Créer une réunion

Objectif

Pour créer une réunion à l'aide de l'outil Réunions du projet. 

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l'heure, le lieu et les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez créer des catégories (voir Créer une catégorie de réunion), qui sont utilisées pour regrouper les items de l'ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les items de l'ordre du jour individuels (voir Ajouter un item de réunion) à vos catégories. 

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises
• La réunion doit être en mode Ordre du jour. Il s'agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une nouvelle réunion. Pour savoir comment convertir une réunion en mode Procès verbal, consultez Convertir une réunion en mode Procès verbal. 

Étapes

1. Accédez à l’outilRéunions du projet. 
2. Cliquez sur + Créer une réunion.
3. Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

• Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

• ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

• Lien de la réunion : Copiez et collez le lien de visioconférence pour que vos participants puissent y accéder.
  Remarque : L’URL complète du lien de la réunion (commençant par https://) doit être incluse pour qu’il s’affiche sous forme de créer un hyperlien.

• Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

• Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

• Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

• Timezone: Select a timezone for the meeting.

• Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

• End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

  SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

Remarque: Si aucune heure de début ou heure de fin n’est sélectionnée, Procore les réglera automatiquement à 12h00.

• Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

• Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Remarque : Si vous sélectionnez « Oui » dans le champ Approbation demandée au procès-verbal, un flux de travail de réponse est déclenché pour le participant.

4. Cliquez sur Créer et passer à l’ordre du jour
   Remarques :
   • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour '
   • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à votre réunion, consultez Créer une catégorie de réunion. 
   • Si vous souhaitez ajouter des items de réunion (ou des items de l'ordre du jour) à votre réunion, consultez Ajouter un item de réunion. 
   • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie, nommée « Items non classés », à la réunion. Vous pouvez renommer cette catégorie en tapant sur le nom. Vous avez maintenant ces options :

Étapes suivantes

• Créer une catégorie de réunion
• Ajouter un item de réunion

Voir également

• Afficher une réunion
• Modifier une réunion
• Créer une réunion à partir d'un modèle
• Approuver, rejeter et commenter le compte-rendu de la réunion en tant que participant