Configurer les paramètres : Outil Livrables

Objectif

Personnaliser les paramètres de configuration de l'outil Livrables pour un projet en tant qu'utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Livrables.

Éléments à considérer

Vidéo

 

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Étapes

  1. Accédez à l'outil Livrables du projet. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sélectionnez l’un des onglets suivants :

Configurer les paramètres de l'outil Livrable

  1. Sur la page Configurer les paramètres de livrable, cliquez sur Paramètres de livrable.
  2. Sous Paramètres de livrable, configurez ces paramètres :
    • Gestionnaire de livrables par défaut
      Sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme responsable des livrables pour les nouveaux livrables dans cette liste déroulante.
    • Distribution par défaut
      Sélectionnez tous les contacts à inclure dans la distribution des notifications par courriel de l'outil pour les nouveaux livrables.
    • Tri de liste des sections du devis de livrable par numéro
      Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est décroissant (par exemple, 999 à 1). 
    • Définissez l'ordre de tri des éléments du dossier de livrables
      Sélectionnez « Croissant » ou « Décroissant » dans la liste. Le paramètre par défaut est croissant (p. ex. de a à z). 

    • Étiquette pour les champs personnalisés

      • Pour ajouter un champ de texte court, saisir le libellé du champ souhaité dans la zone Libellé du champ personnalisé 1 (court). Par exemple, tapez : Numéro d'engagement
      • Pour ajouter un champ de texte long, tapez l’étiquette de champ souhaitée dans la zone Étiquette du champ personnalisé 2 (Long). Par exemple, tapez : Notes
        Le champ de texte court est utilisé pour la saisie de données courtes. Le champ de texte long permet aux utilisateurs de saisir de longues chaînes de texte (par exemple, des messages) et fournit également aux utilisateurs des outils de mise en forme de base.
        Remarque: Le champ personnalisé 1 a une limite de caractères de 255 caractères.
    • Dates d'échéance dynamique de l'approbateur
      Cochez la case pour donner à Procore la possibilité d'ajuster le paramètre de date d'échéance de l'approbateur. Pour garder la fonction désactivée, ne cochez pas la case. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Que sont les dates d'échéance dynamiques de l'approbateur?
    • Les nouveaux livrables seront dus dans
      Entrez un nombre de jours dans la zone de texte. Le paramètre par défaut dans Procore est de 14 jours.
      Note: La date d’échéance respecte les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
    • Livrables privés par défaut
      Cochez cette case à cocher pour rendre les livrables privés par défaut. Dans Procore, marquer les livrables comme étant privés limite le public aux utilisateurs qui ont attribué des permissions de niveau « Admin » à l’outil Livrables, aux membres de la liste de distribution du livrable et aux réviseurs affectés au flux de travail de livrable. Par défaut, ce case à cocher est effacé dans Procore, ce qui signifie que les nouveaux livrables sont visibles par les utilisateurs affectés à « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables.
      Note: Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs au sein de la même compagnie » activée sur leur modèle de permissions peuvent afficher un livrable marqué « Privé » si un autre utilisateur de sa compagnie est le créateur du livrable ou est désigné comme gestionnaire de livrables, soumissionnaire, approbateur ou membre de la liste de distribution.

    • Autoriser les approbateurs à ajouter des réviseurs à leur étape dans le flux de travail
      Ce paramètre est activé par défaut et permet aux approbateurs d'ajouter d'autres réviseurs au livrable. Les réviseurs sont identiques aux approbateurs, sauf qu'ils ne peuvent pas ajouter d'autres réviseurs. 

    • Les réponses des approbateurs sont obligatoires par défaut
      Cochez cette case pour que les réponses des approbateurs aux livrables soient obligatoires par défaut. Par défaut, cette case est cochée dans Procore, ce qui signifie que les réponses des approbateurs sélectionnés sont obligatoires lors de l'approbation du livrable.

    • Activer les rappels par courriel pour les livrables en retard
      Cochez cette case pour envoyer automatiquement une notification de retard par courriel à l'utilisateur responsable lorsque la « date d'échéance de l'approbateur » de cette personne sur le livrable est passée. Les rappels par courriel ne seront pas envoyés une fois qu'un livrable est en retard de 45 jours. Cette case est cochée par défaut dans Procore. 

    • Activer les codes QR sur les items de livrable et le modèle de PDF personnalisé
      Cochez cette case à cocher pour permettre aux codes QR d’être générés pour les livrables. Voir Générer un code QR pour un livrable.

