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Procore

Préparer les utilisateurs et les fournisseurs à importer dans l'application Importations Procore

Objectif

Formater correctement vos utilisateurs et fournisseurs pour l'importation dans l'application Importations Procore.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'application Importations Procore pour importer automatiquement une liste d'utilisateurs ou de fournisseurs dans l'outil Répertoire de votre compagnie ou de votre projet. Cela ajoutera autant de contacts d'utilisateurs ou de fournisseurs à votre compagnie que nécessaire sans avoir à les ajouter manuellement dans Procore.

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises:
    • Permission de niveau « Admin » dans le répertoire de la compagnie.
      Remarque : Les permissions granulaires ne sont pas prises en charge dans l'application Importations Procore.

Vidéos

Étapes

Télécharger le modèle d'importation des utilisateurs ou des fournisseurs

  1. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Téléchargez le modèle d'importation d'utilisateurs : import-users.xlsx
      Remarque : Dans Procore, un « utilisateur » est une personne individuelle qui se connectera à Procore, comme votre employé ou un employé d'une autre compagnie qui accédera à votre projet.
    • Téléchargez le modèle d'importation des fournisseurs :import-vendors.xlsx
      Remarque : Dans Procore, un « fournisseur » est une autre compagnie ou entité avec laquelle votre compagnie interagit au cours d'un projet.

