une transition complète » signifient ici

 

Évaluer (sécurisé à faire maintenant)

Transition complète (attendre jusqu’au 13 octobre 2026)

Objectif

Familiarisez-vous avec l’expérience modernisée et confirmez qu’elle répond à vos besoins.

Exécutez vos cycles de facturation en direct dans l’expérience modernisée.

Où

Un projet de test dédié.

Projets de production.

Ce que vous faites de l’exercice

Mise en page, échéancier des coûts, gestion de l’ordre de changement, contrôles de retenue de garantie, révision des items, exportations.

Tout ce qui précède, plus l’invitation à facturer avec des sous-traitants en direct et des approbations de facture acheminées dans vos anciens flux de travail.

Approbations

Ne vous fiez pas aux approbations de flux de travail antérieures pendant cette période.

Les approbations de flux de travail hérités sont prises en charge dans l’expérience modernisée.

Échéancier

Date

Quels changements pour les clients de flux de travail existants (V1)

Aujourd’hui

Évaluez l’expérience modernisée sur un projet de test via Procore Explore. La bannière d’inscription individuelle n’apparaît pas pour vous. Les flux de travail hérités ne peuvent pas être utilisés avec l’expérience modernisée, alors attendez la transition des projets de production.

13 octobre 2026

Les flux de travail hérités deviennent utilisables avec l’expérience modernisée, et la bannière d’inscription individuelle devient disponible. Vous pouvez commencer la transition complète des projets de production vers une facturation modernisée, et démarrer et répondre aux anciens items de flux de travail dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

15 décembre 2026

Tous les utilisateurs perdent l’accès à l’ancienne facturation. 

Phase 1 — Évaluer maintenant (avant le 13 octobre 2026)

  1. Identifiez ou créez un projet de test qui n’exécute pas la facturation en direct.

  2. Activez l’expérience de facturation à l’engagement modernisée pour ce projet via Procore Explore en suivant les étapes de l’option 2.

  3. Créez des factures de sous-traitant de test et exercez l’ensemble de fonctionnalités : Échéancier des coûts, ajout et suppression d’ordres de changement individuels, contrôles de retenue de garantie, approbation et rejet d’item et exportations.

  4. Notez les lacunes par rapport à votre processus actuel et soulignez-les à votre point de contact Procore pendant que vous avez encore le temps avant de procéder à la transition.

  5. N’activez pas l’expérience modernisée sur les projets en direct pendant cette phase et ne vous fiez pas aux approbations de flux de travail héritées dans vos tests.

Phase 2 — Transition (13 octobre 2026 ou plus tard)

  1. Confirmez que le support du flux de travail hérité est en direct dans l’expérience modernisée de votre environnement.

  2. Activez l’expérience de facturation à l’engagement modernisée sur un projet de production via Procore Explore. Les utilisateurs individuels peuvent également s’inscrire à partir de la bannière d’inscription à la facture à partir de cette date.

  3. Exécutez un cycle de facturation complet sur ce projet, y compris l’invitation à facturer, la révision des items, les approbations de facture acheminées dans vos flux de travail existants existants et l’exportation.

  4. Confirmez que les anciens items de flux de travail démarrent et répondent correctement dans le panneau latéral Nouveaux Flux de travail.

  5. Activez les projets restants, ou l’ensemble de votre entreprise, une fois que ce cycle s’est terminé proprement.

Remarque
L’approbation et les tests collaborateur sont la seule chose que l’adhésion individuelle à la bannière ne peut pas valider complètement. Étant donné que la bannière n’accepte que l’utilisateur qui clique dessus, vos approbateurs et les sous-traitants qui soumettent les factures peuvent toujours bénéficier de l’expérience héritée. Pour confirmer ce comportement avant le déploiement, utilisez une inscription au niveau Projet via Procore Explore afin que toutes les personnes impliquées vivent la même expérience.