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Procore

Gestion financière du portefeuille : flux de travail d'approbation libre-service

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Cette annonce représente un moment unique. Les versions futures peuvent avoir un impact sur les informations ci-dessous.
Fonctionnalité publiée : 15 avril 2020

Remarque
Cette version s’applique à comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille de Procore avec des approbations activées pour le compte. Veuillez contacter votre Point de contact Procore pour plus d’informations.

Créez vos propres flux de travail d'approbation

Procore a ajouté une nouvelle fonctionnalité de flux de travail d'approbation en libre-service à la Gestion financière du portefeuille qui permet aux administrateurs de la compagnie de créer des flux de travail d'approbation personnalisés pour réviser ou approuver des items. Ces flux de travail peuvent être simples ou complexes et peuvent être utilisés pour des items dans Gestion financière du portefeuille tels que des soumissions, des contrats, des budgets, des ordres de changement et des factures.

Auparavant, les flux de travail d’approbation ne peuvent être créés et gérés que par Procore. Cela signifie que les utilisateurs ont été tenus de contacter le support Procore ou leur point de contact chaque fois qu’un changement d’un flux de travail était nécessaire, comme la mise à jour d’un approbateur ou un montant de seuil, ou la modification de l’affectation d’un flux de travail à un bâtiment. Ce n’est pas seulement ce qu’il y a d’effet d’évêgation de ce temps qui pourrait entraîner des retards dans les deux cas, mais peut potentiellement entraîner des retards dans le projet puisque les approbations sont souvent requises avant d’avancer avec les travaux. Cette version vous permet de créer et de gérer vos propres flux de travail, chaque fois qu’il est nécessaire.

Prévisualisation

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template-created.png

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer ou gérer un flux de travail d’approbation, vous devez disposer des permissions Admin de la compagnie.
    • Pour être ajoutée en tant qu'approbateur sur un flux de travail , la personne doit disposer des permissions Admin de la compagnie ou Admin du bâtiment. 
  • Informations complémentaires :
    • Les types de flux de travail d'approbation suivants pourront être créés : 
      • Soumission/Contrat
        Remarque : Si vous souhaitez uniquement activer les approbations de soumission et non les approbations de contrat, veuillez contacter votre Point de contact Procore.
      • Budget
      • Ordres de changement
      • Factures 
    • Si vous modifiez, supprimez ou supprimez un flux de travail, toutes les approbations en attente seront annulées et devront être soumises à nouveau. 
      Remarque : Le chef de projet et le soumissionnaire de chaque approbation seront informés de l'annulation par courriel.

Étapes

Les actions suivantes sont disponibles pour les flux de travail d’approbation. Cliquez pour accéder à une section :

Créer un modèle de flux de travail d’approbation
  1. Cliquez sur l’icône hamburger pour développer le menu de la barre latérale.
    hamburger-icon.png
  2. Cliquez sur Paramètres de la compagnie . 
  3. Cliquez sur Flux de travail d’approbation s’il n’est pas déjà sélectionné.
    Remarque : Cela ouvre la page Modèles .
  4. Cliquez sur + Ajouter un modèle.
  5. Entrez un nom pour le modèle de flux de travail sous « Nom du modèle ».
    Remarque : Le nom ne peut pas déjà être utilisé pour un autre flux de travail.
  6. Sélectionnez un type d’approbation dans le menu déroulant « Type d’approbation » :
    Remarque : Les options de type d’approbation dépendront des types d’approbation qui ont été activés pour votre compagnie. 
    Important! Le type d’approbation ne peut pas être modifié une fois le modèle de flux de travail enregistré.
    • Soumission/Contrat
    • Budget
    • Ordre de changement
    • Facture
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sous Utilisateur, recherchez la personne que vous souhaitez ajouter à l’étape du flux de travail et sélectionnez son nom dans le menu déroulant.
  9. Sous Approuver, sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Toujours : Si vous sélectionnez cette option, l’étape du flux de travail est terminée.
      Remarque : Vous pouvez ajouter une autre étape et répéter le processus, ou cliquer sur Enregistrer pour confirmer le modèle de flux de travail.
    • Seulement si : Si vous sélectionnez cette option, les informations suivantes doivent être complétées :
      1. Sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant pour déterminer la seule condition que l’item (facture, ordre de changement, soumission/contrat ou budget) nécessite une approbation :
        • est supérieur à
        • causes de prévision à dépasser le budget par
          Remarque : Cette option n’est pas disponible pour les approbations de budget ou de facture.
        • dépasse le budget précédent de plus de
          Remarque : Cette option n'est disponible que pour une approbation de budget.
      2. Entrez le montant sous forme de valeur numérique.
        Remarque : Si disponible, cliquez sur le symbole du dollar ou du pourcentage pour décrire le montant.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