    • Activer les calculs de l'échéancier de livrable
      Ce paramètre est désactivé par défaut. Lorsque cette option est activée, la page Nouveau livrable comprend la zone Informations sur l'échéancier de livrable, qui prend l'entrée des données de l'utilisateur final dans le champ « Date requise sur le chantier » et calcule automatiquement la « Date de retour prévue », la « Date de fin de la révision interne prévue » et « Date prévue de « Soumettre avant le » ».

    • Autoriser les utilisateurs à télécharger les pièces jointes des courriels de livrable sans se connecter à Procore
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de télécharger une pièce jointe de livrable (ajoutée dans les informations générales du livrable ou dans une étape de flux de travail) à partir du corps d'un courriel sans se connecter à Procore. Ces liens de téléchargement expireront 14 jours calendaires à compter de la date d'envoi du courriel. Par défaut, cette case est décochée.

      Noter :

      • Les pièces jointes de livrable et les pièces jointes qui sont téléversées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est distribué et lorsqu'un livrable est transféré n'exigent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case est décochée.
      • Les pièces jointes qui sont téléversées dans le champ « Pièces jointes » lorsqu'un livrable est transféré ne nécessitent pas que les utilisateurs se connectent pour télécharger les pièces jointes, même si cette case est décochée.
      • Les pièces jointes accessibles en cliquant sur Afficher le PDF dans le courriel nécessitent que les utilisateurs se connectent pour télécharger la pièce jointe, même si cette case à cocher est cochée.
    • Numérotation des livrables par section du devis
      Lorsqu'ils sont activés, les numéros des livrables seront automatiquement annexés avec leur numéro de section du devis. Par exemple, si la section du devis est 03-3000-Béton, le premier livrable avec cette section du devis portera le numéro 03-3000-1.
    • Activer les Flux de travail de travail de rejet
      Lorsqu'elles sont activées, les réponses de livrable de type « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d'un approbateur du flux de travail de travail acheminent automatiquement le responsable au gestionnaire de livrables pour déterminer l'étape suivante.

      • Le gestionnaire de livrables sera informé par courriel qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Lorsque le responsable est acheminé au gestionnaire de livrables, ils peuvent choisir de :
        • Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
        • Renvoyez le responsable à l'étape précédente du flux de travail de travail.
        • Reprenez le flux de travail de travail.
          • Lorsqu'un flux de travail de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
            • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail de travail se termine.
            • Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.
       important
      • Lorsqu'elle est activée, cette fonctionnalité introduit un nouveau comportement pour toutes les nouvelles réponses de flux de travail de travail de livrable dans un projet, y compris les nouvelles réponses sur les flux de travail en cours
      • Avant d'activer ce paramètre de projet, il est important d'évaluer les flux de travail et les modèles existants pour déterminer si des modifications sont nécessaires. 
      • Les Flux de travail de travail qui ont été créés avec des étapes supplémentaires du gestionnaire de livrables pour examiner les réponses « Rejeté » et « Réviser et soumettre à nouveau » ne seront probablement plus nécessaires avec cette fonctionnalité activée et peuvent être supprimés du flux de travail de travail ou du modèle de flux de travail de travail. 
      • Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées aux types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ».
      • Lorsque le gestionnaire de livrables choisit de renvoyer le responsable à une étape du flux de travail de travail précédente, cette action sera enregistrée dans l' historique des modifications, mais n'est pas à déclarer dans les outils de rapport.  Si vous souhaitez revenir au comportement hérité qui déplace toujours le responsable vers l'avant, désactivez le paramètre « Activer les Flux de travail de travail de rejet » et enregistrez votre sélection. 
      • Le gestionnaire de livrables désigné ou un utilisateur disposant de permissions de niveau Admin dans l'outil Livrables peut reprendre un flux de travail de travail.

       

  3. Sous Courriels de livrable, choisissez parmi ces options pour configurer les paramètres de notification par courriel pour les items de livrable :
    Remarque
  4. Supprimez une coche de la case souhaitée pour empêcher le système d'envoyer une notification par courriel automatique aux utilisateurs désignés dans chaque rôle pour chaque événement. 
  5. Cochez la case appropriée pour autoriser le système à envoyer une notification automatique par courriel à l'utilisateur désigné dans le rôle approprié pour chaque événement.
  6. Cliquez sur Rétablir les valeurs par défaut pour restaurer les paramètres par défaut du système pour les courriels de livrable.
  7. Une fois la mise à jour des paramètres terminée sur la page Paramètres de livrable, cliquez sur Mettre à jour.