Formater le modèle d'importation des utilisateurs

  1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Chaque ligne du tableau correspond à un utilisateur individuel.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement de contact (c.-à-d. un utilisateur). Au minimum, chaque enregistrement nécessite une valeur pour le contact Prénom, Nom, Adresse courriel, et Modèle de permission. Les en-têtes de colonne des champs obligatoires ont un arrière-plan ROUGE. Toutes les autres colonnes et cellules d'une même ligne peuvent être laissées vides.
      • Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
    • Données de colonne requises :
      La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
  2. Complétez le modèle d'importation.
    Remarques :
    • Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • Si vous extrayez vos données source utilisateur d’une autre feuille de calcul, vous DEVEZ toujours séparer le prénom et le nom de l'utilisateur dans des cellules séparées. Pour apprendre comment faire avant d’ajouter les données au modèle, consultez cet article sur le site de support Microsoft Office pour obtenir de l'aide : Fractionner le texte en différentes cellules.
      • *Prénom : Saisissez le prénom de l'utilisateur exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Répertoire (par exemple, Jean).
        Important! Les prénoms sont sensibles à la casse et à la ponctuation.
      • *Nom de famille : Entrez le nom de famille de l'utilisateur exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Répertoire (par exemple, Smith).
        Important! Les noms de famille sont sensibles à la casse et à la ponctuation.
      • *Adresse courriel : Saisissez l'adresse courriel complète de l'utilisateur (par exemple, jsmith@example.com )
        Important! L'adresse courriel doit être unique à chaque individu. Il est également utilisé comme identifiant unique du profil de l'utilisateur.
      • *Modèle de permissions : Entrez le nom du modèle de permissions du projet qui sera appliqué à chaque enregistrement d'utilisateur. Vous devez entrer le nom exactement tel qu'il apparaît dans Procore. Voir Gérer les modèles de permissions du projet.
      • Compagnie Entrez le nom du fournisseur/de la compagnie exactement comme vous souhaitez qu’il apparaisse dans l'outil Répertoire. Les noms de compagnie sont sensibles à la casse et à la ponctuation dans Procore.
        Important! Si le fournisseur/la compagnie existe déjà dans l'outil Répertoire, entrez le nom exactement tel qu'il apparaît dans le répertoire pour éviter de créer un doublon. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie.
      • Est un employé : Si l'utilisateur est un employé de votre compagnie, sélectionnez Oui dans la liste. Si l'utilisateur est affilié à un sous-traitant, un fournisseur ou un vendeur, sélectionnez Non dans la liste. 
      • Identifiant d'employé : Si vous avez sélectionné Oui dans le champ Est employé, vous avez la possibilité de saisir un identifiant d'employé. Si vous avez sélectionné Non dans le champ Est employé, laissez ce champ vide.
        Remarque : Si vous essayez d'entrer un identifiant d'employé sans sélectionner Oui dans le champ Est employé, la validation des données dans la feuille de travail mettra en évidence l'erreur en ROUGE clair.
      • Titre du poste : Entrez le titre professionnel de l'utilisateur exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Répertoire. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
      • Adresse : Entrez l'adresse de l'utilisateur (par exemple, compagnie ou adresse postale) exactement comme vous voulez qu'elle apparaisse dans l'outil Répertoire.
      • Ville : Entrez le nom complet de la ville pour l'adresse de l'utilisateur (par exemple, La Jolla).
      • État : Saisissez l'abréviation à deux lettres de l'état ou du territoire (par exemple, CA). Voir les abréviations des États américains. Si vous entrez une abréviation d'État, vous devrez entrer un nom de pays.
      • Code postal :Entrez le code postal.
        Conseil! Si Microsoft Excel supprime les zéros au début du code, cliquez avec le bouton droit sur la cellule (ou la plage de cellules) et choisissez « Formater les cellules » dans le menu contextuel. Ensuite, sous « Numéro », cliquez sur « Spécial ». Ensuite, appliquez le format « Code postal » ou « Code postal + 4 ». Pour plus de détails, visitez le site Web de Microsoft Office pour des directives : Affichage de nombres sous forme de codes postaux.   
      • Pays : Indiquez le nom complet du pays.
        Important! N'utilisez PAS d'abréviations (par exemple, États-Unis ou Canada). Vous DEVEZ toujours épeler le nom complet du pays.
      • Téléphone professionnel : Entrez le numéro de téléphone d'affaires de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
      • Poste de téléphone d'affaires : Entrez le numéro de téléphone d'affaires de l'utilisateur.
      • Numéro de télécopieur : Entrez le numéro de télécopieur d'affaires de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0106). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
      • Téléphone cellulaire : Entrez le numéro de téléphone cellulaire de l'utilisateur en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0107). La manière dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine comment va apparaître dans Procore.
      • Notes : Ajoutez jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
        Remarque : Les notes que vous saisissez ici remplissent peuplent le champ « Étiquettes/Mots-clés » dans le profil de la personne. Les utilisateurs peuvent ensuite rechercher des correspondances dans le champ Notes à l'aide de différents outils Procore : Rechercher et filtrer le répertoire de la compagnie, Rechercher et filtrer le répertoire du projet, et Rechercher et inviter des soumissionnaires
      • Classification du travail : Saisissez la classification du travail de l'utilisateur. Votre entrée doit correspondre à la liste « Classifications » de l'outil Admin de la compagnie (voir Ajouter une classification). Les classifications interagissent également avec l'outil Feuilles de temps au niveau du projet. Voir Activer les classifications.
      • Modèle de permissions de la compagnie : Entrez le nom du modèle de permissions de la compagnie qui sera appliqué à chaque enregistrement d'utilisateur. Vous devez entrer le nom exactement tel qu'il apparaît dans Procore. Voir Créer un modèle de permissions de la compagnie.
  3. Répondre aux alertes de validation des données
    Si votre entrée de données ne répond PAS aux critères d'importation de Procore, la cellule invalide sera mise en évidence en rouge.

