Passer au contenu principal
Procore

Créer des contrats principaux

Objectif

Créer un contrat principal unique ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore. 

Contexte

Après avoir créé un (1) ou plusieurs contrats principaux pour votre projet de construction, vous pouvez mettre à jour leur ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat principal.

 Conseil

Quand créer un contrat principal unique

La plupart des clients de Procore choisissent de créer un seul contrat principal pour un seul projet de construction. C'est le moyen le plus simple pour les entrepreneurs généraux de gérer le processus de changement, en particulier lorsqu'un projet de construction a un seul propriétaire de projet ou une seule source de financement. 

Quand créer plusieurs contrats principaux

Si un projet a plusieurs sources de financement et/ou méthodes de livraison du projet, il peut conduire un entrepreneur général à créer plusieurs contrats principaux :

  • Plusieurs sources de financement. Un projet peut avoir plusieurs propriétaires. Dans certains scénarios, l'entrepreneur général peut également financer partiellement le projet.
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour la pré-construction, la construction en cours et le suivi/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
  • Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou être un projet à PMG par étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de plusieurs contrats principaux pour chaque paquet de portée de travail établi.
  • Modes de livraison de gestionnaire de construction en tant qu'agent (GCa). Un entrepreneur général opérant en tant que GCa peut avoir besoin de gérer plusieurs contrats principaux entre un propriétaire et divers entrepreneurs.

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Limitations :
  • En raison de la nature sensible d'un contrat principal, l'outil Contrats principaux n'envoie PAS de notifications automatiques par courriel aux individus ou aux membres d'une liste de distribution.
  • Pour envoyer un contrat principal par courriel à une autre personne, vous devez suivre les étapes décrites dans Envoyer un contrat principal par courriel.
  • Des limitations existent lors de la création de plusieurs contrats principaux sur un projet. Voir Existe-t-il des limitations du système lors de la création de plusieurs contrats principaux?
  • Informations complémentaires :
    • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l'outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats avec les sous-traitants. L'accès à l'outil Budget est généralement limité pour empêcher le client ou le propriétaire qui finance le projet de voir le budget.
    • Si le budget et le contrat principal de votre projet sont identiques (ou si le contrat principal est un résumé du budget au niveau de la division), vous pouvez utiliser votre budget pour créer votre contrat principal.
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes attributions de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description. 
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».
    • Pour savoir comment définir la méthode comptable, consultez Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?

Conditions préalables

Étapes

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat principal ou plusieurs contrats principaux comme décrit ci-dessous :

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, continuez avec Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal .

Créer un contrat principal unique

  1. Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
  2. Cliquez sur le bouton Créer.

