Créer une réunion de suivi
Objectif
Créer une réunion de suivi basée sur une réunion existante qui a déjà eu lieu.
Contexte
Dans Procore, vous pouvez créer des réunions de suivi lorsque vous souhaitez discuter de sujets récurrents ou de sujets qui n'ont pas été fermés lors d'une réunion précédente. Lorsque vous créez une réunion de suivi, le système copie la réunion source dans la nouvelle réunion de suivi.
Exemple
- Créez des réunions récurrentes telles qu'une réunion de pré-construction, une réunion quotidienne de projet, une réunion hebdomadaire d'avancement de la construction, etc.
- Créez des réunions de suivi pour poursuivre la discussion et résoudre tous les points ouverts, comme lors d'une réunion du CAO ou d'une réunion sur la sécurité.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
- Information supplémentaire :
- Les sections titre, heure, lieu et aperçu de la réunion de suivi contiennent par défaut les informations de la réunion d'origine.
- Tous les champs peuvent être modifiés lors d'une réunion de suivi, à l'exception du titre de la réunion.
- Le nombre maximum de réunions de suivi pouvant être créées sur une réunion individuelle est de 475. Lorsque le nombre maximum de réunions de suivi a été atteint, les utilisateurs recevront une invite à les alerter pour créer une nouvelle réunion pour tenir des réunions de suivi subséquentes.
- Tous les items commerciaux « Ouvert » ou « En attente » de la réunion source sont copiés dans la nouvelle réunion de suivi. Pour éviter qu'un item de gestion ne soit reporté à une réunion de suivi, mettez à jour le statut de l'item à « Fermé ».
- Le « numéro de la réunion » pour les réunions de suivi ne peut pas être modifié.
Conditions préalables
- Pour créer une réunion de suivi à partir d'une réunion existante, celle-ci doit être en mode compte-rendu. Voir Convertir une réunion en mode compte-rendu.
Étapes
- Accédez à l’outil Réunions du projet.
- Cliquez sur le titre de la réunion.
- Cliquez sur Réunion de suivi.
- Modifiez la réunion selon vos besoins.
Conseil
Mettez à jour la date de la réunion et les dates d'échéance dans la nouvelle réunion de suivi . - Cliquez sur Enregistrer.