Formater le modèle d'importation des fournisseurs

  1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
    • Données de ligne requises :
      Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
      • Chaque ligne nécessite une valeur dans la colonne Nom afin de créer l'enregistrement de la compagnie. Les autres valeurs de la même ligne peuvent être vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un fournisseur individuel.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
    • Données de colonne requises :
      • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données des fournisseurs de votre compagnie dans Procore.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
  2. Complétez le modèle d'importation.
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • *Nom : Entrez le nom du fournisseur/de la compagnie exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Répertoire. Les noms de compagnie sont sensibles à la casse et à la ponctuation. Si votre compagnie a activé l'outil Intégration ERP au niveau de la compagnie, sachez que votre entrée est synchronisée avec un système ERP intégré qui impose des limites de caractères aux noms de projets importés. Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur de caractères maximale pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      Important! Pour éviter de créer une entrée en double lors de l'importation d'entrées dans un répertoire avec des enregistrements existants :
    • Type d'entité :  Sélectionnez NCA (numéro de compagnie australienne) ou NIE (Numéro d'identification de l'employeur) dans la liste déroulante. Entrez ensuite le numéro d'identification de l'entité dans le champ ID d'entité
    • ID d'entité : Si vous sélectionnez une option dans la liste Type d'entité, vous devez entrer le numéro approprié ici. Voir le numéro de la compagnie australien ou le numéro d'identification de l'employeur.
    • Adresse : Entrez la rue ou l'adresse postale du fournisseur/de la compagnie.
    • Ville : Entrez le nom complet de la ville (par exemple, San Diego, Seattle, Westchester). 
    • État: Saisissez l'abréviation à deux lettres de l'État ou du territoire (par exemple, CA, WA, NY). Voir les abréviations des États américains.
    • Code postal : Entrez le code postal de la compagnie.
      Conseil! Si un code postal contient un zéro non significatif (par exemple, 92129, 98122, 10503), il existe un problème connu dans Microsoft Excel lié à l'affichage des nombres. Consultez le site Web de Microsoft Office pour plus de détails : Affichage des nombres sous forme de codes postaux.
    • Pays : Entrez le nom complet du pays de l'adresse de la compagnie (par exemple, États-Unis ou Canada).
    • Téléphone commercial :  Entrez le numéro de téléphone commercial du fournisseur/de la compagnie en utilisant le format de numéro NANP (par exemple,  805-555-0100). N'utilisez pas d'ESPACES ou de parenthèses comme délimiteurs. 
    • Numéro de télécopieur : Entrez le numéro de télécopieur d'affaires du fournisseur/de la compagnie en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0101). N'utilisez pas ESPACES ou parenthèses comme délimiteurs.
    • Adresse courriel de la compagnie : Saisissez une (1) adresse courriel complète pour le fournisseur/la compagnie. Il s'agit généralement d'une adresse courriel d'affaires générale (par exemple, info@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses courriel.
    • Adresse courriel du contact principal : Saisissez une (1) adresse courriel complète pour le contact principal du fournisseur/de la compagnie. En règle générale, il s'agit de l'adresse courriel d'une personne (par exemple, jsmith@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses courriel.
      Important! Le contact principal doit être une adresse courriel et l'utilisateur associé à cette adresse électronique doit avoir un enregistrement dans l'outil Répertoire.
    • Adresse courriel de l'invité par défaut à l’appel d’offres : Saisissez l'adresse courriel de l'invité par défaut à l'appel d'offres pour cette compagnie. S'il y a plusieurs invités, utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et incluez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple,  jsmith@example.com | mjones@example.com).
    • Nom Faire des affaires en tant que. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie.
    • Site Web : Entrez le site Web du fournisseur/de la compagnie.
    • Métiers : Entrez le métier du fournisseur/de la compagnie (par exemple, Béton ou Maçonnerie). S'il existe plusieurs métiers,utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et insérez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, Béton|Maçonnerie).
      Remarques :
      • Pour taper le symbole de tuyau (|), maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée, puis appuyez sur la touche barre oblique inversée (\).  Sur la plupart des claviers anglais, la touche barre oblique inversée est directement au-dessus de ENTRÉE ou RETOUR. Cependant, votre clavier peut être différent. 
      • Les métiers vous permettent de filtrer les enregistrements dans le répertoire de projets.Voir Ajouter ou supprimer des métiers. Ils peuvent aussi vous permettre de créer rapidement des listes d’appels d’offres dans l’outil Appels d’offres de Procore. Voir Exporter la liste d’appels d’offres d’un dossier d'appel d'offres en format PDF ou CSV).
    • Considérations relatives au type de compagnie :
