Créer une modification du budget

Objectif

Transférer de l’argent sur un budget verrouillé d’un poste budgétaire à un autre à l’aide de la fonction de modification de budget.

Contexte

La fonction de modification de budget est conçue pour fournir aux chefs de projet la possibilité d'ajuster avec précision le budget actuel d'un projet. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des modifications qui transfèrent les fonds alloués entre les postes budgétaires, ce qui vous offre la possibilité d'ajuster avec précision le budget à mesure que les montants alloués changent au cours d'un projet de construction. Par exemple, vous souhaiterez peut-être transférer de l'argent à partir d'un poste de contingence de votre budget pour couvrir un coût imprévu d'une autre poste budgétaire.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour créer des modifications de budget, des permissions de niveau « Standard » ou plus dans l'outil Budget du projet.
  • Pour configurer l'outil Budget, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
• Information supplémentaire :
  • Les postes avec un « ? » ne permettra pas à un utilisateur de créer une modification de budget dans/à partir du poste budgétaire. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  • Pour afficher un enregistrement détaillé de toutes les modifications de budget, voir Rapports de modification de budget .
    Remarque : L'outil Rapports doit être un outil actif sur le projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet .
  • Une fois qu'une modification de budget est créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.
• Restrictions :
  • Par défaut, l’outil Budget prend en charge les modifications qui transfèrent les montants d’une (1) ligne budgétaire à une autre, ce qui entraîne une transaction « nette zéro » et met à jour le budget initial et les montants de modification du budget.
    Remarque: Si vous souhaitez que le budget de votre projet effectue une addition/soustraction pour augmenter/diminuer ses totaux, un utilisateur disposant de la permission « Admin » dans l’outil Budget peut cliquer sur Configurer les paramètres  , puis coche la case « Autoriser les modifications budgétaires qui modifient le total général ».
  • Votre client n'a pas accès aux modifications de budget.
  • Si vous avez ajouté un poste budgétaire de 0 USD après avoir verrouillé le budget, vous ne serez pas autorisé à supprimer ce poste budgétaire si il était associé à une modification du budget.
  • Si vous utilisez la fonction de coût de la main-d’œuvre, vous ne pouvez pas réviser les unités budgétisées en créant une modification budgétaire. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.
• Pour les entreprises utilisant Intégrations ERP :
  • Voir Puis-je exporter les modifications budgétaires de Procore vers un système ERP intégré?

Conditions préalables

• Verrouiller un budget

Étapes

1. Accédez à l'outil Budget du projet.  
2. Déterminez où vous allez apporter vos modifications budgétaires. N'oubliez pas de noter les codes de coûts et les catégories spécifiques des postes concernés. Par exemple, 02-900; M.

   Remarque

   Si votre compagnie utilise l'outil Intégrations ERP, les valeurs de la colonne « Catégorie » correspondent aux types de coûts dans votre système ERP intégré. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts.
   
   
3. Cliquez sur Créer des modifications budgétaires.

   Remarques

   Ce bouton n'est visible et disponible que lorsque :

   • Le budget est verrouillé. Voir Verrouiller un budget.
   • Vous disposez de permissions de niveau « Standard » ou supérieur dans l'outil Budget du projet.
4. Entrez les détails sur les fonds transférés :
   1. De. Sélectionnez le poste budgétaire dont vous souhaitez retirer des fonds.
   2. À. Sélectionnez le poste budgétaire auquel vous souhaitez ajouter des fonds.
   3. Montant du transfert. Saisissez le montant total du transfert de fonds.
   4. Remarque. Saisissez une brève explication descriptive du transfert de fonds. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.
      Dans l'exemple ci-dessous, 2 000,00 $ sont transférés du code de coût du gestionnaire de projet et ajoutés au code de coût du surintendant.

      Remarques

      • Pour effectuer automatiquement des additions/soustractions ou pour augmenter/diminuer automatiquement les totaux du budget, un utilisateur avec la permission « Admin » dans l’outil Budget peut cliquer sur Configurer les paramètres  , puis coche la case « Autoriser les modifications budgétaires qui modifient le total général ». 
      • Pour créer plusieurs modifications budgétaires, cliquez sur Ajouter un poste et saisissez les divisions de code de coût et le montant. Vous pouvez créer jusqu'à sept (7) modifications budgétaires à la fois.
      
      
5. Cliquez sur Créer.
6. Les changements sont mis en évidence dans la colonne « Modifications budgétaires ». Les sous-totaux associés refléteront également les changements en conséquence. Les montants soustraits sont entre parenthèses. (par exemple (2 000,00 $)) Les résultats de l’exemple 1 sont présentés ci-dessous.
   
   
    
7. N’oubliez pas que vous pouvez afficher le rapport de modifications budgétaires pour afficher un enregistrement détaillé de toutes les modifications, y compris le nom de la personne qui a effectué la modification, ainsi qu’un horodatage. Un lien vers le rapport se trouve dans le volet droit de l’outil Budget.
   
   

Voir également

• Les modifications budgétaires de Procore peuvent-elles être exportées vers un système ERP intégré ?