Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un ordre de changement au contrat principal

Objectif

Créer un ordre de changement à l'engagement ( ODCE) à partir d’un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) ou d’un ordre de changement potentiel au contrat principal (ODCP).

Contexte

Si l’outil Événements de changement du projet n’est pas activé sur votre projet, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour créer un ODCE à partir d’un ODCCP ou d’un ODCP au contrat principal.

• Ordres de changement à un (1) niveau :
  • Lorsque le paramètre d’un (1) niveau est configuré dans l’outil Contrats principaux, le processus de gestion des changements commence à créer ODCCP.
  • Lorsque le paramètre de niveau un (1) est configuré dans l’outil Engagements, vous pouvez commencer à créer un ODCE.
• Ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux :
  • Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré sur l’outil Contrats principaux, vous commencerez par créer un ODCP au contrat principal.
  • Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré dans l’outil Engagements, créez un ordre de changement potentiel à l’engagement (ODCPE).

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
• Information supplémentaire :
  • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur le projet.Lorsque l’outil Événements de changement est actif, suivez les étapes de Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un événement de changement.
  • Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez émettre et approuver un ordre de changement d’engagement à partir de l’ordre de changement potentiel.
  • Vous pouvez également comparer l’engagement ordre de changement au poste d’ordre de changement potentiel correspondant et afficher tout écart entre eux.

Conditions préalables

• Créez un ODCP au contrat principal et ajoutez au moins un (1) poste VDC. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.

Étapes

1. Accédez à l'outil Ordres de changement du projet.
2. Recherchez l'ordre de changement potentiel avec lequel vous souhaitez travailler. 
3. Cliquez sur Modifier.
4. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
5. Sous « Ajouter un poste », procédez comme suit :
   • Code de coût. Sélectionnez un code de coût dans la liste déroulante. 
   • Description. Saisissez une brève description du changement. 
   • Type. Sélectionnez le type de contrat. 
   • Montant. Entrez le montant. 
6. Cliquez sur Ajouter.
   
   
    
7. Cliquez sur Créer ODCPE.
   Cela ouvre la page Créer un engagement ODCP pour un poste principal. 
8. Sous « Étape 1 : Choisissez un contrat d’engagement », choisissez le contrat approprié pour associer ce contrat au nouvel ODCP d’engagement.
   Remarque : Si vous devez créer un nouvel engagement, suivez les étapes décrites dans Créer un engagement.
   
   
   
9. Cliquez sur Ajouter les détails de l'ordre de changement.
10. Remplissez les informations suivantes :
    
    
    • Numéro. Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ODCE créées. Par défaut, le numéro sera automatiquement augmenté d’une unité. Cependant, vous pouvez entrer manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque: Si vous entrez manuellement un numéro, le prochain ODCE créé sera automatiquement incrémenté de un, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Révision. Ce champ affiche le numéro de révision de l'ODCE. Lors de la création initiale d'un ODCE, son numéro de révision est zéro. Un ODCE peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Titre : Le champ de titre sera rempli avec le nom de l'ODCP auquel l'ODCE est lié.
    • Statut : Sélectionnez l'état actuel de l'ODCE :
      • Approuvé : L'ODCE doit encore être approuvé. Les coûts sont inscrits en tant que « coûts engagés » dans le budget.
      • Ébauche: L'ODCE doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En cours de révision. L'ODCE est actuellement examiné par un approbateur. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L’ODCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget. 
      • Rejeté : L'ODCE a été rejeté. les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Remarque : Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour l’affichage budgétaire standard de Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.
    • Privé : Si coché, l'ODCE ne sera visible que pour les utilisateurs « Admin » sur l'outil Engagements, et « Standard » ou « Lecture seule» qui ont spécifiquement reçu un accès à cet engagement.
    • Raison pour le changement : Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, les frais supplémentaires ou toute option personnalisée par l’administrateur de la compagnie. Voir Définir la configuration de gestion des changements par défaut.
    • Impact sur l'échéancier : Saisissez le nombre de jours approuvés pour prolonger le contrat, le cas échéant.
    • Description : Entrez une description plus détaillée de l'ODCE.
11. Cliquez sur Créer et ajouter des postes.
12. Remplissez les informations suivantes sur le poste:
    • Description : Entrez une description pour le poste.
    • Montant : Entrez un montant pour le poste.
      
      
       
13. Cliquez sur + Ajouter. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
14. Si vous avez terminé de créer l'ODCE, cliquez sur Terminé. Si vous souhaitez ajouter d'autres postes à votre ODCE, répétez l'étape 11 et cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Voir également

• Modifier un ordre de changement à l'engagement lié à un ordre de changement potentiel pour un contrat principal
• Ajouter un poste budgétaire partiel
• Créer un engagement
• Configurer un nouvel affichage budgétaire
• Définir la configuration par défaut de la gestion des changements