Comment puis-je améliorer l'exactitude des données renseignées dans l'outil Gestion de documents?

disponibilité régionale
L'outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n'est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Pour gagner du temps et réduire la entrée de données, Procore peut reconnaître et renseigner les données des documents téléversés vers l'outil de gestion de documents à l'aide de apprentissage machine, des normes de dénomination et des paramètres du projet. Voir Quels sont les différents champs de l'outil Gestion de documents? et Quelles données Procore est-il automatiquement rempli lors du téléversement de fichiers vers l'outil de gestion de documents?  

Afin de réduire le potentiel d'inexactitude avec le remplissage automatique des données, le modèle apprentissage machine a été conçu pour donner la priorité à la précision et n'essaiera pas de « deviner » les informations dans le but de remplir les informations. 

Réponse

Pour vous assurer que le maximum d'informations peut être correctement rempli à partir des fichiers téléversés vers l'outil de gestion de documents, veuillez suivre les meilleures pratiques ci-dessous :

  1. Standardiser les fichiers du projet
  2. Configurer et suivre une norme de dénomination
  3. Configurer les champs de gestion de documents avant de téléverser des fichiers

Standardiser les fichiers du projet

  • La technologie apprentissage machine recherchera les plans, les devis et d'autres types de documents. Nous vous recommandons de suivre ces directives pour les meilleurs résultats:
    • Les PDF doivent être en format vectoriel.
    • Les fichiers PDF doivent être en orientation horizontale.
    • Les polices utilisées doivent être des polices standard (simple Sans-Serif/UTF8).
    • Les tailles de police doivent être similaires dans tout le fichier. 
    • Les mots doivent être lus de gauche à droite ou de haut en bas.
    • Les disciplines doivent adhérer à l'une des normes suivantes :
      • Norme nationale de CAO des États-Unis.
      • Norme BS EN ISO 19650.
  • Les plans doivent avoir des zones cohérentes pour le titre, le numéro et la discipline.
    • Le modèle apprentissage machine identifiera une « région d'intérêt » (ROI) qu'il analysera à la recherche d'informations telles que le titre et le numéro. Ces informations de plan se trouvent généralement dans le coin inférieur droit, où l'algorithme cherchera en premier. Cependant, le retour sur investissement peut également être identifié en fonction du contenu du bloc.
    • Les titres et les numéros des plans doivent être étiquetés sur les fichiers sous le nom de « Titre du plan » et « Numéro du plan ».
      Remarque : Bien qu'il n'y ait aucune restriction sur la longueur du titre du plan, des titres plus courts sont recommandés. 
    • La discipline est prévue en fonction de la région du monde d'où provient le plan.

Configurer et suivre une norme de dénomination

Si le nom de nom de fichier d'un document que vous téléversez vers l'outil de gestion de documents correspond à la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées du document en fonction de mots-clés et d'identifiants dans le nom de nom de fichier d'origine téléversé. Voir Modifier la norme de dénomination pour l'outil de gestion de documents et la saisie automatique de données à partir de la norme de dénomination du projet. 

Configurer les champs de gestion de documents avant de téléverser des fichiers

Configurez les champs de gestion des documents et les champs Procore supplémentaires (tels que Projet, Lieu, Expéditeur et Étape) avant de téléverser des fichiers afin que des informations supplémentaires puissent être renseignées automatiquement. Voir Gérer les champs et ensembles de champs personnalisés et par défaut pour l’outil de gestion de documents et Saisie automatique de données à partir des informations sur le projet.

Voir également