    create-a-single-prime-contract.png
     
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
    Remarques : il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat principal. Si vous cliquez sur Créer sans terminer votre saisie de données, le système enregistre le contrat avec votre nom répertorié en tant que créateur et le place par défaut au statut Ébauche.
    • Signer avec DocuSign©
      Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign© (voir DocuSign©), une coche apparaît par défaut. Décochez la case si le contrat principal ne nécessite PAS de signature DocuSign© .
    • Nº de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, entrez un nouveau numéro pour le contrat principal ou créez un schéma de numérotation personnalisé à utiliser.
      Remarques :
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats principaux, Procore incrémente ce nombre pour vous par défaut. Par exemple : 1, 2, 3 et ainsi de suite. 
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, vous pouvez saisir un ensemble de caractères alphanumériques (par exemple, PC-1 ou PC-01 ou PC-001), et Procore incrémentera le numéro sur les nouveaux contrats.
    • Titre
      Entrez un nom descriptif pour le contrat principal.
    • Propriétaire/Client
      Sélectionnez le propriétaire/client du projet dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Entrez le nom de la compagnie de l'entrepreneur principal gérant le projet de construction. Si vous configurez le contrat principal, ce sera généralement le nom de votre compagnie.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat principal. Les options incluent : Ébauche, Sortie pour soumission, Sortie pour signature, Approuvé, Terminé ou Résilié.
      Remarque :
      Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut d'un contrat principal doit être défini comme Approuvé ou Terminé.
    • Réalisé
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de la permission « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC ».
    • Autoriser ces utilisateurs à voir les items de VDC
      Cochez cette case. Sélectionnez ensuite les noms de tous les utilisateurs qui ont obtenu les permissions « Standard » ou « Lecture seule » dans l'outil Contrat principal dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Retenue de garantie par défaut. Spécifiez un pourcentage par défaut qui sera automatiquement appliqué à tous les coûts des postes à des fins de retenue de garantie. Par exemple, entrez : 10 %
    • Description
      Saisissez un résumé descriptif pour fournir plus de détails sur le contrat principal.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents au contrat principal. Par exemple, une copie électronique du contrat signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    Remarque : un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Contrat principal peut configurer l'outil pour afficher ou masquer les champs marqués d'un astérisque (*) ci-dessous. Voir Configurer les paramètres : Contrats principaux.
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Elle ne peut pas être modifiée.
    • Date de début
      Spécifiez la date de début officielle du projet.
    • Date d'achèvement approximative
      Spécifiez la date d'achèvement approximative du projet.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'achèvement substantielle fait référence à la date à laquelle les travaux sont considérés comme suffisamment achevés pour satisfaire aux exigences contractuelles. Elle indique également la date à laquelle le propriétaire du projet ou le client peut assumer l'occupation de tout ou partie d'un projet et l'entrepreneur général a le droit de recevoir le paiement du solde du contrat (moins la retenue) jusqu'à l'achèvement définitif.
      Remarque : Si elle est activée, la date d'achèvement substantiel sera mise à jour à la date d'achèvement substantielle révisée de chaque ordre de changement au contrat principal une fois que chaque ordre de changement au contrat principal aura le statut Approuvé.
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cela signifie que les paiements finaux ont été traités et que le contrat est considéré comme fermé.
    • Date de contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cela représente la date d'entrée en vigueur de l'accord contractuel. C'est la date à laquelle le contrat entre en vigueur. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord a été signé par toutes les parties.
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord contractuel a été envoyé aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'intention est la date à laquelle le document de lettre d'intention (LdI) décrivant l'entente entre les parties est reçu avant que le contrat ne soit finalisé.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'approbation est la date à laquelle le respect des honoraires, déclarations et divulgations indiqués dans la lettre d'approbation (LdA) du contrat ont été acceptés par signature dans le dossier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principale, une fois que toutes les parties ont satisfait à toutes leurs obligations et conditions contractuelles.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez les exclusions convenues dans le contrat. 
  6. Choisissez parmi ces options :
    • Si vous n'avez pas encore créé le contrat, cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel.
      OU
    • Si vous mettez à jour un contrat existant, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer par courriel.
 Conseil
Si vous êtes prêt à commencer à ajouter un poste de VDC à votre contrat principal, continuez avec Créer des contrats principaux.

Créer plusieurs contrats principaux

 Important
Si vous souhaitez créer plusieurs contrats principaux sur un projet, voir Quelles sont les restrictions lors de la création de plusieurs contrats principaux?

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour chaque contrat principal que vous souhaitez créer dans l'outil Contrats principaux du projet. Voir Créer un contrat principal unique.

Remarque

Les raisons de créer plusieurs contrats principaux incluent :

  • Il existe plusieurs entités qui financent le travail. Votre projet peut avoir plusieurs propriétaires ou l'entrepreneur général peut financer lui-même partiellement les travaux.
  • Il existe des contrats établis pour chaque étape de la construction : pré-construction, construction en cours et suivi/entretien.
  • Lors de l'exploitation d'un contrat à PMG accéléré ou échelonné, un contrat principal peut être créé pour chaque paquet de porte de travail établi.
  • Un entrepreneur qui opère en tant que GCa et a besoin de gérer les contrats qu'un propriétaire a avec divers entrepreneurs sur un projet.

 

If you would like to learn more about Procore’s prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page here.