Envoyer un contrat principal par courriel

Objectif

Envoyer un contrat principal par courriel à d'autres utilisateurs de Procore pour examen et/ou approbation.

Contexte

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, vous devrez peut-être partager ces informations avec d'autres personnes. Contrairement aux autres outils Procore qui envoient des notifications automatiques par courriel aux membres d'un groupe de distribution ou d'une liste lorsque des items sont créés, mis à jour ou approuvés, un contrat principal contient des données financières sensibles. Pour protéger ces données, les contrats principaux doivent être explicitement envoyés aux particuliers.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour envoyer un contrat principal par courriel, permissions de niveau « Standard » ou permissions supérieures sur l'outil Contrats principaux du projet.
- Pour être nommé en tant que destinataire dans le champ À ou CC, vous devez disposer d'un compte d'utilisateur dans le répertoire du projet.
  Remarque : Tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat principal dans le PDF joint au courriel.
- Pour accéder à un contrat principal en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans le courriel :
  - Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
    OU
  - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».
Restrictions :
- Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par courriel aux groupes de distribution ou aux listes, l'outil Contrats principaux vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

Conditions préalables

Vos destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans le répertoire de projets de Procore. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
Vous devez avoir un contrat principal à envoyer. Voir Créer des contrats principaux.

Étapes

Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
Cliquez sur Envoyer le contrat par courriel.
Remplissez les champs suivants :
- À
  Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner vos destinataires principaux dans une liste d’utilisateurs dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
  
  Mise en garde
  Votre contrat principal contient-il des pièces jointes qui ne veulent pas que vos destinataires de courriel soient affichés? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat principal que vous envoyez par courriel, assurez-vous de consulter toutes ces pièces jointes pour vous assurer que vous êtes d’accord avec l’envoi de vos destinataires. Vos destinataires auront le capacité pour télécharger ces pièces jointes. Pour savoir comment ces pièces jointes ont été ajoutées, voir Créer des contrats principaux et Modifier un contrat principal.
- CC
  Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner vos destinataires secondaires dans une liste d’utilisateurs dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
- Privé
  Cochez cette case à cocher si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n’ont pas reçu la permission « Admin » dans l’outil Contrats principaux d’accéder au contrat principal dans l’application Web Procore.
- Objet
  Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nom du contrat principal, mais vous pouvez apporter des modifications supplémentaires au champ.
- Pièces jointes
  Joignez tous les fichiers ou documents connexes.
- Un message
  Inclure un message aux destinataires.
Cliquez sur Envoyer.