Envoyer un ordre de changement potentiel par courriel pour un contrat principal
Objectif
Envoyer un Ordre de changement potentiel au contrat principal (ODCP) à un utilisateur Procore par courriel.
Contexte
Un ordre de changement potentiel décrit les changements qui pourraient devoir être apportés aux exigences et aux montants actuels du contrat. Après avoir créé un ODCP, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer l'ODCP à un autre utilisateur Procore par courriel. En règle générale, le destinataire de ce courriel sera la personne responsable de l'approbation de l'ODCP. Cela permet à ce destinataire de répondre au courriel avec un message confirmant que l'ordre de changement potentiel est approuvé ou rejeté. Toutes les réponses par courriel à ce message sont capturées et stockées dans l'onglet Courriels de l'ordre de changement.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Information supplémentaire :
- Les destinataires ajoutés au champ « À » doivent avoir un utilisateur procore compte dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
- Vous pouvez envoyer le courriel à un ou plusieurs utilisateurs ou aux membres d’un groupe de distribution. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire du projet.
Conditions préalables
- L’outil Contrats principaux du projet doit être configuré pour les ordres de changement à 2 ou 3 niveaux. Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement au contrat principal et Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?
- L’ODCP que vous souhaitez envoyer par courriel doit exister. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.
Étapes
- Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
- Recherchez le contrat principal contenant l'ODCP que vous souhaitez envoyer par courriel. Cliquez ensuite son lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
- Ouvrez l'ODCP que vous souhaitez envoyer par courriel en cliquant sur Afficher.
- Cliquez sur Envoyer par courriel.
- Procédez comme suit :
- À. Saisissez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez envoyer la demande de changement par courriel.
- Cc. Saisissez le nom de tous les utilisateurs qui souhaitent être copiés sur le courriel.
- Privé. Cochez la case pour que seuls les utilisateurs disposant des permissions « Admin » ou ceux de la distribution par courriel puissent afficher le courriel.
- Sujet. Vérifiez le sujet. Procore remplit automatiquement ce champ avec les données de la demande de changement. Vous pouvez modifier le sujet à votre guise.
- Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers pertinents.
- Message. Saisissez un message dans le champ.
- Cliquez sur Envoyer.
Toutes les réponses au message apparaissent dans l'onglet Courriels dans l'ordre de changement.