Définir une stratégie de déploiement Procore
Contexte
Au cours de la phase de déploiement de l'implémentation de Procore, votre équipe interne d'implémentation/de formation doit se réunir pour discuter de la manière dont vous allez réussir à déployer Procore à l'avenir.
Éléments à considérer
Pour vous aider à définir votre stratégie de déploiement Procore, vous devez prendre en considération les éléments suivants.
- Qui sont les membres de votre comité interne Procore ?
Il est important d'identifier les quelques personnes qui deviendront les experts internes de Procore au sein de votre organisation. Ils serviront de ressource de formation/support précieuse, ainsi que fourniront des conseils perspicaces lors de la définition des meilleures pratiques de votre entreprise.
- Comment réussirez-vous à intégrer de nouveaux membres et à les former à l'utilisation correcte de Procore ?
Lorsque de nouveaux employés sont embauchés, comment pouvez-vous rationaliser au mieux leur processus d'intégration pour vous assurer qu'ils seront correctement formés à l'utilisation de Procore à votre manière. Vous trouverez ci-dessous une liste de ressources que vous pouvez utiliser pour former des collaborateurs internes et externes.
- Quelles sont vos bonnes pratiques Procore ?
Il est important de documenter les procédures spécifiques à votre entreprise afin d'encourager une utilisation cohérente de Procore par tous les intervenants clés.
- Quels projets utiliseront Procore?
Par exemple, vous souhaitez peut-être que tous les nouveaux projets soient gérés dans Procore. En règle générale, si un projet a déjà commencé et est actuellement géré avec votre précédente solution de gestion de la construction, il n'est pas recommandé de passer à Procore à mi-projet. Cependant, si vous souhaitez basculer à mi-projet, vous devez d'abord en discuter avec le contact d'implémentation de votre compagnie chez Procore.
Phases de déploiement
Vous trouverez ci-dessous les stratégies de déploiement de Procore les plus courantes pour nos clients. Obtenir l'adhésion précoce de vos équipes de projet est essentiel pour parvenir à une adoption à l'échelle de l'entreprise. Quelle que soit la stratégie de déploiement choisie, il est important d'identifier la ou les personnes clés qui serviront de responsable de la mise en œuvre interne de Procore pour chaque bureau, division ou unité commerciale. Veuillez travailler en étroite collaboration avec le contact de mise en œuvre de votre compagnie chez Procore pour obtenir des conseils et des conseils au cours de cette étape critique du processus de mise en œuvre.
Il est recommandé que Procore soit implémenté en utilisant une approche « par étapes » par opposition à une approche « instantanée ». Les stratégies de déploiement les plus courantes sont :
- Déploiement au bureau : Déployez d'abord dans les bureaux de l'entreprise, puis stratégiquement dans les succursales.
- Déploiement de l'unité commerciale/secteur de marché : Déploiement par secteur de marché (c'est-à-dire commercial, industriel, etc.)
- Date de début du projet : Déployez les projets par ordre chronologique au fur et à mesure de leur mise en ligne.
Exigences de formation pour le déploiement vers de nouvelles équipes de projet
Procore doit être déployé dans les groupes ou projets définis selon une approche progressive. Ce qui ressemble généralement à ceci (plus de détails sur chaque phase ci-dessous) :
- La phase 1
Environ. 2-3 semaines avant l'utilisation requise de Procore, les utilisateurs sont invités et ajoutés à un projet de test. Dans le même temps, un courriel séparé est envoyé aux utilisateurs pour leur faire connaître Procore et ce qui leur est demandé pour la formation.
- Phase 2
Environ. 1 semaine avant l'utilisation requise, 1 ou plusieurs sessions de formation sont programmées et animées par le responsable de l'implémentation interne.
- Phase 3
Les utilisateurs commencent alors à utiliser le système, et les responsables de l'implémentation interne vérifient à intervalles réguliers s'il y a des questions et s'assurent que les utilisateurs utilisent le système comme prévu.
La phase 1
Avant qu'une nouvelle équipe de projet ne soit mise en ligne, les employés doivent compléter les certifications basées sur les rôles de Procore, assister à des webinaires de formation hebdomadaires et avoir accès au projet de test du bac à sable. Détails ci-dessous :
- Projet de test bac à sable - Invitez tous les nouveaux employés au projet de test bac à sable. Ce projet de test fournit un domaine pour pratiquer et réviser le matériel qui est couvert dans le programme de certification Procore.
- Certification Procore - Procore propose des cours de formation de base et des cours basés sur les rôles pour enseigner aux nouveaux utilisateurs les bases du système. Tous les cours sont adaptés à votre rythme et se composent de vidéos de formation et de quiz spécifiques aux outils.
Deux semaines avant la date de début du projet :
Ajoutez des utilisateurs au répertoire de projets et invitez-les sur Procore. En même temps, envoyez-leur séparément ce courriel, en modifiant le contenu pour tenir compte de la formation que vous exigez d'eux.
Bonjour [RLE],
Je suis ravi d'annoncer que notre organisation a récemment acheté le logiciel Procore comme outil pour améliorer et rationaliser nos efforts de gestion de projet. Cette décision est l'aboutissement de mois de recherche par des membres sélectionnés de l'équipe de projet pour identifier la meilleure solution de gestion de projet sur le marché.
La prochaine étape consiste à amener toutes nos équipes de projet à utiliser le système. Pour commencer ce processus, vous recevrez un courriel d'invitation avec la ligne d'objet "Bienvenue sur Procore" qui vous permettra de configurer votre ROLE d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder à notre compte Procore. Une fois reçu, veuillez remplir les exigences de formation décrites dans l'article.
Nous organiserons une réunion de formation pour passer en revue toutes les fonctionnalités et responsabilités le [insérer la date]. Avant cette réunion, veuillez remplir les éléments suivants :
Certification Procore
Webinaires de formation [indiquez ceux dont vous avez besoin]
Merci d'avance d'avoir adopté cet outil et de tous vos efforts alors que nous continuons à viser l'excellence dans tout ce que nous faisons.
Phase 2
Une fois les éléments ci-dessus terminés, l'équipe de mise en œuvre de votre organisation doit travailler avec de nouvelles équipes de projet pour mettre le ou les projets initiaux en ligne et inviter les utilisateurs à leurs projets réels s'ils ne l'ont pas déjà été. Implémentation Les chefs de projet doivent organiser des sessions de formation avec vos équipes de projet pour assurer l'adoption complète du système. Nous vous recommandons d'établir un calendrier de formation au projet comme indiqué ci-dessous :
- Autorisations utilisateur et création de projet
- Examiner les autorisations pour chaque rôle du projet
- Discuter du processus de création du projet
- Gestion du plan
- Examiner le processus de téléversement des dessins et la fonctionnalité conforme à l'exécution
- Revoir le processus de téléversement des spécifications et la gestion des révisions
- Gestion du budget et des engagements
- Examiner le processus de téléversement du budget
- Démontrer le processus de rachat
- Gestion des changements
- Examiner le flux de travail et la création de processus pour les événements de changement, les DDP et les ordres de changement
- Outils collaboratifs et mobiles
- Examiner le flux de travail et la création de processus pour les QRT et les livrables
- Mettre en évidence la capacité mobile des membres de l'équipe sur le chantier
- Gestion des rapports journaliers
- Gestion de la qualité
- Photos d'avancement
Phase 3
Une fois que les utilisateurs ont suivi une session au cours de laquelle les exigences spécifiques de votre organisation ont été définies et qu'ils ont une solide compréhension du système et de ce qui est attendu d'eux, ils peuvent commencer à utiliser le système.
Formation continue pour Procore