Préparer les déficiences à importer dans l'application Importations Procore

Conditions préalables

• Utilisateurs :
  Tous les utilisateurs ajoutés aux champs applicables dans le modèle doivent déjà exister dans l'outil Répertoire de votre compagnie ou du projet. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau de la compagnie (Importations Procore) et Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Importations Procore)ou Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnie et Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
• Lieux:
  Si votre projet utilise des lieux à un seul niveau, vous pouvez créer un nouveau lieu dans l’outil Admin pendant le processus d’importation ou vous pouvez associer une déficience à un lieu existant pendant le processus d’importation. Voir Ajouter des lieux de bureau.
  OU
  Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, les niveaux doivent déjà exister dans Procore afin d’associer une déficience au lieu. Voir Importer des lieux dans votre outil Admin de projet.
• Types de liste de déficiences :
  Si vous spécifiez les valeurs « Type de déficience », assurez-vous que les types ont été ajoutés à l’outil Liste de déficiences de votre projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences.

Étapes

1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
   • Données de colonnes requises :
     • Important! Pour éviter les erreurs d'importation, n’ajoutez pas de lignes vides, n’ajoutez PAS de colonnes vides, n'ajoutez PAS de nouvelles colonnes de données et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contacts. 
     • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
       • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'item*, N° de la déficience*, Gestionnaire de déficience*, Créé par*, Assigné à, Approbateur final*, Lieu, Métier, Impact sur l'échéancier, Jours d'impact sur l'échéancier, Code de coût, Type de déficience, Date d'échéance, Priorité, Impact sur les coûts, Montant de l'impact sur les coûts, Référence, Description et Commentaires.
     • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
     • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
     • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
   • Données de ligne requises :
     • Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas rester vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à une déficience. Au minimum, chaque enregistrement nécessite une valeur pour le nom de l'item. Les autres colonnes et cellules d'une même ligne peuvent être laissées vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à une déficience.
   • Taille maximale du fichier : 
     • La taille de fichier maximale pour une importation de liste de déficiences est de 1 Mo. 
2. Complétez le modèle d'importation.
   Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
   • Nom de l'item*
     Entrez un titre descriptif pour la déficience. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ce champ est obligatoire.
   • Numéro de la déficience*
     Entrez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement saisies par ordre numérique croissant (par exemple, 1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Cependant, ce champ ne peut pas être vide.
   • Gestionnaire de déficience*
     Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui servira de gestionnaire de déficience. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences, ou un utilisateur « Standard » et une permission spéciale pour agir en tant que gestionnaire de déficience.
   • Créé par*
     Entrez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui a créé la déficience. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences.
   • Assigné à
     Entrez l'adresse courriel complète de la personne responsable de la fermeture de la déficience.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Standard » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences et sera automatiquement désigné comme Responsable pour la déficience.
     Important! Vous pouvez ajouter plusieurs personnes assignées à ce champ, mais chaque courriel DOIT être séparé par le symbole tuyau (« | »).
   • Approbateur final*
     Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui servira d'approbateur final. Saisissez toujours l'adresse courriel telle qu'elle apparaît dans le répertoire du projet.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse courriel. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également disposer de permissions de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de déficiences, ou un utilisateur « Standard » et disposer d'une permission spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
   • Lieu
     Saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
     Important! Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez entrer le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer chaque niveau par le symbole supérieur à (>) et aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1> Section A).
   • Commerce
     Entrez le nom du métier exactement tel qu’il apparaît dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Ajouter ou supprimer des noms de métier.
   • Impact sur l'échéancier
     Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences. Toute entrée autre que celles ci-dessous entraînera une entrée vide après l'importation :
     • À déterminer : C'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact sur l'échéancier n'est pas encore déterminé.
     • n_a : Il s'agit de l'abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
     • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences n'a aucun impact sur l'échéancier du projet. 
     • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences aura un impact sur l'échéancier du projet, mais l'impact n'est pas connu.  
     • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur l'échéancier du projet et que le nombre de jours pendant lesquels l'échéancier du projet sera affecté est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez saisir un nombre de jours dans le champ « Jours d'impact de l'échéancier ».
   • Programmer les jours d'impact
     Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact sur l'échéancier », entrez le nombre de jours pendant lesquels l'échéancier du projet sera affecté.
   • Code de coût
     Associer un code de coût à une déficience. Le code de coût doit être au format « division - code de coût » écrit avec le nombre exact de chiffres indiqué dans votre projet ou compagnie dans Procore. Voir Ajouter des codes de coût de compagnie.
   • Type de déficience
     Entrez un type d’item pour classer la déficience (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour une importation réussie, les types doivent être ajoutés à l’outil Liste de déficiences avant le processus d’importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences : Ajouter des types de déficiences.
   • Date d'échéance
     Entrez la date à laquelle la déficience doit être terminée en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2020).
     Important! N'entrez PAS de dates au format M/J/AAAA (par exemple, n'entrez PAS 6/1/2020), sinon l'importation échouera.
     Remarque : le « Format numérique » des cellules de cette colonne doit être « Texte ».
   • Priorité
     Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences afin d'indiquer leurs niveaux de priorité.
     • faible
     • moyen
     • élevé
   • Impact financier
     Sélectionnez l'une des options suivantes pour chaque item de la liste de déficiences. Toute entrée autre que celles-ci laissera le champ vide.
     • À déterminer : C'est l'abréviation de « À déterminer ». Sélectionnez cette option si l'impact financier n'est pas encore déterminé.
     • n_a : Il s'agit de l'abréviation de « Sans objet ». Sélectionnez cette option pour laisser le champ vide.
     • no_impact : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences n'a pas d'impact financier.
     • yes_unknown : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur les coûts, mais que le montant du coût n'est pas connu.  
     • yes_known : Sélectionnez cette option pour indiquer que l'item de la liste de déficiences a un impact sur les coûts et que le montant du coût est connu. Si vous sélectionnez cette option, vous devez également saisir un montant en dollars dans le champ « Montant de l'impact financier ».
   • Montant de l'impact financier
     Si vous avez sélectionné yes_known dans le champ « Impact financier », entrez le montant en dollars ici. N'incluez PAS le symbole du dollar ($). 
   • Référence
     Saisissez un mot-clé ou une expression pertinent à utiliser comme référence d'item. Il s'agit d'un champ de texte libre à utiliser comme spécifié par votre organisation. Par exemple, si l'item a été créé à la demande du client, saisissez « demande du client ».
   • Description
     Entrez des informations descriptives supplémentaires relatives au remplissage de la déficience. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
   • Commentaires
     Entrez les commentaires supplémentaires que vous pourriez avoir sur la déficience. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.