      Remarque : Si les réglementations locales, fédérales ou nationales empêchent votre organisation de collecter ces données, vous devez laisser cette cellule vide.
      • Soumissionnaire autorisé : Sélectionnez « Oui » pour indiquer si le fournisseur est autorisé à soumissionner sur tous vos projets de compagnie (si vous importez au niveau de la compagnie) ou sur un projet spécifique (si vous importez au niveau du projet). Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas un soumissionnaire autorisé.
      • Membre du syndicat : Sélectionnez « Oui » ou « Non » pour indiquer si le vendeur est membre d'un syndicat.
      • Salaire en vigueur : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise aux déterminations salariales générales en vigueur. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas soumise à ces déterminations.
      • Petite entreprise  Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que petite entreprise. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée en tant que petite entreprise. Procore interprète une valeur vide comme entrée « Non ». 
      • Compagnie afro-américaine : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (par exemple, compagnie afro-américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie américaine d'origine asiatique : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (par exemple, une compagnie commerciale asiatique américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise hispanique :  Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise hispanique). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée.  Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise amérindienne : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, entreprise amérindienne). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise féminine :  Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une  entreprise appartenant à des femmes). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée.  Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise défavorisée : sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie appartenant à une personne défavorisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise historiquement sous-utilisée : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, entreprise historiquement sous-utilisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Compagnie minoritaire : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Petite compagnie appartenant à un vétéran handicapé : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex., Petite compagnie appartenant à un vétéran handicapé). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie 8a : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (par exemple, compagnie socialement ou économiquement défavorisée dans le cadre du programme 8a). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Action affirmative : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise à une action affirmative lors de la soumission. Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas soumis à une action affirmative. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise certifiée  Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est enregistrée auprès du programme Certified Business Enterprise (CBE) du Departement of Small and Local Business (DSLBD). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n’est pas une compagnie basée dans un district (Washington DC).
      • Préqualifié : Sélectionnez « Oui » si l'entrepreneur figure sur la liste des entrepreneurs préqualifiés correspondant à l'État dans lequel il exercera ses activités. Sélectionnez « Non » si l'entrepreneur ne figure pas sur la liste. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Numéro de licence : Saisissez la licence des entrepreneurs d'État de la compagnie.
      • Mots-clés de balises : Entrez ici les balises de mots-clés du fournisseur. Séparez les entrées par une virgule (,). Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères dans ce champ. 
    • Codes de coût :
      Important! Si votre compagnie utilise l'outil Intégrations ERP, les codes de coût de votre compagnie et de votre projet doivent toujours être ajoutés, importés ou synchronisés avant votre tentative d'importer des fournisseurs. Voir Ajouter et modifier des codes de coût de projet, Demander une importation de code de coût ou Configurer les préférences de code de coût pour Intégrations ERP.
      • Si votre compagnie utilise l'outil Intégrations ERP, les codes de coûts saisis sur votre modèle d'importation doivent correspondre exactement aux codes de coûts existants sur votre projet.
      • Si vous souhaitez associer plusieurs codes à la compagnie, séparez chaque code avec le symbole de tuyau (|) et veillez à inclure un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, 03-050 | 03-100)|.Voir Modifier et ajouter des codes de coût et des descriptions.
      • Si votre compagnie utilise une Liste des codes de coûts standards, entrez la division et les codes de coûts appropriés. Par exemple, si vous avez une structure de code de coût à deux niveaux, vous devrez entrer le code de division et le code de coût (par exemple, 03-050). Pour une structure de code de coût à trois niveaux,vous devrez peut-être entrer la division, la division 1 et le code de coût (par exemple, 03-10-050). 
    • ID : Ce champ est destiné à l'ID unique Procore prédéfini d'un fournisseur qui ne sera renseigné que lorsque vous exporterez la liste des fournisseurs à partir de votre répertoire.

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