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Procore

Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal (ODCP au contrat principal)

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel (ODCP) pour un contrat principal et ajouter des postes à la ventilation des coûts de l'ODCP (VDC).

Contexte

Lorsqu'un changement de la portée des travaux ou du montant initial du contrat principal se produit pendant un projet de construction, le processus de gestion du changement commence. La gestion du changement de Procore permet aux utilisateurs du projet de créer un ordre de changement potentiel (ODCP) lorsque l'administrateur Procore de votre compagnie a configuré l'outil Contrats principaux pour utiliser le paramètre d'ordre de changement à 2 ou à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement?

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant l'Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Spectrum' (click for details)
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       :
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_DexterChaney' (click for details)
      Callstack:
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       :
      • Pour synchroniser les données :
        • Le champ Date sur un ODCCP est obligatoire.
        • Le code d'item de facturation sur un ODCCP doit comporter au maximum 10 caractères.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitVista' (click for details)
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       :
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitViewpoint' (click for details)
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      • Les exportations d’ODCCP sont prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_QuickBooks' (click for details)
      Callstack:
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      :
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage100' (click for details)
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          at (products/online/user-guide/project-level/prime-contract/tutorials/create-a-potential-change-order), /content/body/div[4]/ul/li[3]/ul/li[4]/b/span, line 1, column 1
      
      :
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS prises en charge.
    • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details)
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      :
      • Titre. Le titre d'ODCCP doit comporter 30 caractères ou moins. 
      • Numéro (n°). Le numéro de l'ODCCP doit comporter cinq (5) caractères ou moins. 
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pourfonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation d’intégration.
    • Limites :
      • Pour créer un ordre de changement pour un contrat principal, le contrat principal doit avoir le statut « Approuvé ».

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un OD potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Nombre
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement potentiels que vous avez déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un. Cependant, vous pouvez entrer manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : si vous entrez manuellement un nombre, le prochain ODCP créé sera automatiquement incrémenté de un, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Date de création
      Ce champ indique la date et l'heure auxquelles l'ordre de changement potentiel a été créé. (Remarque : ce champ ne peut pas être modifié.)
    • Révision
      Ce champ affiche le numéro de révision de l'ODCP. Lorsqu'un ODCP est créé pour la première fois, sa révision est nulle. Un ODCP peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Ce champ affiche l'utilisateur qui a créé l'ordre de changement potentiel. (Remarque : cette valeur ne peut pas être modifiée.)
    • Compagnie contractante
      Ce champ affiche la compagnie répertoriée dans le contrat principal.
    • Contrat
      Lien vers le contrat principal associé.
    • Titre
      Saisissez le titre de l'ordre de changement potentiel qui fournit une brève description du changement potentiel.
    • Ordre de changement du contrat principal
      Cela répertorie tous les ordres de changement au contrat principal existants auxquels vous pouvez associer l'ordre de changement potentiel.
    • Statut
      Sélectionnez l'état actuel de l'ordre de changement potentiel :
      • Approuvé. L'ODCP a été approuvé. Les coûts apparaissent comme des « changements approuvés » dans le budget.
      • Ébauche. L'ODCP doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
      • En attente - En cours de révision. L'ODCP est actuellement révisé par un approbateur. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • En attente - Révisé. L'ODCP a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • En attente - Tarification en cours. L'ODCP est en attente et actuellement en cours de tarification. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • En attente - Pas de prix. L'ODCP est en attente et ne fait pas l'objet d'une tarification active. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • En attente - En cours. L'ODCP est toujours en attente et les travaux sont en cours d'achèvement. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • En attente - Pas en cours. L'ODCP est en attente et les travaux ne sont pas en cours actuellement. Les coûts apparaissent dans la colonne « changements en attente » du budget.
      • Rejeté. L'ODCP a été rejeté. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
      • Sans frais. L'ODCP sera effectué sans frais. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
      • Annulé. Le client/propriétaire décide de ne pas continuer. Les coûts n'apparaissent pas dans le budget.
        Remarque : Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour l'affichage budgétaire standard Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.
    • Raison pour le changement : Sélectionnez la raison de l'ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l'indemnité, la condition existante, le prix forfaitaire ou toute option personnalisée par l'administrateur de la compagnie. Voir Définir la configuration de gestion des changements par défaut.
    • Demande d'ordre de changement
      Ce paramètre n'est requis que lorsque l'outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration d'ordre de changement à 3 niveaux : 
      • Aucun. Un ODCP peut être lié à une demande d'ordre de changement ultérieurement.
      • Ajouter à l'existant. Liez l'ordre de changement potentiel à une demande d'ordre de changement existante.
      • Créer nouveau. Créez une nouvelle Demande d'ordre de changement. Vous avez également la possibilité de créer un Nouvel ordre de changement au contrat principal en même temps.
    • Privé
      Cochez cette case si vous souhaitez uniquement que l'ordre de changement potentiel soit visible par les utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l'outil Contrat principal.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat?
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la raison de l'ordre de changement potentiel.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l'ordre de changement potentiel. 
    • Impact sur l’échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours qui seraient potentiellement ajoutés au projet si l’ODCP était approuvé.
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par [l'item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou Ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un item. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier, au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera, au deuxième niveau.
    • Référence
      .Référencez tout autre outil, matériel, plan  ou document qui sont liés à l’ordre de changement potentiel.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si l'ordre de changement potentiel nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à un ordre de changement potentiel

Lorsqu'il y a des coûts associés à un ODCP, vous devez ajouter des postes à la VDC.

  1. Dans l'ordre de changement, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts
     Remarques
  2. Sélectionnez le bon code de coût dans le menu déroulant de codes de coûts.
  3. Saisissez une description pour le poste.
  4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l'outil Budget, le type sera pré-rempli avec le premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne dans le budget.
  5. Cliquez sur le bouton +. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
    Remarques : 
    • Le menu déroulant du poste associén'apparaît que si le compte Procore de votre compagnie est intégré à
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_Sage300CRE' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/prime-contract/tutorials/create-a-potential-change-order), /content/body/div[6]/div[2]/ol/li[5]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
      
      et que l'outil Contrat principal est activé dans le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des items de ligne individuels à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un item de ligne individuel associé pour chaque nouvel item de ligne. Vous pouvez désigner un item de ligne associé ou utiliser le même item de ligne associé pour plusieurs items de ligne.  
  6. Répétez le processus pour chaque poste que vous ajoutez.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Si le poste a un impact sur l'un de vos engagements, cliquez sur Créer un ODCPE (pour les projets avec une configuration d'ordre de changement à l'engagement à 2 ou 3 niveaux) ou Créer un ODCE (pour les projets avec une configuration d'ordre de changement à l'engagement à 1 niveau) pour créer un changement associé du côté de l'engagement. Voir Étapes suivantes pour plus d'informations.

    Remarque : Voir Ajouter une marge aux ordres de changement pour savoir comment associer une marge aux postes.

 

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