 

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Attribuer un flux de travail d'approbation aux bâtiments

Après avoir créé un modèle de flux de travail, vous devrez l'affecter à un ou plusieurs bâtiments afin qu'il puisse être utilisé. Cela peut être fait à partir du modèle d'approbation lui-même ou à partir de l'onglet Bâtiments.

À partir du modèle de flux de travail d'approbation
  1. À partir de la page Flux de travail d'approbation, cliquez sur le nom du modèle d'approbation de flux de travail que vous souhaitez attribuer à un bâtiment.
    Remarque : Cela ouvre une nouvelle page qui répertorie tous les bâtiments disponibles sur le côté gauche et tous les bâtiments qui ont déjà été sélectionnés sur le côté droit.
  2. Cliquez sur le nom de chaque bâtiment que vous souhaitez sélectionner ou cliquez sur Ajouter tout pour sélectionner tous les bâtiments disponibles. 
    assign-workflow-to-buildings.png
    Conseil! Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour localiser rapidement un bâtiment. 
     
  3. Cliquez sur Suivant.
  4. Choisissez l'une des options suivantes pour déterminer quand le flux de travail doit être utilisé pour les bâtiments sélectionnés :
    • Définir comme valeur par défaut : Le flux de travail sera utilisé par défaut pour les approbations.
    • Types de projets spécifiques : Le flux de travail ne sera utilisé que pour des types de projets spécifiques. Si vous sélectionnez cette option, tous les types de projets disponibles sont répertoriés et vous devez sélectionner les types de projets :
      • Cliquez sur le type de projet que vous souhaitez sélectionner.
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Passez en revue les détails du flux de travail qui sera attribué aux bâtiments sélectionnés.
  7. Cliquez sur Confirmer.
À partir de l'onglet Bâtiments
  1. Sur la page Flux de travail d'approbation, cliquez sur Bâtiments .
  2. Cliquez sur le nom du bâtiment.
    Remarque : Cela ouvre la page de détail du bâtiment. Tous les flux de travail qui existent sont affichés ici.
  3. Cochez le case à cocher à côté d’un flux de travail que vous souhaitez attribuer au bâtiment.
  4. Cliquez sur + Attribuer . 

 

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Modifier un modèle de flux de travail d’approbation

Remarque : Si vous modifiez un flux de travail, toutes les approbations en attente seront annulées et doivent être soumis à nouveau.

  1. Sur la page Modèles , cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez modifier.
  2. Facultatif : Si vous souhaitez uniquement modifier le nom du modèle ou modifier les types de projet sélectionnés, cliquez sur l’icône en forme de crayon pencil-icon.png dans le champ.
  3. Dans la section Détails du modèle, cliquez sur Modifier.
    Remarque : Une liste d’approbations est affichée afin de pouvoir les examiner si nécessaire avant de confirmer. Cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas modifier et annuler les approbations.
  4. Cliquez sur Modifier pour confirmer que vous souhaitez modifier, ce qui annulera toutes les approbations actives. 
  5. Apportez toutes les mises à jour nécessaires aux informations du modèle de flux de travail.
    Remarque :
    • Cliquez sur la corbeille icon-delete-trash4.png icône si vous souhaitez supprimer une étape de flux de travail.
    • Cliquez sur + Ajouter une étape si vous souhaitez ajouter une nouvelle étape au flux de travail.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

 

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Supprimer un modèle de flux de travail d'approbation d'un bâtiment

Remarque : Si vous supprimez un modèle de flux de travail, toutes les approbations en attente seront annulées et devront être soumises à nouveau. 