Créer des réponses de livrables personnalisées

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png . 
    Cette action affiche la page ‘Paramètres des dessins d'atelier’.
  3. Cliquez sur Réponses de livrables
  4. Recherchez la réponse au dessin d’atelier que vous souhaitez modifier.
  5. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Modifier une réponse personnalisée à un livrable:
      Vous pouvez remplacer une réponse existante par une valeur personnalisée pour les huit (8) réponses de livrables par défaut dans Procore.
      1. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté d’une réponse pour la modifier.
      2. Tapez le nouveau nom de la réponse. Cliquez sur Modifier la réponse pour enregistrer vos modifications.
    • Ajouter une nouvelle réponse personnalisée à un dessin d’atelier :
      Vous pouvez ajouter jusqu’à douze réponses de livrables personnalisées pour plusieurs des réponses de livrables par défaut dans Procore. Pour trois (3) des réponses (TRANSMIS POUR EXAMEN, EN ATTENTE et SOUMIS), le système vous limite à une (1) seule réponse personnalisée.
      1. Cliquez sur Ajouter une réponse.
      2. Sélectionnez la réponse par défaut associée.
      3. Entrez votre réponse personnalisée et cliquez sur Ajouter une réponse pour l’enregistrer.
        Remarque : Vous pouvez modifier la réponse par défaut associée en effaçant la sélection et en en créant une nouvelle.
    • Supprimer une réponse personnalisée à un dessin d’atelier :
      Vous ne pouvez supprimer que les réponses personnalisées qui ont été ajoutées au système. Chacune des réponses par défaut peut être personnalisée, mais pas supprimée. 
      1. Cliquez sur l’icône supprimer à côté de la réponse souhaitée.
      2. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez supprimer la réponse, cliquez sur Supprimer la réponse.

Où s’affichent les réponses personnalisées aux dessins d'atelier? 

 Après avoir personnalisé vos réponses, elles apparaîtront sous forme de sélections dans n’importe quel espace de l’outil Livrables où les réponses par défaut sont visibles, comme les filtres ou dans l’écran de sélection des réponses dans un flux de travail de livrables.  

Remplacer l'utilisateur du Flux de travail de travail

Vous pouvez remplacer un utilisateur dans les flux de travail de livrables en bloc pour tous les livrables pour lesquels il a une réponse « En attente ». Lorsque vous remplacez des utilisateurs du flux de travail de travail :

  • Seuls les flux de travail pour lesquels la réponse de l'utilisateur actuel est au statut En attente seront remplacés par le nouvel utilisateur.
  • Si un utilisateur actuel a déjà répondu dans un flux de travail de travail , il ne sera PAS remplacé par le nouvel utilisateur du flux de travail de travail.
  • Le nouvel utilisateur du flux de travail de travail ne recevra que les nouveaux courriels de flux de travail de travail. Ils ne recevront aucun courriel de flux de travail de travail précédemment envoyé à l'utilisateur actuel.
 Important
Cette action ne remplacera PAS les utilisateurs dans les modèles de flux de travail de travail. Pour remplacer des utilisateurs dans un modèle de flux de travail de travail, vous devrez modifier le modèle manuellement.
  1. Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez remplacer dans le champ « Utilisateur actuel ».
  2. Sélectionnez l’utilisateur par lequel vous allez les remplacer dans le champ « Nouvel utilisateur ».
  3. Cliquez sur Remplacer et enregistrer.

Afficher les permissions pour l’outil Livrables

Remarque
En plus d'avoir une permission de niveau « Admin » pour l'outil Livrables, une permission de niveau « Admin » sur l'outil Répertoire du projet est également requise pour afficher le tableau des permissions. 

Bien qu’il soit possible de modifier les permissions des utilisateurs dans l’outil Livrables à partir de cet onglet, Procore vous recommande de NE PAS gérer les permissions de cette façon. Au lieu de cela, gérez les permissions des utilisateurs sur les outils de projet de Procore à l’aide de modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.

C’est important ! Les permissions granulaires ne sont PAS visibles ou gérables à partir de l’onglet Permissions de l’outil Livrables.

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Tableau des permissions.
  4. Afficher les permissions d’utilisateur pour l’outil Livrables du projet.  

Voir également