Créer et modifier des collections

disponibilité régionale
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Objectif

Modifier les collections d’un projet dans l’outil Gestion de documents au niveau projet.

Contexte

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Affichages enregistrés de l'outil Gestion de documents. Les collections conservent les recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision du document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs du chantier qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un lieu spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le chantier ne doivent travailler qu'à partir des versions approuvées (publiées). 

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En cours de révision » et « Publié », et les administrateurs du projet peuvent créer des collections supplémentaires à l'aide de filtres. Dans une collection, n’importe quel utilisateur peut créer un affichage enregistré qui restreint les résultats de la recherche encore plus.  Par exemple, un ingénieur électricien peut vouloir un affichage enregistré qui affiche uniquement les plans électriques. En plaçant cet affichage enregistré dans la collection « Publié », l'ingénieur facilite l'accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés du projet.

Dans ce didacticiel, découvrez comment configurer une collection de projets avec des attributs spécifiques (filtres) qui affinent les fichiers qui s’y affichent. 

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Éléments à considérer

1 Les administrateurs peuvent le renommer et modifier ou ajouter des filtres si nécessaire, mais ne peuvent pas le supprimer ou le cloner.

2  Ne peut pas être supprimé, cloné ou renommé, et les filtres sont ceux choisis pour la collection « Publié ».

3  Les administrateurs peuvent ajouter des filtres supplémentaires si nécessaire, mais ne peuvent pas supprimer, cloner ou renommer.

4 Ne peuvent pas être supprimés, renommés ou clonés, et les filtres ne peuvent en aucun cas être modifiés.

Voir Pourquoi ne puis-je pas modifier ou supprimer certaines vues enregistrées dans l’outil de gestion de documents?

Étapes

 Remarque  

Les paramètres de l’outil de gestion de documents peuvent également être gérés dans l’outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion des documents dans l’outil Admin.

  1. Accédez à l’outil de gestion de documents du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur l’onglet Affichages . 
  4. Choisissez parmi les tâches suivantes :

Créer une collection

  1.  Cliquez sur Créer une collection.
  2. Remplissez les champs suivants pour configurer la collection :
    • Nom de la collection : Donnez à votre collection un nom qui indique les types de documents que les utilisateurs peuvent y trouver. 
    • La description : Cela est visible lorsqu’un utilisateur clique sur l’icône informations icon-info3.png à côté du nom de la collection dans la piste de navigation au-dessus de la liste des documents. 
    • Affichage par défaut : Définissez l’affichage par défaut de la collection : toutes les révisions d’un document s’affichent dans la liste ou uniquement la dernière révision. Chaque utilisateur peut changer manuellement d’affichage à tout moment lors de l’affichage d’une collection. Il est également possible de visualiser les révisions d’un document après avoir cliqué sur le document. 
    • Icône : Choisissez une icône à afficher à gauche du nom de la collection dans le panneau Vues enregistrées. 
    • Sélectionnez Attributs : Choisissez une catégorie d’attributs, puis utilisez la liste déroulante pour sélectionner les attributs (filtres) que vous souhaitez appliquer à la collection.
      Par exemple, si vous souhaitez que la collection ne contienne que des plans approuvés à l’étape de pré-construction du projet, sélectionnez les attributs suivants :
      • Étape du projet > pré-construction
      • Type > DR - Plan
      • Statut > AP - Approuver

Remarque : Si vous sélectionnez une catégorie d’attributs, mais que vous ne souhaitez pas en choisir un, vous devez supprimer la catégorie d’attributs pour créer la collection.  

  1. Cliquez sur Créer.
    Votre nouvelle collection s’affiche sur la page Paramètres d’affichage et dans le panneau Affichages enregistrés de l’onglet Documents.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Réorganiser les collections

  1.  Passez la souris sur l’icône de poignée icon-reorder-grip.png de la collection que vous souhaitez déplacer.
    Votre pointeur se transformera en icône de main. 
  2. Cliquez et faites glisser la collection vers le haut ou vers le bas pour la réorganiser. Relâchez pour déposer la collection à sa nouvelle place.
    Remarque : La collection située en haut de cette liste détermine la vue enregistrée qui se charge automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent l’outil de gestion de documents. Dans l’outil, le premier affichage enregistré dans une collection est toujours celui qui contient tous les documents de cette collection, et c’est l’affichage enregistré qui se charge automatiquement si cette collection est répertoriée en premier dans la page des paramètres « Affichages » de l’administrateur. 

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Voir également