  1. Dans la page Modèles , cliquez sur le modèle de flux de travail que vous souhaitez supprimer d’un ou de plusieurs bâtiments.
  2. Cochez les cases à côté des bâtiments dont vous souhaitez supprimer le modèle de flux de travail.
  3. Cliquez sur Supprimer .
  4. Cliquez sur Supprimer pour confirmer que vous souhaitez supprimer le modèle de flux de travail des bâtiments sélectionnés.

 

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Supprimer un modèle de flux de travail d'approbation

Remarque : Si vous supprimez un modèle de flux de travail, tous les flux de travail d’approbation associés seront supprimés des bâtiments auxquels il a été affecté. De plus, toutes les approbations en attente seront annulées et doivent être soumis à nouveau.

  1. Sur la page Modèles , cliquez sur le modèle de flux de travail d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer le modèle.
    delete-approval-workflow-template.png
  3. Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.

 

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Afficher les modèles de flux de travail d'approbation
  1. Dans la page Flux de travail d’approbation, cliquez sur Modèles.
  2. Tous les modèles de flux de travail sont affichés avec les informations suivantes :
    • Nom : Le nom du modèle de flux de travail.
    • Type d'approbation : Le type d'approbation (soumission/contrat, budget, ordre de changement ou facture).
    • Bâtiments : Le nombre de bâtiments affectés à chaque modèle de flux de travail.
    • Approbateurs : Les noms des approbateurs, dans l’ordre des étapes d’approbation.

 

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Afficher la page des détails du modèle
  1. Dans la page Modèles , cliquez sur le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher les détails.

    template-detail-page.png
     
  2. Affichez les informations suivantes dans la section Détails du modèle :
    • Nom : Le nom du modèle de flux de travail.
    • Type d’approbation : Le type d’approbation (appel d’offres/contrat, budget, ordre de changement ou facture).
    • Approbations actives : Le nombre d'approbations actuellement actives.
    • Flux de travail : Les noms de tous les utilisateurs dans le flux de travail d'approbation, dans l'ordre des étapes du flux de travail. 
  3. Affichez les informations suivantes dans la section Bâtiments :
    • Bâtiment : Le nom du modèle de flux de travail.
    • Approbations actives : Le nombre d’approbations actuellement actives.
    • Flux de travail par défaut : « Oui » indique que le modèle est la valeur par défaut du bâtiment. « Non » indique que le modèle n’est pas défini par défaut.
    • Types de projets : Les types de projets spécifiques auxquels le modèle de flux de travail est appliqué dans un bâtiment.

 

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Rechercher des modèles de flux de travail d'approbation
  1. Dans la page Flux de travail d’approbation, cliquez sur Modèles.
  2. Cliquez sur la barre de recherche Rechercher et entrez un terme de recherche. 
    Remarque : Vous pouvez rechercher par nom de flux de travail et approbateur.
  3. Cliquez sur la loupe ou appuyez sur RETOUR ou ENTRÉE sur votre clavier pour lancer la recherche.
  4. Les résultats de recherche correspondants sont affichés.

 

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Afficher une liste de bâtiments avec des flux de travail d’approbation
  1. Dans la page Flux de travail d’approbation, cliquez sur Bâtiments.
    buildings-tab-overview.png
  2. Les informations suivantes peuvent être consultées :
    • Le nombre d'approbations actives pour chaque bâtiment est indiqué dans les colonnes Approbations actives .
    • Les types de flux de travail suivants sont affichés sous forme de colonnes pour indiquer les types de flux de travail qui existent pour chaque bâtiment :
      Remarque : Une coche active indique qu’un flux de travail existe pour le type d’item, tandis qu’une coche active-checkmark.png inactive-checkmark.png inactive indique qu’il n’y a aucun flux de travail.
      • Flux de travail de soumission/contrat
      • Flux de travail du budget
      • Flux de travail des ordres de changement
      • Flux de travail de facturation
         

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